1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen JouwWeb en Billit.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de JouwWeb webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen in Billit. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Billit, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor JouwWeb en in de FAQ voor Billit.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Jouwweb webwinkel wordt doorgezet naar een Billit factuur. Het is mogelijk om te zorgen dat de Billit facturen refereren naar een product in Billit. We noemen dat boeken op producten. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.

De koppeling haalt ieder uur de bestellingen op uit de webwinkel en zet deze klaar om doorgezet te worden naar Billit.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de JouwWeb bestelling uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de JouwWeb bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Billit bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Doorzetten bestellingen
Bij een succesvolle controle wordt de Billit factuur wordt aangemaakt en doorgezet naar Billit. De debiteurgegevens worden in de Billit factuur gezet. Billit controleert zelf of de debiteur al aanwezig is. Er kan gekozen worden om ook de producten toe te voegen uit de bestelling. Die optie kun je bij ons aanvragen.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Billit is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De JouwWeb bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Billit een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Billit verderop in de handleiding.

3.Installatie


Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Authenticatie webwinkel
De authenticatie met de webwinkel loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je webwinkel voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de JouwWeb webwinkel. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Authenticatie Billit
De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Billit voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Billit account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Billit gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Webwinkel
Binnen een Jouwweb account kunnen meerdere webwinkels aanwezig zijn. Je kunt hier instellen voor welke webwinkel je de koppeling wilt maken.

Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Billit. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.

Factuurlayout Billit
Het is mogelijk om een factuurlayout te koppelen aan de factuur in Billit. Op dit moment dient de templateID van de layout te worden ingevuld. Op een later moment zal de koppeling een lijst van beschikbare factuurlayouts tonen. Deze functionaliteit is in de maak.

Betaalstatus Billit
Het is mogelijk om de betaalstatus mee te geven aan Billit facturen. De keuze is altijd op betaald zetten, nooit op betaald zetten of afhankelijk van de status in de webwinkel op betaald zetten. Kies je voor de laatste optie dan gaat het om de betaalstatus op het moment van doorzetten. Wijzigt de betaalstatus in de webwinkel op een later moment dan wordt de factuur in Billit niet bijgewerkt.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het doorzetten naar de Billit boekhouding worden de BTW percentages rechtstreeks doorgezet. Er is daardoor geen mogelijkheid om op aparte BTW codes of grootboekrekeningen te boeken.

4.Day-to-day: Vanuit JouwWeb

Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald en doorgezet naar Billit. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Van deze bestellingen wordt de bestelstatus bekeken om te bepalen of ze nu wel doorgezet moeten worden.

Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door, geen retouren / refunds.
Bestel- en factuurnummers: JouwWeb bestellingen hebben alleen een bestelnummer, geen factuurnummer. Daarom kan alleen het bestelnummer worden doorgezet.


Status doorzetten: Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Deze keuze is in te zien - en te wijzigen - in tabblad Configuratie van het dashboard bij status doorzetten verkopen.

Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben dan 1 van de gekozen opties, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in Jouwweb.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en verifieert ook de geldigheid van het BTW nummer.


Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Jouwweb bestelling. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de order komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten, de betaalkosten en de debiteurgegevens.
Naam veld Waarden uit Jouwweb bestelling
Bestel-identifier [id]
Bestelnummer [orderNumber]
Datum [createdAt]
Besteldatum [date_created]
Status bestelling [status]
Betaalmethode [paymentMethod]
Totaal BTW bestelling incl korting [totalTaxAmount]
Besteltotaal incl BTW en korting [totalPrice]
Besteltotaal excl BTW met korting [totalPrice] - [totalTaxAmount]
Totaal BTW bestelling zonder korting [totalTaxAmount] - [discountTaxAmount]
Besteltotaal incl BTW [price][total]
Land levering [shippingAddress][country] indien gevuld, anders [paymentAddress][country]
Aanduiding ICP De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
  • Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een ICP bestelling
  • Als het totaal aan BTW van de bestelling 0 is
  • En er geen BTW op de bestelregels staat
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Jouwweb webwinkel
  • En het land van levering is een EU land
  • Dan is het een ICP levering en anders is het geen ICP levering
Aanduiding Internationaal De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
  • Als het totaal aan BTW van de bestelling 0 is
  • En er geen BTW op de bestelregels staat
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Jouwweb webwinkel
  • En het land van levering is geen EU land
  • Dan is het een internationale levering buiten de EU en anders is het geen internationale levering buiten de EU
Uitwerking Jouwweb bestelregels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Jouwweb hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de bestelregels gaat het om type article of type [custom].
Naam veld Waarden uit Jouwweb bestelregel
Aantal [quantity]
Omschrijving [title], let op, JouwWeb werkt met een raar streepje. Dit streepje wordt vervangen door een normaal streepje.
BTW percentage [taxPercentage], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd. Als het veld taxPercentage niet in de regel bestaat dan wordt het BTW percentage [totalTaxAmount] / ([totalPrice] - [totalTaxAmount]. Ook dit percentage wordt met 100 vermenigvuldigd.
BTW bedrag in regel [totalTaxAmount]
Regelbedrag incl BTW [totalPrice]
Regelbedrag excl BTW [totalPrice] - [totalTaxAmount]
Eenheidsbedragen De regelbedragen delen door het aantal
BTW code en rekeningen Billit Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Jouwweb verzendkosten. +-
Een JouwWeb bestelling kan meerdere verzendkosten-regels hebben met verschillende BTW percentages. Het kan dus gebeuren dat van de verzendkosten twee verzendregels gemaakt worden. De eerste regel zal de verzendkosten-regel zijn, de tweede regel zal toegevoegd worden aan de bestelregels.
Naam veld Waarden uit Jouwweb verzendkosten-regel
Aantal 1
Omschrijving Verzending BTW percentage <>
SKU Verzending_<>
Regelbedrag incl BTW [shippingCost], waarbij het bedrag naar rato berekend wordt over de BTW percentages in het winkelmandje.
BTW bedrag [shippingTaxAmount]. , waarbij het bedrag naar rato berekend wordt over de BTW percentages in het winkelmandje.
BTW percentage Afhankelijk van de BTW op de bestelregels
Regelbedrag excl BTW price incl BTW - BTW bedrag
BTW code en rekeningen Billit Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Jouwweb kortingsregels. +-
De kortingsregels in de JouwWeb bestellingen worden relatief naar de bestelregels teruggerekend. Dit doet de koppeling om BTW percentages correct te verwerken. De velden discountAmount en discountTaxAmount uit de JouwWeb bestelling worden gebruikt.
Naam veld Waarden uit Jouwweb kortings-regel
Aantal 1
Omschrijving Korting (met btwpercentage xxx %)
Kortingsbedrag incl BTW relatieve bedrag incl BTW
Kortingsbedrag excl BTW relatieve bedrag excl BTW
BTW percentage korting BTW percentage
BTW code en rekeningen Billit Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Jouwweb klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Jouwweb klant
Klant Algemeen
  • Email - [emailAddress]
  • Telnr - [phoneNumber]
  • BTW nummer - [taxNumber]
Het factuuradres staat in veld [paymentAddress] en het verzendadres in veld [shippingAddress]. De inhoud van deze velden is steeds gelijk, dus die beschrijven we niet apart.
Adres Adres-velden
  • Voornaam - [firstName]
  • Achternaam - [lastName]
  • Bedrijfsnaam - [companyName]
  • Adresregel1 - [streetAddress]
  • Postcode - [postalCode]
  • Plaats - [city]
  • Iso-landcode - [country]
  • Land - [country]

