1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Ecwid en Factuursturen.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Ecwid webwinkel dagelijks worden doorgezet naar facturen in Factuursturen. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.

Er is een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Ecwid en in de FAQ voor Factuursturen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Ecwid webwinkel wordt doorgezet naar een Factuursturen factuur.

Ecwid werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Ecwid bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Ecwid bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Factuursturen bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Factuursturen is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Ecwid bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Factuursturen een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: Factuursturen sleutel

Om contact te leggen met Factuursturen heb je een gebruikersnaam en API sleutel nodig. De gebruikersnaam is dezelfde waarmee je inlogt. De API key maak je aan binnen factuursturen.nl. Dat doe je door naar Instellingen > Verbindingen te gaan. Je ziet daar een knop waarmee je de API sleutel kunt aanmaken. Zorg dat de API sleutel op Actief staat en vul een omschrijving in zodat je later weet waar deze sleutel voor wordt gebruikt.

Aanmaken API-sleutel Factuursturen
 

Nadat je op de blauwe knop Toevoegen hebt geklikt verschijnt de nieuwe sleutel in de lijst Huidige API sleutels.

De API-sleutel Factuursturen is aangemaakt
 

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Je installeert de koppeling via je Ecwid backend.

Je logt in op je Ecwid account en je zoekt op webwinkelfacturen. De apps komen dan vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Open.

Als je op de knop Open klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met je Ecwid account gelegd. Je ontvangt automatisch een registratie-email van ons met daarin een gebruikersnaam en wachtwoord voor je persoonlijke dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.

Er moeten nu nog drie stappen gedaan worden:
1. Het accepteren van de algemene voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met Factuursturen. Hiermee geef je de koppeling toestemming transacties naar jullie Factuursturen administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie Factuursturen:
Je legt de connectie met Factuursturen via je gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Factuursturen. Je kunt de gebruikersnaam en API sleutel invullen in het popup window.

Contract instellingen
De Factuursturen werkt met standaard BTW tarieven. Dat betekent dat je per land de optie krijgt om zowel BTW hoog als BTW laag in te richten. Door het gebruik van de lijst standaard BTW tarieven kun je verschillende situaties van de webwinkel bestellingen ondervangen.

Doorzet-statussen
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Factuursturen. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.

Factuur-layout
Je kunt een factuur-layout kiezen voor de facturen in Factuursturen.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij Factuursturen worden de BTW percentages gebruikt zoals deze in de bestellingen staan. Het is niet mogelijk om aparte BTW tarieven en grootboekrekeningen in te stellen.

 

5.Day-to-day: Vanuit Ecwid

Doorzetschema: Ecwid werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet vooralsnog geen refunds door.

Debiteuren De koppeling kijkt eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Factuursturen. Matching van debiteuren tussen Ecwid en Factuursturen vindt plaats op emailadres.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op.

6.Day-to-day: Naar Factuursturen

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Factuursturen:

  • Debiteur: Factuursturen klant-id
  • Action: send
  • Verzendmethode: mail- Handmatig (default), of aanvraag email - automatisch versturen factuur
  • Factuurlayout
  • Datum verzonden: besteldatum
  • Betaald bedrag: bedrag factuur als de bestelling status betaald heeft
  • Referentie-regels:
    • Regel 1: Bestelnummer bestelnummer Factuur factuurnummer dit is op aanvraag
    • Regel 2: Betaalmethode indien aanwezig
  • Factuurregels:
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW
    • Omschrijving
    • BTW percentage

Facturen wordt niet automatisch verstuurd door Factuursturen. Neem contact met ons op als je wel wil dat facturen automatisch verstuurd worden.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Factuursturen debiteur gebruikt als debiteur van de Factuursturen transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Factuursturen. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Bij het doorzetten van de debiteuren worden naast de standaard NAW gegevens ook de volgende gegevens doorgezet

  • showContact: True
  • taxShifted: False
  • paymentMethod: bank
  • mailintro: Geachte voornaam Achternaam
  • reference: Bedankt voor uw bestelling
  • tax_type: intax als de webwinkel prijzen inclusief BTW rekent, anders extax

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Ecwid webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Factuursturen.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/52/ecwid.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/20/factuursturen.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.