1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar Informer. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in CCV Shop automatisch facturen worden aangemaakt in Informer. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling werkt met webhooks en is een realtime-koppeling. Zodra een bestelling op betaald wordt gezet in de webwinkel wordt deze door ons opgepikt en doorgezet naar Informer.

Je installeert de koppeling via de Appstore van je CCV Shop webwinkel. Je vindt onze apps onder de categorie Boekhouding.
De koppeling werkt alleen voor de financiele versie van Informer. Als je de Informer Handelsmodule hebt geactiveerd werkt de koppeling helaas niet.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: FAQ CCV Shop en FAQ Informer.

2. Features

Bestellingen uit je CCV Shop winkel worden doorgezet naar facturen in Informer. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en de BTW.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. De debiteur wordt altijd meegegeven voor de facturen. Informer controleert zelf of de debiteur al bestaat. Zo nee, dan wordt deze aangemaakt.

3. Voorbereiding Informer

Voor het koppelen met Informer zijn twee gegevens nodig:
1. De beveiligingscode. Dit is de beveiligingscode waarmee je inlogt bij Informer.
2. Een API sleutel. Deze maak je aan in je Informer backend.

Voor het aanmaken van de API sleutel log je in bij Informer. Vervolgens ga je naar Instellingen > Algemeen > API-sleutels. Je ziet nu een lijst met bestaande API sleutels. Deze lijst is leeg als er niet eerder een API sleutel is aangemaakt. Om een API sleutel aan te maken klik je op de blauwe knop Nieuw. Na het aanmaken van de API sleutel zie je hem in de lijst staan.

4. Installatie koppeling

De koppeling tussen CCV Shop en Informer wordt geinstalleerd vanuit de appstore van CCV Shop. Je klikt op de link Appstore in het menu aan de linkerkant, en zoekt daarna op Informer. De apps komen dan vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren.

Als je op de knop Installeren klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Klik op de groene knop Volgende om de rechten te accepteren en naar het volgende configuratiescherm te gaan.

Op dit scherm vul je de gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem in, nl:
- De beveiligingscode en de API sleutel van je Informer administratie. De beveiligingscode gebruik je ook om in te loggen. De API sleutel kun je maken in je Informer backend.

Klik op de knop Ga verder. Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen CCV Shop en de financiele instellingen in Informer, te weten: De valuta-instellingen, BTW tarieven en grootboekrekeningen, betaalmethoden / debiteuren, de betaalconditie en het factuurprofiel. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit CCV Shop

Deze koppeling is een realtime koppeling en stuurt bestellingen uit CCV Shop door zodra deze op betaald worden gezet. Wijzigingen in bestellingen nadat ze zijn doorgezet worden niet doorgezet. Credit-facturen voor bestellingen die geannuleerd zijn nadat ze zijn doorgestuurd worden ook niet verwerkt. Van bestellingen worden de debiteurgegevens, bestelregels en algemene kortingen doorgestuurd.

Let op: de koppeling is beschermd tegen dubbel doorzetten van bestellingen. Echter, in CCV Shop wordt bij het aanpassen van een bestelling een NIEUW bestel_id aangemaakt waardoor die bestelling 'nieuw' wordt doorgezet. Vanuit klant perspectief is er dan 1 CCV Shop order maar in het boekhoudpakket zijn er twee boekingen. De klant dient dus bij aanpassen van een order de eerste boeking in het boekhoudpakket te verwijderen.

6. Day-to-day: Naar Informer

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Informer als facturen met de status concept. Het bestelnummer of factuurnummer wordt toegevoegd als referentie in de Informer factuur. De factuur dient verder binnen Informer verwerkt te worden. Dit betekent dat de betaling en de verzending acties binnen Informer zijn.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestelling uit je CCV Shop, per wanneer, zijn doorgezet naar Informer. Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: FAQ CCV Shop en FAQ Informer.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.