1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed eCom en AFAS.

De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de Lightspeed eCom webwinkel worden automatisch doorgezet naar bestellingen of financiele boekingen in AFAS. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is mogelijk om betaalde bestellingen uit de webwinkel door te zetten of facturen.

Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Lightspeed eCom Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe vlak en het witte tandwieltje rechtsboven. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.

De proefperiode voor de koppeling is 30 dagen.

Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in AFAS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed eCom en in de FAQ voor AFAS.

Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.

Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.

Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling of factuur uit de Lightspeed eCom webwinkel wordt doorgezet naar een AFAS bestelling of financiele boeking.

De koppeling werkt met webhooks vanuit de Lightspeed eCom webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar AFAS, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Lightspeed eCom bestelling of factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed eCom bestelling / factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de bestel / factuurregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling / factuur een ICP verkoop dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in AFAS bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Doorzetten bestellingen of facturen
Het doorzetten van een Lightspeed eCom bestelling of factuur naar AFAS gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de default debiteur in AFAS aanwezig is. Zo nee dan geeft de koppeling een foutmelding
  2. Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Lightspeed eCom bestelling of factuur al in AFAS aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
  3. De AFAS bestelling of financiele boeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van AFAS is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De Lightspeed eCom bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft AFAS een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: Afas Sleutel en connectoren

Om de connectie werkend te krijgen dient er in de Afas Administratie een AppConnector te worden aangemaakt. De AppConnector dient gevuld te worden met GetConnectoren en UpdateConnectoren.

Stap 0: Aanmaken gebruikersgroep en speciale gebruiker

Afas adviseert je om voor de koppeling een aparte gebruikersnaam en gebruikersgroep aan te maken.

  1. Het aanmaken van een aparte gebruikersgroep loopt via Algemeen > Beheer > Autorisatie tool
  2. Maak de nieuwe gebruikersgroep aan via Groep > Nieuw en vul de gegevens in
  3. Systeemgebruiker aanmaken en in groep plaatsen
    • Ga naar Gebruiker > Nieuwe systeemgebruiker
    • Vul de gebruikersnaam en omschrijving in.
    • Klik op: Volgende.
    • Profit Windows moet uitgevinkt zijn.
    • Voltooi de wizard. Je hoeft geen e-mailadres en UPN in te vullen.
    • Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
    • Selecteer de gebruikersgroep die je bij stap 1 hebt aangemaakt.
    • Ga naar het tabblad: Gebruikers in groep.
    • Klik op Nieuw.
    • Vink de connector-gebruiker aan.
    • Klik op: Ok.
    • Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.
    • Zie ook https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Auth_Group_Add.htm

Stap 1: Aanmaken AppConnector

Om de AppConnector aan te maken login je in op de Profit-omgeving en ga je naar Algemeen > Beheer > AppConnector

Je vult een duidelijke omschrijving in voor de AppConnector en geeft een gebruikersgroep. Afas-gebruikers in die gebruikersgroep kunnen de connector gebruiken.

Daarna klik je op Voltooien.

De AppConnector opent. Het vinkje bij Geblokkeerd staat ingevuld. Verwijder dit vinkje.

Stap 2: Toevoegen GetConnectoren

De GetConnectoren stellen wij beschikbaar als zip-bestand. Je kunt dit bestand hier downloaden: https://www.webwinkelfacturen.nl/afas_getconnectors.zip

Het zip-bestand pak je uit op je eigen computer.

Daarna ga je naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector en klik je op importeren

Je kunt de GetConnectoren een-voor-een importeren. Daarna kun je ze toevoegen aan de AppConnector. Als je in een browser werkt kun je de GetConnectoren uploaden naar je tijdelijke Afas schijf via de streepjes bovenaan het scherm en het upload-rondje.

Stap 3: Toevoegen UpdateConnectoren

Ga naar de optie UpdateConnectoren en klik op Nieuw om een nieuwe UpdateConnector toe te voegen. We adviseren je deze connectoren toe te voegen:

  1. FbItemArticle - voor het toevoegen van producten
  2. FiEntries - voor het toevoegen van Financiele mutaties
  3. FbSales - voor het toevoegen van bestellingen
  4. KnSalesRelationOrg - voor het toevoegen van klant-organisaties
  5. KnSalesRelationPer - voor het toevoegen van klant-relaties

Stap 4: Toevoegen gebruikerstokens

Via tab Gebruikerstoken kun je een code genereren waarmee je de connectie met de Afas omgeving kunt toestaan. Je klikt op Nieuw om een nieuwe gebruikerstoken aan te maken.

Selecteer de gebruiker en geef een omschrijving. Voor 1 gebruiker kun je meerdere tokens aanmaken.

Er komt nu een scherm met een speciale code. Sla deze code zorgvuldig op. Deze code heb je tijdens de configuratie van de koppeling nodig op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Let op, je hebt de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.

Als je via de browser werkt kun je weer via de bovenkant van het scherm de code kopieren. Dat scheelt een hoop overtik werk en voorkomt fouten.

