1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en Visma eAccounting. De koppeling zorgt dat er van bestelingen in CCV Shop automatisch een factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt in Visma eAccounting. Omdat de bestelingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

  De koppeling is een realtime-koppeling. Als een bestelling op betaald wordt gezet dan wordt deze direct doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Je installeert deze koppeling via de CCV Shop Appstore. Deze koppeling heeft een proefperiode tot de eerste van de volgende maand.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

2.Features

Bestellingen uit je CCV Shop winkel worden doorgezet naar een factuur, bestelling of verkoopboeking in Visma eAccounting. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie naar Visma eAccounting verkoopboekingen, -facturen of -bestellingen. Standaard worden de Visma eAccounting facturen gebruikt. Je kunt dit aanpassenen in het dashboard , tab Configuratie.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. In Visma eAccounting wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. Let op, het factuuradres wordt doorgezet, niet het verzendadres.
- Artikelen. Indien wordt doorgezet naar Visma eAccounting facturen of bestellingen dan wordt gecontroleerd (op basis van de artikelcode) of het product al in Visma eAccounting bestaat. Zo niet dan wordt het product in Visma eAccounting met prijs en BTW aangemaakt.

3.Installatie koppeling CCVshop - Visma

De installatie van de link begint met deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=ccvshop&invoicesystem=visma.

 

Eerste installatiescherm koppeling CCV Shop en Visma eAccounting

 

Als je op deze link klikt, of de link naar je browser copieert zie je een scherm waarop je gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem invult: <
- De administratie waarop je de omzet wilt boeken. Als je deze niet weet vul dan Default in. Je krijgt later de kans de administratie alsnog te selecteren Als je de gegevens hebt ingevuld klik je op de link Ga verder.

Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen CCV Shop en de financiele instellingen in Visma eAccounting, te weten: De BTW tarieven en grootboekrekeningen, een default betaalconditie voor debiteuren, alsmede het dagboek.. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

 

Financiele instellingen CCV Shop en Visma eAccounting

4.Day-to-day: Vanuit CCVshop

Deze koppeling is een realtime koppeling en stuurt bestellingen uit CCV Shop door zodra deze op betaald worden gezet. Wijzigingen in bestellingen nadat ze zijn doorgezet worden niet doorgezet. Credit-facturen voor bestellingen die geannuleerd zijn nadat ze zijn doorgestuurd worden ook niet verwerkt. Van bestellingen worden de debiteurgegevens, bestelregels en algemene kortingen doorgestuurd.

Let op: de koppeling is beschermd tegen dubbel doorzetten van bestellingen. Echter, in CCV Shop wordt bij het aanpassen van een bestelling een NIEUW bestel_id aangemaakt waardoor die bestelling 'nieuw' wordt doorgezet. Vanuit jouw perspectief is er dan 1 CCV Shop order maar in het boekhoudpakket zijn er twee boekingen. Je dient dus bij het aanpassen van een order de eerste boeking in het boekhoudpakket te verwijderen.

5.Day-to-day: Naar Visma

Verkopen uit je winkel worden in Visma geimporteerd als bestellingen, facturen of financiele boekingen. Zij krijgen in Visma de status Draft. In de referentie staat het bestelnummer of het factuurnummer uit de webwinkel.

Kortingen die betrekking hebben op de hele bestelling worden uitgesplitst naar BTW tarief. Bevat de bestelling zowel artikelen met 21 en 9% dan verschijnen er 2 kortingsregels in de Visma factuur, een korting voor 21% en een korting met 9%. Voor Visma bestellingen worden bestelkortingen in de bestelregels verwerkt. Visma staat geen negatieve bedragen toe voor bestellingen, dus er kunnen geen aparte kortingsregels worden doorgevoerd.

De verkopen uit je webwinkel worden dus in Visma automatisch zichtbaar.

Resultaten inzien in Visma


Tot slot een tip: je kunt eenvoudig je btw-aangifte via Visma doen. Specifieke vragen hierover kun je aan Visma stellen.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling uit je CCV Shop, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting. Bij >>Fouten zie je welke bestelingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.