1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed eCom en Asperion.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de Lightspeed eCom webwinkel worden automatisch doorgezet naar facturen of verkoopboekingen in Asperion. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is mogelijk om betaalde bestellingen uit de webwinkel door te zetten of facturen. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Lightspeed eCom bestellingen of facturen door te zetten naar Asperion. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor deze optie worden extra kosten in rekening gebracht.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Asperion, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed eCom en in de FAQ voor Asperion.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Lightspeed eCom Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe vlak en het witte tandwieltje rechtsboven. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.

Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.

De proefperiode voor de koppeling is 30 dagen.

Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.

Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.

Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling of factuur uit de Lightspeed eCom webwinkel wordt doorgezet naar een Asperion factuur of verkoopboeking.

De koppeling werkt met webhooks vanuit de Lightspeed eCom webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar Asperion, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen of facturen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Lightspeed eCom bestelling of factuur uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed eCom bestelling / factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de bestel / factuurregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling / factuur een ICP verkoop dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Asperion bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf betalingen
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.

Doorzetten bestellingen of facturen
Het doorzetten van een Lightspeed eCom bestelling of factuur naar Asperion gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Asperion aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar Asperion facturen incl producten wordt gecontroleerd of de producten uit de Lightspeed eCom bestelling of factuur al in Asperion aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd aan Asperion.
  3. De Asperion factuur of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Doorzetten betaling
Omdat de koppeling de Asperion factuur voor de Lightspeed eCom verkoop heeft aangemaakt is de Asperion factuur bekend. De betaalboeking wordt voor deze factuur aangemaakt en doorgezet naar Asperion. Let op: De factuur in Asperion moet verwerkt zijn. De betaalboeking kan niet worden doorgezet als de factuur nog status concept heeft.

Controle achteraf
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Asperion is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De Lightspeed eCom bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Asperion een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Asperion verderop in de handleiding.

3.Nodig: Asperion connectie

De connectie met Asperion loopt via OAuth. Je kunt deze connectie gemakkelijk leggen via de tab Configuratie op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. In de volgende sectie staat hier een plaatje van.

Lees meer Nodig Asperion.nl ....
Lees minder Nodig Asperion.nl ....

Indien je door wilt zetten naar Asperion facturen incl producten dan zal de koppeling een product toevoegen als het product nog niet bestaat. De koppeling zal voor zover mogelijk de omzetrekeningen gebruiken die via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl zijn ingesteld, maar het kan gebeuren dat de omzetrekening niet te bepalen valt.

In die situatie zal de koppeling een default Verkoopsoort SHOPORDER gebruiken. Zorg dat deze Verkoopsoort beschikbaar is in je Asperion account. Onderstaand plaatje laat zien hoe je de Verkoopsoort SHOPORDER kunt toevoegen.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen Lightspeed eCom en asperion installeer je via de Appstore van Lightspeed. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met Asperion. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Asperion administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. De configuratie zelf.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Asperion
De authenticatie met Asperion loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Asperion voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Asperion account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Asperion gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Asperion gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Instellingen Asperion
Voor het gebruik van Asperion selecteer je een administratie binnen je account.

Je kunt ook een betalingsconditie instellen voor nieuwe debiteuren. Per koppeling is 1 betaalconditie mogelijk en het instellen van een betaalconditie is verplicht.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Asperion. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Default toont de koppeling een vaste lijst met BTW tarieven per EU land. Deze vaste lijst kun je configureren. Als je OSS levert dan kun je gemakkelijk de lijst aanpassen met het juiste BTW percentage per land. Wil je liever de BTW tarieven uit je webwinkel gebruiken dan kun je dit aanpassen bij de contractinstellingen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Asperion administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in Asperion.

Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Asperion. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid (meer) om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed

Doorzetschema: Deze koppeling is een real-time koppeling. Het is mogelijk om de betaalde bestellingen uit je Lightspeed eCom door te zetten of de facturen. Betaalde bestellingen worden doorgezet zodra de bestelling in de webwinkel op betaald wordt gezet. Facturen worden doorgezet zodra ze worden aangemaakt.

Credit-facturen: Bij de keuze voor facturen zal de koppeling ook de credit-facturen doorzetten. Bij doorzetten van de betaalde bestellingen worden credit-facturen niet meegenomen.
Betalingen (indien geactiveerd)
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Lightspeed eCom bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar Asperion. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar Asperion. Het controleren van betalingen op Lightspeed eCom bestellingen of facturen wordt niet real-time uitgevoerd, maar zes keer per dag.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling doet een controle op de geldigheid van BTW nummers.



Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Lightspeed eCom bestelling. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens.
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
Bestel-identifier [id]
Bestelnummer [ordernumber_full]
Affiliatenummer Dit moet apart door de merchant aangevraagd worden. Het veld [comment] wordt hiervoor gebruikt.
Klantnummer [customer][resource][id], deze wordt niet gebruikt
Bestel- en boekdatum [createdAt]
ICP aanduiding Een bestelling is een ICP bestelling als:
  • Het veld [taxRate] op alle regels de waarde 0 heeft
  • EN de merchant geen marge heeft ingesteld in het contract
  • EN de [shipmentTaxRate] en [paymentTaxRate] de waarde 0 hebben
  • EN Het leverland een EU land is en ongelijk is aan het land van de webwinkel
Internationale aanduiding Een bestelling is een internationale bestelling als:
  • Het veld [taxRate] op alle regels de waarde 0 heeft
  • EN de merchant geen marge heeft ingesteld in het contract
  • EN de [shipmentTaxRate] en [paymentTaxRate] de waarde 0 hebben
  • EN Het leverland een land buiten de EU is.
Bestelstatus [status]
Betaalstatus [paymentStatus]
Betaalmethode [paymentTitle]
Betaalmethode-id [paymentId]
Totaalbedragen excl BTW [priceExcl]
Totaalbedragen incl BTW [priceIncl]
Totaal BTW Totaal incl - Totaal excl
Totaalkortingen incl of excl BTW De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included]
Totaal kortingen 0
Uitwerking Lightspeed eCom bestelregels. +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
BTW percentage [taxRate] * 100
Naam product De naam van het product wordt als volgt bepaald
  • Als veld [variantTitle] leeg is of de waarde default bevat dan [productTitle]
  • Als veld [productTitle] voorkomt in [variantTitle] dan [variantTitle]. Voorbeeld [productTitle] is Sokken rood en [variantTitle] is Sokken rood - mt 36. In dat geval wordt Sokken rood - mt 36 gebruikt als naam product.
  • In alle andere gevallen [productTitle] [variantTitle]
SKU [sku]
Ean [ean]
Productcode [articleCode]
Aantal [quantityOrdered]
Korting excl / incl BTW [discountExcl] / [discountIncl]
Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePriceExcl] / [basePriceIncl] * aantal
Regelbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePriceExcl] / [basePriceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl] delen door het aantal
Rekeningen en BTW codes uit Asperion Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet.
Uitwerking Lightspeed eCom verzendkosten. +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
Naam Verzendkosten [shipmentTitle]
BTW percentage [shopmentTaxRate] * 100
Verzendkosten incl of excl BTW zonder korting [shipmentBasePriceExcl] / [shipmentBasePriceIncl]
Korting Verzendkosten incl of excl BTW [shipmentDiscountExcl] / [shipmentDiscountIncl]
Verzendkosten incl of excl BTW met korting [shipmentBasePriceExcl] / [shipmentBasePriceIncl] minus [shipmentDiscountExcl] / [shipmentDiscountIncl]
Rekeningen en BTW codes uit Asperion Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor verzendkosten is shipping / verzendkosten.
Uitwerking Lightspeed eCom betaalkosten. +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
Naam Betaalkosten [paymentTitle]
BTW percentage [paymentTaxRate]
Betaalkosten incl en excl BTW [paymentBasePriceExcl] / [paymentBasePriceIncl]
Rekeningen en BTW codes uit Asperion Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor betaalkosten is payment / betaalkosten.
Uitwerking Lightspeed eCom betalingen +-
Wordt alleen ingevuld voor betaalde bestellingen. Het vinden van de betalingen gebeurt op basis van het Embedded array bij de bestelling. Dit embedded array staat in [events][resource][embedded]. Dit embedded array heeft zgn [events] en de koppeling zoekt naar het betaal-event bij de bestelling. Dit event wordt gekenmerkt door:
  • [message] met waarde paid en
  • [type] met waarde order.
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
Betaal-identifier [id]
Betaalmethode-identifier [paymentId]
Betaalmethode [paymentTitle]
Betaaldatum [createdAt] waarbij de T vervangen wordt door een spatie
Bestelid [id]
Bestelnummer [number]
Amount [priceIncl], let op van de bijbehorende factuur bij de bestelling als die er is, en anders van de bestelling zelf
Status paid
Transactie-id [comment]
Uitwerking Lightspeed eCom klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
Voornaam [first_name]
Achternaam [last_name]
Bedrijfsnaam [companyName]
Telefoonnummer [phone]
KvK nummer [companyCoCnumber], er vindt hier een opschoon-actie plaats
Adresregel 1 [addressBillingStreet] [addressBillingNumber] [addressBillingExtension]
Adresregel 2 [addressBillingStreet2]
Postcode [addressBillingZipcode]
Plaats [addressBillingCity]
Land [addressBillingCountry][code], en op basis van die code wordt de naam bepaald
Iso-land [addressBillingCountry][code]
Verzendadres Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [addressShipping] ipv [addressBilling]
BTW nummer [companyVatNumber] - deze wordt gecontroleerd op correctheid
Emailadres [email]