 

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen Lightspeed eCom en afas installeer je via de Appstore van Lightspeed. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.

Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met AFAS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie AFAS administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Indien je BTW wil boeken afhankelijk van het leveringsland dan dien je hiervoor in Lightspeed Tax Overrides aan te maken. De koppeling haalt deze Tax Overrides op en zij kunnen geconfigureerd worden via tab Configuratie van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie AFAS
De authenticatie met AFAS loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij AFAS voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je AFAS account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met AFAS gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere AFAS gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Instellingen AFAS
Voor het gebruik van AFAS selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de betaalconditie is voor nieuwe debiteuren. Per koppeling is 1 betaalconditie mogelijk.



Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in AFAS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Default worden de BTW tarieven uit de Lightspeed eCom webwinkel opgehaald en in het overzicht getoond. Wil je de instellingen liever doen met standaard BTW percentages dan kan dat, door bij Contract-instellingen de optie BTW Standaard te selecteren. Het voordeel is dat alle EU landen dan standaard in de lijst worden vermeld. Het is dan niet nodig een land aan te lijst toe te voegen als je een nieuw EU verkoop-land toevoegt in de webwinkel. Je hoeft in de lijst alleen de Europese BTW percentages te configureren van de landen die je in de webwinkel hebt ingericht.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



 

5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed

Doorzetschema: Deze koppeling is een real-time koppeling. Het is mogelijk om de betaalde bestellingen uit je Lightspeed eCom door te zetten of de facturen. Betaalde bestellingen worden doorgezet zodra de bestelling in de webwinkel op betaald wordt gezet. Facturen worden doorgezet zodra ze worden aangemaakt.

Credit-facturen: Bij de keuze voor facturen zal de koppeling ook de credit-facturen doorzetten. Bij doorzetten van de betaalde bestellingen worden credit-facturen niet meegenomen.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling doet een controle op de geldigheid van BTW nummers.

BTW berekening: Wil je de BTW doorzetten op basis van landcodes definieer dan in de Lightspeed webwinkel de taxoverrides. De koppeling zal deze instellingen uitlezen zodat ook op BTW percentage / landcode gekoppeld kan worden.

6.Day-to-day: Naar Afas

Deze gegevens worden doorgezet naar AFAS:
Financiele boekingen

  • Paragraaf:
    • Jaar besteldatum Lightspeed eCom bestelling of factuur
    • Maand besteldatum Lightspeed eCom bestelling of factuur
    • Administratie - Per koppeling is 1 administratie mogelijk
    • Dagboek
    • AFAS kent de factuurnummers toe (default) - op aanvraag aan te passen naar het bestelnummer (default) of factuurnummer
  • Totaalregel:
    • AFAS debiteur-id
    • Datum: besteldatum
    • Omschrijving: Lightspeed eCom bestelnummer
    • Betalingskenmerk: Lightspeed eCom bestelnummer/factuurnummer
    • Boekstuknummer: Lightspeed eCom bestelnummer (default) of factuurnummer
    • Bedrag: Totaalprijs incl BTW - debet
    • Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer (default) of factuurnummer
  • Detailregel - Omzet:
    • Omzetrekening
    • Boekstuknummer: Lightspeed eCom bestelnummer (default) of factuurnummer
    • Datum: besteldatum
    • Regelprijs excl BTW - credit
    • Naam in de bestelling of factuur regel
    • BTW code
    • Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer (default) of factuurnummer
  • Detailregel - BTW:
    • BTW rekening
    • Boekstuknummer: Lightspeed eCom bestelnummer (default) of factuurnummer
    • besteldatum
    • Omschrijving: BTW - Naam in de bestelling of factuur regel - Bedrag excl BTW
    • BTW bedrag - credit
    • Als AFAS niet het factuurnummer bepaalt - bestelnummer (default) of factuurnummer
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is.

Bestelling

    Paragraaf
    • Omschrijving: Lightspeed eCom bestelnummer (default) of factuurnummer
    • Datum: Lightspeed eCom besteldatum
    • AFAS debiteur-id
    • Administratie - Per koppeling ligt de administratie vast
    • Valuta: Wordt niet doorgezet
    • Totaalprijs incl BTW
    • Betalingskenmerk: Lightspeed eCom bestelnummer
    • Opmerking - indien aanwezig
  • Bestelregel:
    • Omschrijving
    • Grootboekrekening
    • Aantal
    • Productcode
    • Eenheidsprijs excl / incl BTW - zoals ingesteld op het dashboard

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze AFAS debiteur gebruikt als debiteur van de AFAS bestelling of financiele boeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan AFAS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar AFAS bestellingen incl producten zullen producten die nog niet in AFAS staan worden toegevoegd. De koppeling maakt hierbij gebruik van de BTW instellingen zoals die zijn ingesteld voor de koppeling. Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.

De regels voor het matchen van producten tussen Lightspeed eCom en AFAS kun je in deze FAQ nalezen.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je Lightspeed eCom webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar AFAS.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen of facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/69/afas.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.