1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen JouwWeb en Silvasoft.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de JouwWeb webwinkel automatisch worden doorgezet naar facturen of bestellingen in Silvasoft. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet geen refunds door.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Silvasoft, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor JouwWeb en in de FAQ voor Silvasoft.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Jouwweb webwinkel wordt naar Silvasoft doorgezet als factuur of bestelling. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard.

De koppeling haalt ieder uur de bestellingen op uit de webwinkel en zet deze klaar om doorgezet te worden naar Silvasoft.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de JouwWeb bestelling uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de JouwWeb bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Silvasoft bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Jouwweb bestelling naar Silvasoft gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Silvasoft aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Er wordt gecontroleerd of de producten uit de Jouwweb bestelling al in Silvasoft aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De Silvasoft factuur of bestelling wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Silvasoft is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De JouwWeb bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Silvasoft een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Silvasoft verderop in de handleiding.

3.Nodig: Silvasoft sleutel

Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Lees meer Nodig Silvasoft ....
Lees minder Nodig Silvasoft ....

Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

4.Installatie


Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Authenticatie webwinkel
De authenticatie met de webwinkel loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij je webwinkel voordat je de connectie legt. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor de JouwWeb webwinkel. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Connectie Silvasoft
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.

Webwinkel
Binnen een Jouwweb account kunnen meerdere webwinkels aanwezig zijn. Je kunt hier instellen voor welke webwinkel je de koppeling wilt maken.

Status doorzetten
Je kunt aangeven bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet naar Silvasoft. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Silvasoft. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Silvasoft administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Silvasoft.

5.Day-to-day: Vanuit JouwWeb

Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald en doorgezet naar Silvasoft. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Van deze bestellingen wordt de bestelstatus bekeken om te bepalen of ze nu wel doorgezet moeten worden.

Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door, geen retouren / refunds.
Bestel- en factuurnummers: JouwWeb bestellingen hebben alleen een bestelnummer, geen factuurnummer. Daarom kan alleen het bestelnummer worden doorgezet.


Status doorzetten: Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Deze keuze is in te zien - en te wijzigen - in tabblad Configuratie van het dashboard bij status doorzetten verkopen.

Bestellingen die worden opgehaald en een andere status hebben dan 1 van de gekozen opties, worden de daaropvolgende nacht automatisch alsnog doorgezet als zij 1 van de gekozen opties hebben gekregen in Jouwweb.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en verifieert ook de geldigheid van het BTW nummer.


Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Jouwweb bestelling. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de order komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten, de betaalkosten en de debiteurgegevens.
Naam veld Waarden uit Jouwweb bestelling
Bestel-identifier [id]
Bestelnummer [orderNumber]
Datum [createdAt]
Besteldatum [date_created]
Status bestelling [status]
Betaalmethode [paymentMethod]
Totaal BTW bestelling incl korting [totalTaxAmount]
Besteltotaal incl BTW en korting [totalPrice]
Besteltotaal excl BTW met korting [totalPrice] - [totalTaxAmount]
Totaal BTW bestelling zonder korting [totalTaxAmount] - [discountTaxAmount]
Besteltotaal incl BTW [price][total]
Land levering [shippingAddress][country] indien gevuld, anders [paymentAddress][country]
Aanduiding ICP De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
  • Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een ICP bestelling
  • Als het totaal aan BTW van de bestelling 0 is
  • En er geen BTW op de bestelregels staat
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Jouwweb webwinkel
  • En het land van levering is een EU land
  • Dan is het een ICP levering en anders is het geen ICP levering
Aanduiding Internationaal De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
  • Als het totaal aan BTW van de bestelling 0 is
  • En er geen BTW op de bestelregels staat
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Jouwweb webwinkel
  • En het land van levering is geen EU land
  • Dan is het een internationale levering buiten de EU en anders is het geen internationale levering buiten de EU
Uitwerking Jouwweb bestelregels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Jouwweb hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de bestelregels gaat het om type article of type [custom].
Naam veld Waarden uit Jouwweb bestelregel
Aantal [quantity]
Omschrijving [title], let op, JouwWeb werkt met een raar streepje. Dit streepje wordt vervangen door een normaal streepje.
BTW percentage [taxPercentage], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd. Als het veld taxPercentage niet in de regel bestaat dan wordt het BTW percentage [totalTaxAmount] / ([totalPrice] - [totalTaxAmount]. Ook dit percentage wordt met 100 vermenigvuldigd.
BTW bedrag in regel [totalTaxAmount]
Regelbedrag incl BTW [totalPrice]
Regelbedrag excl BTW [totalPrice] - [totalTaxAmount]
Eenheidsbedragen De regelbedragen delen door het aantal
BTW code en rekeningen Silvasoft Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Jouwweb verzendkosten. +-
Een JouwWeb bestelling kan meerdere verzendkosten-regels hebben met verschillende BTW percentages. Het kan dus gebeuren dat van de verzendkosten twee verzendregels gemaakt worden. De eerste regel zal de verzendkosten-regel zijn, de tweede regel zal toegevoegd worden aan de bestelregels.
Naam veld Waarden uit Jouwweb verzendkosten-regel
Aantal 1
Omschrijving Verzending BTW percentage <>
SKU Verzending_<>
Regelbedrag incl BTW [shippingCost], waarbij het bedrag naar rato berekend wordt over de BTW percentages in het winkelmandje.
BTW bedrag [shippingTaxAmount]. , waarbij het bedrag naar rato berekend wordt over de BTW percentages in het winkelmandje.
BTW percentage Afhankelijk van de BTW op de bestelregels
Regelbedrag excl BTW price incl BTW - BTW bedrag
BTW code en rekeningen Silvasoft Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Jouwweb kortingsregels. +-
De kortingsregels in de JouwWeb bestellingen worden relatief naar de bestelregels teruggerekend. Dit doet de koppeling om BTW percentages correct te verwerken. De velden discountAmount en discountTaxAmount uit de JouwWeb bestelling worden gebruikt.
Naam veld Waarden uit Jouwweb kortings-regel
Aantal 1
Omschrijving Korting (met btwpercentage xxx %)
Kortingsbedrag incl BTW relatieve bedrag incl BTW
Kortingsbedrag excl BTW relatieve bedrag excl BTW
BTW percentage korting BTW percentage
BTW code en rekeningen Silvasoft Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Jouwweb klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Jouwweb klant
Klant Algemeen
  • Email - [emailAddress]
  • Telnr - [phoneNumber]
  • BTW nummer - [taxNumber]
Het factuuradres staat in veld [paymentAddress] en het verzendadres in veld [shippingAddress]. De inhoud van deze velden is steeds gelijk, dus die beschrijven we niet apart.
Adres Adres-velden
  • Voornaam - [firstName]
  • Achternaam - [lastName]
  • Bedrijfsnaam - [companyName]
  • Adresregel1 - [streetAddress]
  • Postcode - [postalCode]
  • Plaats - [city]
  • Iso-landcode - [country]
  • Land - [country]

