1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en Silvasoft.

De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de CCV Shop webwinkel worden doorgezet naar facturen of bestellingen in Silvasoft. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Je installeert deze koppeling via de CCV Shop Appstore. De koppeling staat in de categorie boekhouden. Je kunt ook zoeken op webwinkelfacturen, dan zie je al onze koppelingen. Je kunt de koppeling ook weer heel eenvoudig uitschakelen via de CCV Shop Appstore.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor Silvasoft.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt naar Silvasoft doorgezet als factuur of bestelling. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard.

De koppeling werkt met webhooks vanuit de CCV Shop webwinkel. Zie deze FAQ. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar Silvasoft, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard. Let op: De optie doorzetten naar facturen is alleen beschikbaar voor webwinkels die met prijzen incl BTW rekenen. Webwinkels die B2B leveren en met prijzen excl BTW werken adviseren wij om betaalde bestellingen door te zetten, geen facturen.

Bij het doorzetten van betaalde bestellingen wordt de bestelling naar Silvasoft doorgezet zodra de bestelling in de webwinkel op betaald wordt gezet. Bij het doorzetten van facturen wordt de factuur doorgezet zodra deze is aangemaakt.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt doorgezet naar een Silvasoft factuur of bestelling. CCV Shop werkt met webhooks. Bij het doorzetten van CCV Shop bestellingen ontvangen wij een melding zodra een bestelling in je webwinkel de status betaald krijgt of de bestelling van status wijzigt. Default wordt een bestelling doorgezet als hij betaald is, maar je kunt zelf op het dashboard, tab Configuratie instellen bij welke statussen de bestelling doorgezet moet worden.

Bij het doorzetten van CCV Shop facturen ontvangen wij een melding zodra een factuur in je webwinkel wordt aangemaakt. De factuur wordt vervolgens doorgezet naar je boekhoudsysteem. Bij het doorzetten van facturen is er geen mogelijkheid om met statussen te werken. Zie deze FAQ voor meer informatie.

Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Silvasoft is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Silvasoft een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft verderop in de handleiding.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Silvasoft is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Silvasoft een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: Silvasoft sleutel

Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen CCV Shop en silvasoft installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.



Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Wij kunnen de BTW tarieven niet uitlezen uit CCV Shop webwinkels. Daarom worden er standaard BTW tarieven getoond. Dit zijn 21% en 9% voor Nederlandse webwinkels, 21% en 6% voor Belgische webwinkels en 19% en 7% voor Duitse webwinkels. Het is niet mogelijk van deze standaard tarieven af te wijken.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Silvasoft:
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.

Inrichten BTW tarieven
Bij het inrichten van de BTW tarieven wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes. Bij de Silvasoft koppelingen is er geen aparte boeking op grootboekrekeningen mogelijk.

 

5.Day-to-day: Vanuit CCV Shop

Status doorzetten: Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Dat kan zijn (i) voltooid (engels: completed), of (ii) in verwerking (engels: processing).

Bestellingen die worden opgehaald met status voltooid worden altijd doorgezet. Bestellingen die worden opgehaald met status in verwerking worden doorgezet als dat is aangegeven bij de instellingen. Je kunt de instellingen inzien bij tab Configuratie van het dashboard.

Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben, bijvoorbeeld in de wacht worden later automatisch alsnog doorgezet als zij status voltooid hebben gekregen. Mochten deze bestellingen de status in verwerking krijgen en staat de status in verwerking staat aangevinkt bij tab Configuratie van het dashboard dan worden zij dus niet op dat moment doorgezet.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en ook op de geldigheid van de BTW nummers.

6.Day-to-day: Naar Silvasoft

6.1 De transacties

De gegevens die worden doorgezet zijn afhankelijk van of je CCV Shop bestellingen of facturen doorzet. Let op: Bij het doorzetten van CCV Shop facturen is er vaak de mogelijkheid om het bestel- of het factuurnummer door te zetten. Bij het doorzetten van CCV Shop bestellingen is die keuze er niet en zal het bestelnummer worden doorgezet. Hieronder een overzicht van de gegevens die worden doorgezet naar Silvasoft:

Facturen

  • InvoiceDate: besteldatum (CCV Shop bestellingen) of factuurdatum (CCV Shop facturen)
  • InvoiceReference: bestelnummer met op verzoek factuurnummer (CCV Shop bestellingen) of factuurnummer met op verzoek bestelnummer (CCV Shop facturen)
  • Debiteur: default debiteur id
  • AddAsDraft: false - dit kan niet aangepast worden
  • Regels:
    • Productnummer - SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag
    • Omschrijving
    • Regelprijs incl BTW
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • BTW percentage

Bestellingen

  • OrderDate: besteldatum (CCV Shop bestellingen) of factuurdatum (CCV Shop facturen)
  • OrderReference: bestelnummer met op verzoek factuurnummer (CCV Shop bestellingen) of factuurnummer met op verzoek bestelnummer (CCV Shop facturen)
  • Debiteur: default debiteur id
  • Regels:
    • Productnummer - SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag
    • Omschrijving
    • Regelprijs incl BTW
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • BTW percentage

6.2 Debiteuren

Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt als debiteur voor de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

6.3 De producten

Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvsoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je CCV Shop , per wanneer, zijn doorgezet naar Silvasoft.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.