Uitwerking veldniveau facturen
Uitwerking Lightspeed eCom facturen. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van facturen. De debiteuren uit de factuur worden op dezelfde manier gelezen als voor bestellingen. De velden staan hierboven.
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom factuur
Factuur-identifier [id]
Factuurnummer [number]
Bestel-identifier [id] van de bestelling die bij de factuur hoort
Affiliatenummer Dit moet apart door de merchant aangevraagd worden. Het veld [comment] wordt hiervoor gebruikt.
Factuurdatum [createdAt]
ICP aanduiding Een bestelling is een ICP bestelling als:
  • Het veld [taxRate] op alle regels de waarde 0 heeft
  • EN de merchant geen marge heeft ingesteld in het contract
  • EN de [shipmentTaxRate] en [paymentTaxRate] de waarde 0 hebben
  • EN Het leverland een EU land is en ongelijk is aan het land van de webwinkel
Internationale aanduiding Een bestelling is een internationale bestelling als:
  • Het veld [taxRate] op alle regels de waarde 0 heeft
  • EN de merchant geen marge heeft ingesteld in het contract
  • EN de [shipmentTaxRate] en [paymentTaxRate] de waarde 0 hebben
  • EN Het leverland een land buiten de EU is.
Betaalstatus [paymentStatus]
Betaalmethode [paymentTitle]
Betaalmethode-id [paymethodId]
Totaalbedragen incl of excl BTW [priceIncl] en [priceExcl]
Totaal BTW [priceIncl] - [priceExcl]
Uitwerking Lightspeed eCom debiteur+-
Vergelijkbaar met ophalen klantgegevens uit de bestelling, zie hierboven.
Uitwerking Lightspeed eCom factuurregels. +-
De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan product of custom worden als factuurregels aangemerkt. Deze factuurregels worden een-voor-een behandeld.
Naam veld Waarden uit de Lightspeed eCom factuurregel
BTW percentage [taxRate] * 100
Naam product De naam van het product wordt als volgt bepaald
  • Als het type van de regel custom is dan is de omschrijving gelijk aan [title] [variant]
  • Als het type van de regel product is:
  • Als veld [variant] leeg is of de waarde default bevat dan [title]
  • Als veld [title] voorkomt in [variant] dan [title].
  • In alle andere gevallen [title] [variant]
SKU [sku]
Ean [ean]
Productcode [articleCode]
Aantal [quantity]
Korting excl / incl BTW [discountExcl] / [discountIncl]
Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePiceExcl] / [basePriceIncl] * [quantity]
Regelbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePriceExcl] / [basePriceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl] delen door [quantity]
Rekeningen en BTW codes uit Asperion Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor factuurregels is turnover / omzet.
Uitwerking Lightspeed eCom verzendkosten. +-
De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan shipment. De koppeling verwacht maximaal 1 verzendregel.
Naam veld Waarden uit de Lightspeed eCom verzendregel
BTW percentage [taxRate] * 100. Als het BTW percentage 0 is dan wordt gekeken of het BTW percentage bepaald kan worden uit [basePriceIncl] en [basePriceExcl]
Naam Verzendkosten [variant]
Aantal 1
Korting excl / incl BTW [discountExcl] / [discountIncl]
Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePiceExcl] / [basePriceIncl]
Regelbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePriceExcl] / [basePriceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl]
Rekeningen en BTW codes uit Asperion Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor verzendregels is shipment / verzendkosten.
Uitwerking Lightspeed eCom betaalkosten +-
De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan payment. De koppeling verwacht maximaal 1 betaalregel.
Naam veld Waarden uit de Lightspeed eCom betaalregel
BTW percentage [taxRate] * 100. Als het BTW percentage 0 is dan wordt gekeken of het BTW percentage bepaald kan worden uit [basePriceIncl] en [basePriceExcl]
Naam Betaalkosten [variant]
Aantal 1
Korting excl / incl BTW [discountExcl] / [discountIncl]
Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePiceExcl] / [basePriceIncl]
Regelbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting [basePriceExcl] / [basePriceIncl]
Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting [priceExcl] / [priceIncl]
Rekeningen en BTW codes uit Asperion Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor betaalregels is payment / betaalkosten.
Uitwerking Lightspeed eCom betalingen +-
Velden betalingen - op aanvraag
Vergelijkbaar met het ophalen van de betalingen uit de bestelling, zie hierboven.

