1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar Reeleezee. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in CCV Shop automatisch een factuur of boekingsbon wordt aangemaakt in Reeleezee. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime koppeling. Zodra een bestelling op Betaald wordt gezet in CCV Shop wordt hij doorgezet naar Reeleezee.

De koppeling kan via de CCV Shop AppStore geactiveerd worden en kent een gratis proefperiode. In deze handleiding staat beschreven hoe je de koppeling activeert, alsmede de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

Reeleezee facturen

De koppeling van CCV Shop naar Reeleezee zorgt dat voor betaalde bestellingen automatisch een factuur wordt aangemaakt in Reeleezee. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden.

De facturen in Reeleezee krijgen status Open. De factuur wordt niet automatisch naar de klant gestuurd.

Reeleezee boekingsbonnen

Speciaal voor als je de facturatie module van Reeleezee NIET gebruikt: Het is ook mogelijk om CCV Shop bestellingen om te zetten in Reeleezee boekingsbonnen. Neem contact met ons op als je hier van gebruikt wilt maken.

Klant-informatie

Voor klanten van bestellingen worden nieuwe debiteuren aangemaakt als ze de eerste keer langskomen. Bestellingen voor dezelfde klant worden op dezelfde debiteur geboekt. Let op dat je debiteuren die door de koppeling zijn aangemaakt niet weggooid. Bestellingen voor die klant kunnen dan niet meer doorgezet worden.

3. Nodig: Reeleezee authenticatie

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.

Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.

Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen en producten kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.

4. Activatie

De koppeling tussen CCV Shop en Reeleezee wordt geinstalleerd vanuit de appstore van CCV Shop. Er zijn twee varianten van de koppeling, een basis-variant en een plus-variant. De basisvariant is voor webwinkels die maximaal 250 facturen per jaar versturen. Als je meer facturen verstuurt dan kies je de plus-variant.

Als je gebruik wilt maken van de CCV Shop - Reeleezee koppeling ga je naar de AppStore in je webwinkel. Ga naar de categorie Boekhouden en selecteer de juiste versie van de koppeling - basis of plus. Je ziet nu een scherm met informatie over de koppeling, contactgegevens en de knop Installeren. Als je op deze knop klikt start het installatie proces.

Je ziet nu een scherm waarop je gegevens kunt invoeren, je naam, emailadres, de gebruikersnaam en de gebruikersnaam en wachtwoord van je Webservice account. Wij bewaren je gegevens zorgvuldig en gebruiken ze alleen voor het gebruik van de koppeling. We sturen dus geen reclame en marketing acties.

Als je geklikt hebt op Installeer de koppeling dan wordt - na een laatste pagina waarin je je BTW/grootboekrekeningen en betaalmetoden/debiteuren kunt mappen - de koppeling geactiveerd. Gefeliciteerd!

5. Dagelijks: Vanuit CCV Shop

Deze koppeling is een realtime koppeling en stuurt bestellingen uit CCV Shop door zodra deze op betaald worden gezet. Wijzigingen in bestellingen nadat ze zijn doorgezet worden niet doorgezet. Credit-facturen voor bestellingen die geannuleerd zijn nadat ze zijn doorgestuurd worden ook niet verwerkt. Van bestellingen worden de debiteurgegevens, bestelregels en algemene kortingen doorgestuurd.

Let op: de koppeling is beschermd tegen dubbel doorzetten van bestellingen. Echter, in CCV Shop wordt bij het aanpassen van een bestelling een NIEUW bestel_id aangemaakt waardoor die bestelling 'nieuw' wordt doorgezet. Vanuit klant perspectief is er dan 1 CCV Shop order maar in het boekhoudpakket zijn er twee boekingen. De klant dient dus bij aanpassen van een order de eerste boeking in het boekhoudpakket te verwijderen.

6. Dagelijks: Naar Reeleezee

Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee is er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.

1. Facturen of boekingsbonnen Het standaardpakket dat Reeleezee heeft een gratis factuur-module waarmee je maximaal 3 facturen per maand mag aanmaken. Wil je meer facturen aanmaken dan dien je de betaalde factuur-module aan te schaffen. Maak je de facturen aan in je webwinkel dan kun je de bestellingen / facturen uit je webwinkel overzetten naar Reeleezee boekingsbonnen. Neem hiervoor contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Betalingskenmerk Het bestelnummer wordt meegegeven als betalingskenmerk. Je kunt het betalingskenmerk in de boekingsbon achterhalen door de boekingsbon te openen, op meer opties te klikken en vervolgens op betaling. Je ziet het betalingskenmerk dan staan.

3. Factuurnummers Je kunt het bestelnummer / factuurnummer ook door laten geven als factuurnummer in Reeleezee. Hou er in dat geval rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Letters en andere symbolen worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.

4. Grootboekrekeningen Het is mogelijk om afhankelijk van het BTW percentage omzet en verzendkosten op verschillende grootboekrekeningen te boeken. Ook is het mogelijk om Omzet, Verzend- en Betaalkosten apart te boeken. Neem contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl als je hier gebruik van wilt maken.

6. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.