1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar Minox. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in CCV Shop automatisch een verkoopboeking wordt aangemaakt in Minox. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime koppeling. Zodra een bestelling op Betaald wordt gezet in CCV Shop wordt hij doorgezet naar Minox.

De koppeling kan via de CCV Shop AppStore geactiveerd worden en kent een gratis proefperiode. In deze handleiding staat beschreven hoe je de koppeling activeert, alsmede de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

De koppeling van CCV Shop naar Minox zorgt dat voor betaalde bestellingen automatisch een verkoopboeking wordt aangemaakt in Minox. De koppeling geeft het bestelnummer door als factuurnummer in de verkoopboeking, zodat de webwinkelier gemakkelijk de boekingen in Minox kan matchen met de bestellingen in CCV Shop.

Bestellingen van bekende klanten worden in Minox onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Minox. Herkennen gebeurt op basis van het emailadres.

3. Tips: Inrichting Minox

Opdat de koppeling optimaal haar werk kan doen is een goede inrichting van Minox belangrijk. Deze link geeft tips en informatie en wordt verzorgd door Minox zelf: Tips inrichting Minox.

4. Activatie

De koppeling tussen CCV Shop en Minox wordt geinstalleerd vanuit de appstore van CCV Shop. Als je gebruik wilt maken van de CCV Shop - Minox koppeling ga je naar de AppStore in je webwinkel. Ga naar de categorie Boekhouden en selecteer de koppeling. Je ziet nu een scherm met informatie over de koppeling, contactgegevens en de knop Installeren. Als je op deze knop klikt start het installatie proces.

Vul de sleutel in van je Minox account. Klik op Ga verder. De toegang tot Minox wordt nu gecontroleerd.

In het volgende scherm leg je de relatie tussen de BTW percentages in de CCV Shop webwinkel en je Minox account. Per BTW percentage kun je ook een grootboekrekening selecteren. Je kunt hier ook vaste debiteuren instellen voor de verschillende betaalmethoden in CCV Shop.

Als je geklikt hebt op Installeer de koppeling dan wordt de koppeling geactiveerd.

5. Dagelijks: Vanuit CCV Shop

Deze koppeling is een realtime koppeling en stuurt bestellingen uit CCV Shop door zodra deze op betaald worden gezet. Wijzigingen in bestellingen nadat ze zijn doorgezet worden niet doorgezet. Credit-facturen voor bestellingen die geannuleerd zijn nadat ze zijn doorgestuurd worden ook niet verwerkt. Van bestellingen worden de debiteurgegevens, bestelregels en algemene kortingen doorgestuurd.

Let op: de koppeling is beschermd tegen dubbel doorzetten van bestellingen. Echter, in CCV Shop wordt bij het aanpassen van een bestelling een NIEUW bestel_id aangemaakt waardoor die bestelling 'nieuw' wordt doorgezet. Vanuit klant perspectief is er dan 1 CCV Shop order maar in het boekhoudpakket zijn er twee boekingen. De klant dient dus bij aanpassen van een order de eerste boeking in het boekhoudpakket te verwijderen.

6. Dagelijks: Naar Minox

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Minox als verkoopboekingen. Deze verkoopboekingen worden vervolgens in het Minox boekhoudsysteem verder verwerkt. De omschrijving in de boeking is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

Naast de bestellingen maakt de koppeling ook debiteuren aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur al aanwezig is in Minox. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.