1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar Factuursturen. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in CCV Shop automatisch een factuur wordt aangemaakt in Factuursturen. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime koppeling. Zodra een bestelling op Betaald wordt gezet in CCV Shop wordt hij doorgezet naar Factuursturen.

De koppeling kan via de CCV Shop AppStore geactiveerd worden en kent een gratis proefperiode. In deze handleiding staat beschreven hoe je de koppeling activeert, alsmede de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

De koppeling van CCV Shop naar Factuursturen zorgt dat voor betaalde bestellingen automatisch een factuur wordt aangemaakt in Factuursturen. De verkooptransacties in Factuursturen krijgen de status Betaald, maar de factuur wordt niet automatisch naar de klant gestuurd.

Er is een beveiliging aanwezig zodat bestellingen niet dubbel worden doorgestuurd. De koppeling maakt zelf een klantnummer aan in Factuursturen. Dit klantnummer en het emailadres worden opgeslagen en later hergebruikt. Dus bij bestellingen voor hetzelfde emailadres als de bestelling onder hetzelfde klantnummer in Factuursturen geboekt worden.

3. Nodig: Factuursturen API-sleutel

Om contact te leggen met Factuursturen heb je een gebruikersnaam en API sleutel nodig. De gebruikersnaam is dezelfde waarmee je inlogt. De API key maak je aan binnen factuursturen.nl. Dat doe je door naar Instellingen > Verbindingen te gaan. Je ziet daar een knop waarmee je de API sleutel kunt aanmaken. Zorg dat de API sleutel op Actief staat en vul een omschrijving in zodat je later weet waar deze sleutel voor wordt gebruikt.

4. Activatie

De koppeling tussen CCV Shop en Factuursturen wordt geinstalleerd vanuit de appstore van CCV Shop. Er zijn twee varianten van de koppeling, een basis-variant en een plus-variant. De basisvariant is voor webwinkels die maximaal 250 facturen per jaar versturen. Als je meer facturen verstuurt dan kies je de plus-variant.

Als je gebruik wilt maken van de CCV Shop - Factuursturen koppeling ga je naar de AppStore in je webwinkel. Ga naar de categorie Boekhouden en selecteer de juiste versie van de koppeling - basis of plus. Je ziet nu een scherm met informatie over de koppeling, contactgegevens en de knop Installeren. Als je op deze knop klikt start het installatie proces. Je ziet nu een scherm waarop je gegevens kunt invoeren, je naam, emailadres, de gebruikersnaam en API sleutel van je Factuursturen account. Wij bewaren je gegevens zorgvuldig en gebruiken ze alleen voor het gebruik van de koppeling. We sturen dus geen reclame en marketing acties.

Als je je gegevens, gebruikersnaam en API sleutel hebt ingevuld en je klikt op Installeer de koppeling dan wordt de koppeling van je webwinkel naar Factuursturen geinstalleerd.

5. Dagelijks: Vanuit CCV Shop

Deze koppeling is een realtime koppeling en stuurt bestellingen uit CCV Shop door zodra deze op betaald worden gezet. Wijzigingen in bestellingen nadat ze zijn doorgezet worden niet doorgezet. Credit-facturen voor bestellingen die geannuleerd zijn nadat ze zijn doorgestuurd worden ook niet verwerkt. Van bestellingen worden de debiteurgegevens, bestelregels en algemene kortingen doorgestuurd.

Let op: de koppeling is beschermd tegen dubbel doorzetten van bestellingen. Echter, in CCV Shop wordt bij het aanpassen van een bestelling een NIEUW bestel_id aangemaakt waardoor die bestelling 'nieuw' wordt doorgezet. Vanuit klant perspectief is er dan 1 CCV Shop order maar in het boekhoudpakket zijn er twee boekingen. De klant dient dus bij aanpassen van een order de eerste boeking in het boekhoudpakket te verwijderen.

6. Dagelijks: Naar Factuursturen

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Factuursturen als facturen met de status betaald. Het bestelnummer wordt meegenomen in de omschrijving. Dit maakt het mogelijk om de factuur te relateren aan de bestelling in de webwinkel.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.