5.Day-to-day: Naar Billit

Hieronder staat het aanmaken van nieuwe Billit facturen op veldniveau uitgewerkt. Het is mogelijk om te boeken op producten in de Billit factuur. We leveren dan de Billit product-id mee in de factuur. Je kunt dit aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl ovv van jullie licentiesleutel.

Aanmaken facturen
Bij het aanmaken van facturen wordt de klant-informatie in de factuur geplaatst. Er wordt dus geen aparte klant aangemaakt. Billit zorgt zelf voor het matchen van de debiteurgegevens met de al bestaande debiteuren in Billit.

Aanmaken debiteur
Bij het doorzetten van klantinformatie worden alle gegevens meegegeven in de salestransactie en Billit gaat het verder verwerken.

Aanmaken producten
Producten worden alleen aangemaakt als dat ingesteld is in jullie contract. De koppeling controleert eerst of de producten uit de bestelling al in Billit bestaan. Zo niet, dan voegt de koppeling de ontbrekende producten toe. De regels voor het matchen van producten tussen Jouwweb en Billit kun je in deze FAQ nalezen.

Wat betreft de BTW houdt de koppeling het BTW percentage in de bestelling aan.

Uitwerking veldniveau Billit


Uitwerking op veld-niveau Billit factuur. +-
Billit factuur
Naam Voorbeeld Opmerking
OrderDate 2022-12-02T20:23:29+01:00 besteldatum
ExpiryDate 2022-12-16T20:23:29 besteldatum + 14 dagen - de 14 dagen is niet aanpasbaar.
OrderType Invoice Soort, bij negatieve bestelling Creditinvoice.
OrderTitle 1050 Bestelnummer op verzoek bestel- of factuurnummer
OrderDirection Income
TotalExcl 97.98 Aantal * eenheidsprijzen excl BTW
TotalIncl 103.85 Aantal * eenheidsprijzen incl BTW
TotalVat 5.87 BTW
PaymentReference 1050 Bestelnummer
Created 2023-01-20 huidige datum
Factuur-regels
Quantity 2 Aantal
Description Maandelijkse instellingen check Omschrijving
VATPercentage 6.00 BTW percentage
UnitPriceExcl 20.7075 Eenheidsprijzen excl BTW
UnitPriceIncl 21.9500 Eenheidsprijzen incl BTW
TotalExcl 41.4151 Aantal * eenheidsprijzen excl BTW
TotalIncl 43.9000 Aantal * eenheidsprijzen incl BTW
TotalVAT 2.4849 BTW
Currency EUR Wordt niet doorgezet
InclLeading true Inclusief BTW leidend, dit is niet aan te passen.
Product-id Product identifier vanuit Billit Alleen als ingesteld is dat producten moeten worden doorgezet.
Klant
Voornaam Sophie
Achternaam Fischer
Adres Stationstraat
Huisnummer 12
Postcode 1000AA
Stad Amsterdam
LandCode NL
Email info@sponiza.nl
Telefoonnummer 31623138822
Naam Sophie Fischer Bedrijfsnaam indien aanwezig, anders voor- achternaam.
Verzendadres factuur - let op, het verzendadres is een extra adres bij de klant in Billit
Adres-type DeliveryAddress
Naam Marietje Geuze
Adres Heesterstraat
Huisnummer 1
Postcode 3512KL
Stad Utrecht
LandCode NL
Paid 1
Uitwerking op veld-niveau Billit product. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Reference [Reference] De referentie van het product in Billit. Deze referentie is beschikbaar nadat we het product opgehaald of eventueel toegevoegd hebben.
Omschrijving [Description]
Prijs excl BTW [unitpriceExcl]
BTW product [BTW]
Bedrag incl BTW [unitpriceIncl]
Aangemaakt Huidige datum
Laatst gewijzigd Huidige datum

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Jouwweb webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Billit.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/46/billit.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.