1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en Factuursturen.

De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de CCV Shop webwinkel worden doorgezet naar facturen in Factuursturen. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De proefperiode voor de koppeling loopt tot de eerste van de volgende maand waarin de koppeling is aangevraagd.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor Factuursturen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt doorgezet naar een Factuursturen factuur.

De koppeling werkt met webhooks vanuit de CCV Shop webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar Factuursturen, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard. Zie deze FAQ voor meer informatie.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Factuursturen bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling of factuur doorgezet naar Factuursturen. Dit gebeurt in twee stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Factuursturen aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Factuursturen factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Factuursturen is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Factuursturen een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: Factuursturen sleutel

Om contact te leggen met Factuursturen heb je een gebruikersnaam en API sleutel nodig. De gebruikersnaam is dezelfde waarmee je inlogt. De API key maak je aan binnen factuursturen.nl. Dat doe je door naar Instellingen > Verbindingen te gaan. Je ziet daar een knop waarmee je de API sleutel kunt aanmaken. Zorg dat de API sleutel op Actief staat en vul een omschrijving in zodat je later weet waar deze sleutel voor wordt gebruikt.

Aanmaken API-sleutel Factuursturen
 

Nadat je op de blauwe knop Toevoegen hebt geklikt verschijnt de nieuwe sleutel in de lijst Huidige API sleutels.

De API-sleutel Factuursturen is aangemaakt
 

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen CCV Shop en factuursturen installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.

Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met Factuursturen. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Factuursturen administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Factuursturen:
Je legt de connectie met Factuursturen via je gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Factuursturen. Je kunt de gebruikersnaam en API sleutel invullen in het popup window.

Contract instellingen
Het is mogelijk om bestellingen of facturen door te zetten naar Factuursturen. De gewenste optie is te selecteren via de contractinstellingen. De koppeling werkt met een standaard verzameling BTW tarieven.

Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Factuursturen. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen of facturen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd. CCV Shop facturen zullen altijd worden doorgezet, ongeacht de status.

Factuur-layout
Je kunt een factuur-layout kiezen voor de facturen in Factuursturen.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij Factuursturen worden de BTW percentages gebruikt zoals deze in de bestellingen of facturen staan. Het is niet mogelijk om aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen in te stellen.

 

5.Day-to-day: Vanuit CCV Shop

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en ook op de geldigheid van de BTW nummers.

6.Day-to-day: Naar Factuursturen

Aanmaken transacties
De gegevens die worden doorgezet zijn afhankelijk van of je CCV Shop bestellingen of facturen doorzet. Let op: Bij het doorzetten van CCV Shop facturen is er vaak de mogelijkheid om het bestel- of het factuurnummer door te zetten. Bij het doorzetten van CCV Shop bestellingen is die keuze er niet en zal het bestelnummer worden doorgezet. Hieronder een overzicht van de gegevens die worden doorgezet naar Factuursturen:

  • Debiteur: Factuursturen klant-id
  • Action: send
  • Verzendmethode: mail- Handmatig (default), of aanvraag email - automatisch versturen factuur
  • Factuurlayout
  • Datum verzonden: besteldatum (CCV Shop bestellingen) of factuurdatum (CCV Shop facturen)
  • Betaald bedrag: bedrag bestelling / factuur als de bestelling of factuur status betaald heeft
  • Referentie-regels:
    • Regel 1: Indien CCV Shop bestellingen; Bestelnummer bestelnummer. Indien CCV Shop facturen; Bestelnummer bestelnummer Factuurnummer webwinkel factuurnummer
    • Regel 2: Betaalmethode indien aanwezig
  • Factuurregels:
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • Omschrijving
    • BTW percentage

Facturen wordt niet automatisch verstuurd door Factuursturen. Neem contact met ons op als je wel wil dat facturen automatisch verstuurd worden.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Factuursturen debiteur gebruikt als debiteur van de Factuursturen transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Factuursturen. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Bij het doorzetten van de debiteuren worden naast de standaard NAW gegevens ook de volgende gegevens doorgezet

  • showContact: True
  • taxShifted: False
  • paymentMethod: bank
  • mailintro: Geachte voornaam Achternaam
  • reference: Bedankt voor uw bestelling
  • tax_type: intax als de webwinkel prijzen inclusief BTW rekent, anders extax

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je CCV Shop webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Factuursturen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/20/factuursturen.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.