6.Day-to-day: Naar Silvasoft

Aanmaken transacties
De bestellingen uit Jouwweb worden in Silvasoft geimporteerd als facturen of bestellingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Silvasoft:

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Silvasoft debiteur gebruikt als debiteur van de Silvasoft transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Silvasoft. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Producten die nog niet in Silvasoft staan worden aan Silvsoft toegevoegd. Zij worden toegevoegd met een prijs excl BTW en het BTW percentage zoals in de bestelling staat aangegeven. Nieuwe producten worden in de categorie Webshop gezet in Silvasoft.
Let op: De producten worden alleen aangemaakt in Silvasoft. Producten in Silvasoft worden nooit gewijzigd.

De regels voor het matchen van producten tussen Jouwweb en Silvasoft kun je in deze FAQ nalezen.

Uitwerking veldniveau Silvasoft

Uitwerking op veld-niveau Silvasoft invoice +-
Silvasoft invoice
Naam Voorbeeld Opmerking
CustomerNumber 4765 Default debiteur id.
AddAsDraft false Dit kan niet aangepast worden
InvoiceReference 3894029204 Voor bestellingen: bestelnummer, op verzoek factuurnummer
InvoiceDate 09-03-2023 Voor bestellingen: besteldatum
InvoiceNotes
Invoice_InvoiceLine
ProductNumber 0293498320939 SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag.
Quantity 1 Aantal
TaxPc 21 BTW percentage
UnitPriceExclTax 24.75 Eenheidsprijs excl BTW
SubTotalInclTax 29.95 Regelprijs incl BTW
Description Openhaard Bio-ethanol gel Omschrijving
TaxCode 21.0% - BTW hoog Nederland BTW code
LedgerAccountNumber 8159 Omzetrekening
Invoice_Address
Address_Street Stationstraat straat
Address_City Amsterdam stad
Address_PostalCode 1000AA postcode
Address_Unit 12 huisnummer
Address_Type InvoiceAddress Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben.
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft bestelling +-
Naam Voorbeeld Opmerking
CustomerNumber 4765 Default debiteur id.
OrderReference 3894029204 bestelnummer, op verzoek factuurnummer.
OrderDate 09-03-2023 Besteldatum
OrderNotes
order_orderline
ProductNumber 0293498320939 SKU product, Verzendkosten, Betaalkosten, Korting of Toeslag.
Quantity 1 Aantal
TaxPc 21 BTW percentage
UnitPriceExclTax 24.75 Eenheidsprijs excl BTW
SubTotalInclTax 29.95 Regelprijs incl BTW
Description Openhaard Bio-ethanol gel Omschrijving
TaxCode 21.0% - BTW hoog Nederland BTW code
LedgerAccountNumber 8159 Omzetrekening
Invoice_Address
Address_Street Stationstraat straat
Address_City Amsterdam stad
Address_PostalCode 1000AA postcode
Address_Unit 12 huisnummer
Address_Type InvoiceAddress Kan als waarde InvoiceAddress of ShippingAddress hebben.
Uitwerking op veld-niveau Silvasoft product +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Artikel nummer [articleNumber] Als er een productId wordt meegegeven. Articlenumber -> productId
Categorie naam [CategoryName]
CategoryCreateIfMissing true
EAN [eannumber]
Nieuwe naam [Name]
Nieuwe verkoopprijs [priceExcl]
VoorraadUpdateMode Absolute
NieuweVoorraadAantal [stock]
NieuweBTWPercentage [BTWpercentage]

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Jouwweb webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Silvasoft.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.