1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en Rompslomp.

De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de CCV Shop webwinkel worden doorgezet naar facturen in Rompslomp. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is ook mogelijk om de betalingen door te zetten naar Rompslomp. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.

De proefperiode voor de koppeling loopt tot de eerste van de volgende maand waarin de koppeling is aangevraagd.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Rompslomp, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor Rompslomp.

Je kunt de koppeling heel eenvoudig uitschakelen via de CCV Shop Appstore.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt doorgezet naar een Rompslomp factuur.

De koppeling werkt met webhooks vanuit de CCV Shop webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar Rompslomp, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard. Zie deze FAQ voor meer informatie.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Rompslomp bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf betaling
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.

Doorzetten bestellingen of facturen
Het doorzetten van een CCV Shop bestelling of factuur naar Rompslomp gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Rompslomp aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Er wordt gecontroleerd of de producten uit de CCV Shop bestelling of factuur al in Rompslomp aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De Rompslomp factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Een betaling wordt naar Rompslomp doorgezet door de onbetaalde factuur in Rompslomp op te zoeken en de betaling aan deze factuur toe te voegen. Lukt het niet om de onbetaalde factuur te vinden dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De koppeling zal 2 nachten proberen om alsnog de openstaande factuur te vinden en de betaling daaraan toe te voegen. Verschijnt de openstaande factuur 1 of 2 dagen nadat de betaling is gedaan in Rompslomp dan is dat geen probleem.

Als de factuur op een later tijdstip in Rompslomp verschijnt dan kan de betaling alsnog handmatig gekoppeld worden aan deze openstaande factuur via de blauwe Verwerk knop op het dashboard. Omdat de betaling wordt toegevoegd aan een factuur is het niet mogelijk om betalingen door te zetten als er geen factuur te vinden is.

Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Rompslomp is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Rompslomp een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen CCV Shop en rompslomp installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.

Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met Rompslomp. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Rompslomp administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Connectie Rompslomp
De connectie met Rompslomp loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Rompslomp voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Rompslomp account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Rompslomp gelegd.

Administratie Rompslomp
Nadat de connectie met Rompslomp gelegd is dient de administratie voor de connectie ingesteld te worden. Pas daarna kunnen de andere instellingen gedaan worden zoals de BTW tarieven. Ververs het scherm met de pijltjes naast de Copy knop om de data op te halen die bij de administratie hoort.

Factuurlayout Rompslomp
Na het selecteren van de administratie en het verversen van het scherm via de pijltjes naast de Copy knop kan een factuurlayout geselecteerd worden.

Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van betalingen wordt een link gelegd tussen de betaalmethoden in je webwinkel en de tussenrekeningen uit Rompslomp. Alle betaalmethoden in je webwinkel worden getoond, echter alleen de door de ondernemer gebruikte betaalmethoden hoeven geconfigureerd te worden.

Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Rompslomp. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

 

4.Day-to-day: Vanuit CCV Shop

Doorzetschema: De koppeling werkt met webhooks. De koppeling ontvangt bericht zodra een bestelling betaald is of van status wijzigt. Afhankelijk van de instellingen voor het doorzetten van de bestelling zal de bestelling worden opgehaald en doorgezet. Heb je gekozen voor het doorzetten van CCV Shop facturen dan ontvangt de koppeling bericht zodra een factuur in CCV Shop wordt aangemaakt. Facturen worden altijd direct doorgezet, ongeacht de status.

Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de CCV Shop bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar Rompslomp. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar Rompslomp. Het controleren van CCV Shop bestellingen of facturen wordt zes keer per dag uitgevoerd.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en ook op de geldigheid van de BTW nummers.

Refunds: Wil je dat de koppeling naast de bestellingen ook de refunds doorzet neem dan contact met ons op dmv een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Wij ondersteunen refunds sinds kort. Zie hier voor meer informatie: FAQ.

5.Day-to-day: Naar Rompslomp

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Rompslomp:

  • Datum: bestel-/factuurdatum
  • Vervaldatum: twee weken na de bestel-/factuurdatum - dit kan niet aangepast worden
  • Betaalmethode: betaalmethode zoals ingesteld op het dashboard
  • Klantnummer uit Rompslomp
  • Valuta: EUR
  • Omschrijving: bestelnummer of factuurnummer, bij een negatieve bestelling Credit bestelnummer of factuurnummer.
  • Factuurprofiel: Zoals ingesteld op het dashboard
  • Regels
    • Aantal
    • Omschrijving
    • Productid uit Rompslomp
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • BTW code
    • BTW percentage

Aanmaken betalingen
Betalingen uit CCV Shop worden in Rompslomp geimporteerd door een betaling toe te voegen aan de openstaande factuur. Deze betaling bestaat uit de volgende velden:

  • Bedrag betaald
  • Omschrijving: Het verkoopnummer en de transactie-identifier
  • Kruispost, zoals ingesteld in het dashboard
  • Betaaldatum
Als er geen factuur in Rompslomp gevonden kan worden voor de betaling dan kan de betaling niet aan een openstaande factuur gekoppeld worden.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Rompslomp debiteur gebruikt als debiteur van de Rompslomp transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Rompslomp. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je CCV Shop webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Rompslomp.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen of facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/54/rompslomp.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.