6.Day-to-day: Naar Asperion

Aanmaken transacties
Voor bestellingen of facturen in Lightspeed eCom kunnen in Asperion verkoopboekingen of facturen worden aangemaakt. Default zijn facturen. Zet je liever naar verkoopboekingen door dan kun je dit instellen op het dashboard, tab Configuratie. Bij het doorzetten naar facturen in Asperion boekt de koppeling op de producten in Asperion. Bij het doorzetten naar verkoopboekingen gebeurt dat niet.
De facturen worden in Asperion altijd aangemaakt met status concept. Het is helaas niet mogelijk de facturen in Asperion op betaald te zetten.

Aanmaken betalingen
Voor bestellingen of facturen in Lightspeed eCom worden in Asperion betaaltransacties aangemaakt. De betaaltransactie bestaat uit twee regels, één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende factuur. Om een betaaltransactie aan te maken dient de bijbehorende factuur dus al in Asperion te staan.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Asperion debiteur gebruikt als debiteur van de Asperion factuur of verkoopboeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Asperion. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Dit is alleen van toepassing bij het doorzetten naar Asperion facturen. Bij het aanmaken van een nieuw product zal de koppeling waar mogelijk, gebruik maken van de omzetrekening die is ingesteld in het dashboard. Als de omzetrekening niet bepaald kan worden dan worden de producten van een default verkoopsoort SHOPORDER voorzien. Zorg dus dat deze verkoopsoort in je Asperion account aanwezig is. Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.

Bij het doorzetten naar Asperion facturen zullen de producten in de verkoopregels worden opgezocht in Asperion. Bij het boeken op Asperion facturen zal de SKU van het Asperion product worden meegegeven in de regels van de Asperion factuur. Er wordt geen aparte omzetrekening meegegeven in de Asperion factuurregels, want die omzetrekening staat al bij het product in Asperion. Dit betekent dat als een product nog niet aanwezig is in Asperion de koppeling dit product zal aanmaken met een omzetrekening uit de instellingen.
De regels voor het matchen van producten tussen Lightspeed eCom en Asperion kun je in deze FAQ nalezen.


