1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Ecwid en SnelStart.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Ecwid webwinkel dagelijks worden doorgezet naar bestellingen / verkoopboekingen in SnelStart. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.

Er is een proefperiode van 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in SnelStart, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.

We adviseren je bij de-installatie de connectie via Ecwid in te trekken.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Ecwid webwinkel kan naar SnelStart worden doorgezet als een SnelStart bestellingen / verkoopboekingen. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard. Mocht deze optie niet beschikbaar zijn bij contractinstellingen stuur ons dan een mail, dan stellen wij het in. Voor het doorzetten naar bestellingen is het pakket InBalans of InZicht nodig. Voor doorzetten als verkoopboekingen is naast deze pakketten ook InKaart geschikt.

Ecwid werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Ecwid bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Ecwid bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in SnelStart bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Het doorzetten van een Ecwid bestelling naar SnelStart gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in SnelStart aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Ecwid bestelling al in SnelStart aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De SnelStart transactie (financiele boeking, bestelling) wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van SnelStart is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Ecwid bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft SnelStart een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Je installeert de koppeling via je Ecwid backend.

Je logt in op je Ecwid account en je zoekt op webwinkelfacturen. De apps komen dan vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Open.

Als je op de knop Open klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Ook dien je de maandelijkse bijdrage voor de koppeling goed te keuren. Heb je de maandelijkse bijdrage goedgekeurd dan is de connectie met je Ecwid account gelegd. Je ontvangt automatisch een registratie-email van ons met daarin een gebruikersnaam en wachtwoord voor je persoonlijke dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.

Er moeten nu nog drie stappen gedaan worden:
1. Het accepteren van de algemene voorwaarden.
2. Het leggen van de connectie met SnelStart. Hiermee geef je de koppeling toestemming transacties naar jullie SnelStart administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Connectie SnelStart
Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast SnelStart. Je kunt de sleutel nu invullen in het popup window.

Dagboek
Het is mogelijk om een dagboek in te stellen. Als je doorzet naar SnelStart financiele boekingen is het instellen optioneel, en vul je Debiteuren in. Als je betalingen wilt doorboeken is het verplicht, en vul je Memo in.

Factuurlayout
Bij het doorzetten naar SnelStart bestellingen kan een factuurlayout gekozen worden. Dit is niet verplicht.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in SnelStart. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je SnelStart administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in SnelStart.

 

4.Day-to-day: Vanuit Ecwid

Doorzetschema: Ecwid werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de bestelling doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de bestelling in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet vooralsnog geen refunds door.

Debiteuren De koppeling kijkt eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in SnelStart. Matching van debiteuren tussen Ecwid en SnelStart vindt plaats op emailadres.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op.

5.Day-to-day: Naar SnelStart

De synchronisatie van gegevens tussen Ecwid en SnelStart is als volgt.

Financiële boekingen (Benodigd pakket: InKaart, InBalans of InZicht)

  • SnelStart debiteur-id
  • Omschrijving: bestelnummer / factuurnummer / betaalmethode indien aanwezig
  • Factuurnummer:
  • Factuurbedrag: Het totaalbedrag van de factuur incl BTW
  • Factuurdatum: besteldatum
  • Betalingstermijn: 14, dit kan niet aangepast worden
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Bedrag excl BTW
    • Grootboekrekening zoals ingesteld via tab Configuratie van het dashboard
    • Kostenplaats - 1 default kostenplaats per koppeling
  • BTW regels:
    • BTW bedrag
    • BTW soort

Bestellingen (Benodigd pakket: InBalans of InZicht)

  • SnelStart debiteur-id
  • Omschrijving: bestelnummer / factuurnummer / betaalmethode indien aanwezig
  • Betalingskenmerk
  • Datum: besteldatum
  • verkooporderBtwIngaveModel: Exclusief, kan aangepast worden naar inclusief
  • Verkoopsjabloon: Zoals opgegeven bij tab Configuratie van het dashboard
  • Regels:
    • Omschrijving
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt
    • Totaal excl BTW, op aanvraag incl BTW - kortingen zijn in dit bedrag verwerkt

De bestellingen hebben nooit negatieve eenheidsprijzen. Bij een negatieve eenheidsprijs wordt het aantal en het bedrag met (-1) vermenigvuldigd.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze SnelStart debiteur gebruikt als debiteur van de SnelStart transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan SnelStart. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Verzendadres Bij de optie SnelStart bestellingen geeft de koppeling een apart verzendadres mee aan de bestelling mits het verzendadres verschilt met het factuuradres.

Aanmaken producten
Indien de bestellingen worden doorgezet naar SnelStart bestellingen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de bestelling al in SnelStart bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in SnelStart dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd. Voor de matching wordt de ArtikelCode in het SnelStart product gebruikt. De regels voor het matchen van producten tussen Ecwid en SnelStart kun je in deze FAQ nalezen.

De standaard instelling in SnelStart voor artikelnummers is lengte 10 en alleen cijfers. Dit dient opgehoogd te worden naar lengte 25 en cijfers en letters. De reden is dat in ieder geval de dummie-producten deze ruimte nodig hebben. Zie ook de FAQ.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in SnelStart. Producten in SnelStart worden nooit gewijzigd.

6.Support