1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van CCV Shop naar Twinfield. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in CCV Shop automatisch een factuur of verkooptransactie wordt aangemaakt in Twinfield. Omdat de transacties of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime koppeling. Zodra een bestelling op Betaald wordt gezet in CCV Shop wordt hij doorgezet naar Twinfield.

De koppeling kan via de CCV Shop AppStore geactiveerd worden en kent een gratis proefperiode. In deze handleiding staat beschreven hoe je de koppeling activeert, alsmede de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

De koppeling van CCV Shop naar Twinfield zorgt dat voor betaalde bestellingen automatisch een verkooptransactie of factuur wordt aangemaakt in Twinfield. De verkooptransacties in Twinfield krijgen status Concept, zodat zij later aangepast kunnen worden.

Het is mogelijk om verschillende BTW tarieven in CCV Shop op verschillende grootboekrekeningen te boeken. Het is zelfs mogelijk een splitsing te maken tussen omzet, verzendkosten en betaalkosten.

Klanten worden in principe onder eenzelfde debiteurnummer geboekt. Het is mogelijk om per betaalmethode een vaste klant toe te wijzen of een nieuwe debiteur aan te laten maken. Dit kun je tijdens de activatie van de koppeling instellen.

3. Activatie

De koppeling tussen CCV Shop en Twinfield wordt geinstalleerd vanuit de appstore van CCV Shop. Er zijn twee varianten van de koppeling, een basis-variant en een plus-variant. De basisvariant is voor webwinkels die maximaal 250 facturen per jaar versturen. Als je meer facturen verstuurt dan kies je de plus-variant.

Als je gebruik wilt maken van de CCV Shop - Twinfield koppeling ga je naar de AppStore in je webwinkel. Ga naar de categorie Boekhouden en selecteer de juiste versie van de koppeling - basis of plus. Je ziet nu een scherm met informatie over de koppeling, contactgegevens en de knop Installeren. Als je op deze knop klikt start het installatie proces.

Je ziet nu een scherm waarop je gegevens kunt invoeren, je naam, emailadres en de administratie in je Twinfield account. Ook geef je aan of je op verkooptransactie niveau wilt koppelen of op factuurniveau. Wij bewaren je gegevens zorgvuldig en gebruiken ze alleen voor het gebruik van de koppeling. We sturen dus geen reclame en marketing acties.

De koppeling naar Twinfield wordt met een zgn. OAuth verbinding gelegd. OAuth is de veiligste manier om twee applicaties - in dit geval de webwinkel en Twinfield - met elkaar te koppelen.

Nadat je de basisgegevens hebt ingevuld word je automatisch doorgestuurd naar een scherm binnen je Twinfield account waarin je toestemming geeft om verkooptransacties of facturen te plaatsen. De koppeling kan pas verkooptransacties of facturen in je Twinfield account plaatsen als je deze toestemming hebt gegeven.

4. Dagelijks: Vanuit CCV Shop

Deze koppeling is een realtime koppeling en stuurt bestellingen uit CCV Shop door zodra deze op betaald worden gezet. Wijzigingen in bestellingen nadat ze zijn doorgezet worden niet doorgezet. Credit-facturen voor bestellingen die geannuleerd zijn nadat ze zijn doorgestuurd worden ook niet verwerkt. Van bestellingen worden de debiteurgegevens, bestelregels en algemene kortingen doorgestuurd.

Let op: de koppeling is beschermd tegen dubbel doorzetten van bestellingen. Echter, in CCV Shop wordt bij het aanpassen van een bestelling een NIEUW bestel_id aangemaakt waardoor die bestelling 'nieuw' wordt doorgezet. Vanuit klant perspectief is er dan 1 CCV Shop order maar in het boekhoudpakket zijn er twee boekingen. De klant dient dus bij aanpassen van een order de eerste boeking in het boekhoudpakket te verwijderen.

5. Dagelijks: Naar Twinfield

De bestellingen uit de webwinkel worden in Twinfield geimporteerd als facturen of transacties. In de omschrijving staat het bestelnummer, zodat zoveel mogelijk gebruik gemaakt kan worden van het afletteren in Twinfield.

De totaalbedragen incl BTW worden doorgegeven. De BTW bedragen worden ook doorgegeven zoals ze in de bestelling vermeld staan. Mocht er een verschil zijn tussen het opgetelde bedrag en het totaalbedrag (centen-verschil) dan wordt dit centenverschil verrekend met het BTW bedrag van het eerste product.

Indien ingesteld worden bestellingen afhankelijk van de betaalmethode geboekt onder zgn. dummyklanten. Je kunt dus een dummyklant Mollie aanmaken en alle bestellingen omzetten naar transacties voor deze debiteur. Dit geldt NIET voor zgn ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een uitvoeringsland en BTW nummer worden doorgegeven, en de bestelling kan daarom niet op de dummy-debiteur geboekt worden.

De facturen kun je terugvinden via het menu Facturen. De conceptboekingen kun je terugvinden in je administratie.

6. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.