Uitwerking veldniveau aanmaken Asperion factuur / verkooptransactie
Uitwerking factuur of verkooptransactie +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het aanmaken van een factuur of verkooptransactie.
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
Datum orderdate
Klantnummer [debtorcode] uit Asperion
Betreft / Referentie Dit veld wordt samengesteld uit het bestelnummer en/of (credit) factuurnummer
  • Bestelnummer
  • Als het factuurnummer bekend is wordt / factuurnummer toegevoegd
  • Als er een credit-factuurnummer bekend is dan wordt / credit-factuurnummer toegevoegd
  • Als er een affiliatenummer bekend is dan wordt # affiliatenummer toegevoegd
Bedrijf - factuur Bedrijfsnaam in het factuuradres
Ter attentie van - factuur Voornaam Achternaam in het factuuradres
Adres - factuur Factuuradres huisnummer in het factuuradres
Postcode - factuur Postcode in het factuuradres, max lengte 10
Plaats - factuur Plaats in het factuuradres
Landcode - factuur Landcode in het factuuradres
Bedrijf - verzending Bedrijfsnaam in het verzendadres
Ter attentie van - verzending Verzending voornaam verzending achternaam in het verzendadres
Adres - verzending Verzendadres huisnummer in het verzendadres
Postcode - verzending Postcode in het verzendadres, max lengte 10
Plaats - verzending Plaats in het verzendadres
Landcode - verzending Landcode in verzendadres
Betaalconditie Betalingsvoorwaarde
Betaalmethode
  • Bepaal de schone betaalmethoden , dus zonder _ en - ,in kleine letters
  • Zoek in de betaalmethoden van de merchant naar de betaalmethode in Asperion
  • Indien gevonden retourneer deze, anders wordt de betaalmethode niet meegeven
regels
  • Aantal
  • Eenheidsprijs excl. BTW
  • Regelprijs excl. BTW
  • Bookingstype: G of A
  • Productomschrijving
  • BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
  • Grootboekrekening - zoals ingesteld op het dashboard
Uitwerking factuurregels producten, verzend- en betaalkosten en toeslagen +-
Voor de verschillende onderdelen van de bestelling worden aparte regels gemaakt. Voor een bestelling met vijf afzonderlijke producten en verzendkosten komen (5 + 1 =) zes regels in de Asperion factuur. Heeft de bestelling vijf afzonderlijke producten en twee toeslagen dan heeft de Asperion factuur (5 + 2 =) zeven regels.
Naam veld Waarde
Type boeking Wordt als volgt berekend:
  • Als de merchant facturen doorzet EN het product in Asperion gevonden kan worden dan is het boekings-type A (Article). Dit type komt meestal voor in de productregels van de verkoop.
  • Als de merchant verkooptransacties aanmaakt in Asperion of het product niet in Asperion staat dan is het boekings-type G (Grootboekrekening). Dit type komt meestal voor in regels voor verzendkosten, toeslagen etc.
SKU Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A.
Omschrijving name of description uit de regel
Aantal quantity
Eenheidsprijs De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
  • Als de merchant BTW incl in het contract heeft staan dan is de eenheidprijs is de prijs incl BTW uit de bestelling of factuur. In de regel wordt aangegeven dat het om een bedrag incl BTW gaat via het veld [unitPriceIncludingVat].
  • Zo niet dan is de eenheidprijs de prijs excl BTW uit de bestelling of factuur. In dit geval wordt ook de regelprijs excl BTW meegegeven in het veld [amount].
BTW-code Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard
Omzetrekening Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is.
Uitwerking factuurregels korting +-
Het gaat hier om kortingen op de gehele bestelling die naar rato zijn toegekend aan de BTW percentages op de regels.
Naam veld Waarde
Type boeking G, dit is een kortingsregel
SKU Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A.
Omschrijving name of description uit de regel
Aantal Quantity
Eenheidsprijs De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
  • Als de merchant BTW incl in het contract heeft staan dan is de eenheidprijs is de kortingsprijs incl BTW uit de bestelling of factuur. In de regel wordt aangegeven dat het om een bedrag incl BTW gaat via het veld [unitPriceIncludingVat].
  • Zo niet dan is de eenheidprijs de kortingsprijs excl BTW uit de bestelling of factuur. In dit geval wordt ook de kortingsprijs excl BTW meegegeven in het veld [amount].
BTW-code Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard
Omzetrekening Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is.
Uitwerking betaling +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het aanmaken van een betaling.
Naam veld Waarde Opmerking
Datum 2023-08-01 Huidige datum
Dagboek 40 Memo-dagboek
Omschrijving Betaal-identifier - factuurnummer Nummer van de Asperion factuur
Transactie-regels
Regel betaalinformatie
  • Betaaldatum
  • Identifier betaling
  • Bedrag
  • BTW bedrag
  • Tussenrekening betaling
Het BTW bedrag is 0
Regel Asperion factuur
  • Factuurdatum
  • Identifier debiteur
  • Identifier factuur
  • Factuurnummer factuur
  • Nummer debiteuren-rekening
  • Negatief betaalbedrag
Uitwerking veldniveau klant +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
Naam firstname lastname, max lengte 50
Telefoonnummer telnr, max lengte 15
Plaats city
Adres address housenumber
Postcode zipcode, max lengte 10
Landcode isocountry
BTW nummer BTW nummer
Emailadres email
Betaalconditie paymentcondition
Uitwerking veldniveau product +-
Naam veld Waarden uit Lightspeed eCom bestelling
SKU articlekey volgens de logica SKU, EAN, artikelcode
Description description, max lengte 100
Bijhouden voorraad artikel true, kan niet aangepast worden
Vaste verkoopprijs 0, kan niet aangepast worden
Grootboekrekening omzetrekening
Datum toevoegen Huidige datum Y-m-d
Datum gewijziigd Huidige datum Y-m-d

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je Lightspeed eCom webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Asperion.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen of facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.