1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen CCV Shop en WeFact.

De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de CCV Shop webwinkel worden doorgezet naar facturen in WeFact. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De proefperiode voor de koppeling loopt tot de eerste van de volgende maand waarin de koppeling is aangevraagd.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor CCV Shop en in de FAQ voor WeFact.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling of factuur uit de CCV Shop webwinkel wordt doorgezet naar een WeFact factuur.

De koppeling werkt met webhooks vanuit de CCV Shop webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar WeFact, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard. Zie deze FAQ voor meer informatie.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de CCV Shop bestelling of factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de CCV Shop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in WeFact bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling of factuur doorgezet naar WeFact.

Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van WeFact is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De CCV Shop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft WeFact een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: WeFact API sleutel

Om de connectie met WeFact te leggen voor de koppeling dien je het volgende te doen:

  1. Log in bij WeFact
  2. Ga naar Instellingen > API
  3. Vink aan dat je de API wilt inschakelen
  4. Voeg de ip-adressen toe. De ip-adressen zijn 188.241.148.36 en 141.138.138.112
  5. Maak een copy van de gegenereerde API sleutel. Deze sleutel heb je nodig in de volgende sectie Installatie.
Aanmaken API-sleutel WeFact

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen CCV Shop en wefact installeer je via de Appstore van CCV Shop. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.

Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met WeFact. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie WeFact administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie WeFact:
De authenticatie met WeFact loopt via API-sleutel die je aanmaakt binnen je WeFact account. Voor de API sleutel geef je aan welke IP adressen toegang hebben tot de API-sleutel. Dit is een extra beveiliging die in principe maar 1 keer ingevuld hoeft te worden.

Alleen als wij van server verhuizen zullen de ip-adressen bijgewerkt moeten worden. Mocht dit gaan spelen in de toekomst dan ontvang je hier tijdig informatie over.

Contract instellingen
Het is mogelijk om bestellingen of facturen door te zetten naar WeFact. De gewenste optie is te selecteren via de contractinstellingen. De koppeling werkt met een standaard verzameling BTW tarieven.

Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar WeFact. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen of facturen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd. CCV Shop facturen zullen altijd worden doorgezet, ongeacht de status.

Factuur-layout
De koppeling kan een factuurlayout meegeven aan de WeFact factuur. Je kunt de gewenste factuur-layout selecteren uit de lijst beschikbare layouts.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in WeFact. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je WeFact administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in WeFact.

 

5.Day-to-day: Vanuit CCV Shop

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en ook op de geldigheid van de BTW nummers.

6.Day-to-day: Naar WeFact

Aanmaken transacties
De gegevens die worden doorgezet zijn afhankelijk van of je CCV Shop bestellingen of facturen doorzet. Hieronder een overzicht van de gegevens die worden doorgezet naar WeFact:

  • Factuurnummer: Alleen op aanvraag en gelijk aan het bestelnummer (CCV Shop bestellingen) of het bestel- of factuurnummer (CCV Shop facturen).
  • Beschrijving: Het bestelnummer, en als er is, ook het factuurnummer
  • Referentie: Het bestelnummer
  • Datum: besteldatum
  • Debiteur: id WeFact debiteur
  • VatCalcMethod: excl
  • Factuurprofiel: Zoals ingesteld op het dashboard
  • Kostenplaats: Het is mogelijk om de omzet op een default kostenplaats te laten boeken
  • Regels
    • Aantal
    • Omschrijving
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • BTW code

Producten: Op dit moment is het nog niet mogelijk om op producten te boeken. Mochten jullie interesse hebben om wel op producten te boeken stuur ons dan een bericht. Bij voldoende aanvraag gaan we het boeken op producten mogelijk maken.

Betaalmethoden: Op dit moment is het nog niet mogelijk om op betaalmethoden te boeken. Mochten jullie interesse hebben om wel op betaalmethoden te boeken stuur ons dan een bericht. Bij voldoende aanvraag gaan we het boeken op betaalmethoden mogelijk maken.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze WeFact debiteur gebruikt als debiteur van de WeFact transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan WeFact. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je CCV Shop webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar WeFact.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/6/ccv-shop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/57/wefact.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.