1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed eCom en e-Boekhouden.
De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de Lightspeed eCom webwinkel worden automatisch doorgezet naar mutaties of facturen in e-Boekhouden. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is mogelijk om betaalde bestellingen uit de webwinkel door te zetten of facturen. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Lightspeed eCom bestellingen of facturen door te zetten naar e-Boekhouden. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.
Installeren koppeling
Je installeert deze koppeling vanuit de Lightspeed eCom Appstore. Als je de categorie Boekhouding selecteert, komen onze apps vanzelf tevoorschijn. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe vlak en het witte tandwieltje rechtsboven. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren. Bij het activeren word je automatisch door de configuratieschermen geleid.
Belangrijk: Is de koppeling eenmaal geinstalleerd, log dan altijd in op het dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl, en niet vanuit de appstore.
De proefperiode voor de koppeling is 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in e-Boekhouden, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed eCom en in de FAQ voor e-Boekhouden.
Uitschakelen koppeling
Indien je de koppeling wilt beeindigen kan dat eenvoudig door de app in je backend te verwijderen uit de appstore.
Stap je over naar een ander boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? Dan kun je de nieuwe app vanuit de appstore in je backend installeren. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van de oude koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Stap je over naar een ander webwinkelsysteem? Via onze koppelingen-pagina kun je zien of je deze vanuit de desbetreffende appstore installeert, of dmv een installatie-link.
Is de installatie gelukt, maar zie je in het dashboard van de koppeling nog wel de oude licentiesleutel staan als je op het dropdown pijltje naast de sleutel klikt (terwijl die app/sleutel wel is verwijderd)? Stuur ons dan een e-mail met het verzoek de oude sleutel te verwijderen.
2.Hoe de koppeling werkt
Een bestelling of factuur uit de Lightspeed eCom webwinkel wordt doorgezet naar een e-Boekhouden mutatie of factuur. Standaard zet de koppeling door naar mutaties. De optie facturen kun je aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl.
De koppeling werkt met webhooks vanuit de Lightspeed eCom webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar e-Boekhouden, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard.
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Lightspeed eCom bestelling of factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed eCom bestelling / factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de bestel / factuurregels plus het bedrag aan verzendkosten.
- Is de bestelling / factuur een ICP verkoop dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in e-Boekhouden bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.
Controle vooraf betaling
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.
Het doorzetten
Het doorzetten van een Lightspeed eCom bestelling of factuur naar e-Boekhouden gebeurt in drie stappen:
- De klant-gegevens naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer.
- a) Bij de optie e-Boekhouden mutaties geeft de koppeling alle debiteur-gegevens mee en verwerkt e-Boekhouden zelf de debiteur.
- b) Bij de optie facturen kijkt de koppeling eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Matching van debiteuren tussen Lightspeed eCom en e-Boekhouden vindt plaats op emailadres.
- Producten Bij de optie facturen controleert de koppeling eerst of een product al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo niet dan wordt het product toegevoegd. Matching vindt plaats op Lightspeed eCom SKU en e-Boekhouden ArtikelCode.
- De e-Boekhouden transactie (mutatie, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling de OpenPosten lijst binnen e-Boekhouden om te kijken of de betaling gekoppeld kan worden aan een openstaande mutatie. Zo niet dan wordt de betaling niet doorgezet. De koppeling controleert 3 dagen daarna of de openstaande post inmiddels verschenen is. Mocht de openstaande post later binnen komen dan kan de betaling alsnog doorgezet worden via de blauwe Verwerk knop bij tab Fouten op het dashboard.
Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van e-Boekhouden is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De Lightspeed eCom bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft e-Boekhouden een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
3.Nodig: e-Boekhouden.nl codes
Om de koppeling met e-Boekhouden.nl te leggen zijn er speciale codes nodig. Deze zijn:
- Een gebruikersnaam
- Beveiligingscode 1
- Beveiligingscode 2
De gebruikersnaam is de gebruikersnaam waarmee je inlogt. De beveiligingscode vind je bij de Instellingen. Ga naar Beheer > Instellingen > Webwinkelfacturen. Je ziet dan de twee beveiligingscodes staan. Deze codes vul je in de volgende stap in.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
De koppeling tussen Lightspeed eCom en eboekhouden installeer je via de Appstore van Lightspeed. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.
Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met e-Boekhouden. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie e-Boekhouden administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Indien je BTW wil boeken afhankelijk van het leveringsland dan dien je hiervoor in Lightspeed Tax Overrides aan te maken. De koppeling haalt deze Tax Overrides op en zij kunnen geconfigureerd worden via tab Configuratie van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie e-Boekhouden.nl
Het rode bolletje en de rode Connect knop bij e-Boekhouden op het Configuratie-scherm geeft aan dat de connectie met e-Boekhouden nog niet geldig is. Om de connectie te activeren klik je op de rode Connect knop. Je ziet dan een scherm met daarin de velden voor een gebruikersnaam en twee beveiligingscodes. Hier vul je de gebruikersnaam en de twee beveiligingscodes in die je in de vorige sectie hebt bepaald.
Factuurlayout
Voor e-Boekhouden facturen moet een factuursjabloon worden meegegeven. Helaas kan de koppeling de factuursjablonen in de e-Boekhouden administratie niet ophalen. Daarom gebruikt de koppeling als default de naam Factuursjabloon. Wil je een ander factuursjabloon gebruiken dan kun je de naam van het sjabloon invullen als je op Wijzigen klikt.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in e-Boekhouden. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Default worden de BTW tarieven uit de Lightspeed eCom webwinkel opgehaald en in het overzicht getoond. Wil je de instellingen liever doen met standaard BTW percentages dan kan dat, door bij Contract-instellingen de optie BTW Standaard te selecteren. Het voordeel is dat alle EU landen dan standaard in de lijst worden vermeld. Het is dan niet nodig een land aan te lijst toe te voegen als je een nieuw EU verkoop-land toevoegt in de webwinkel. Je hoeft in de lijst alleen de Europese BTW percentages te configureren van de landen die je in de webwinkel hebt ingericht.
OSS-instellingen
Indien jullie te maken hebben met OSS - nieuwe regelgeving vanaf 1 juli 2021 - dan kan die via als volgt ingesteld worden.
Maak je gebruik van de NL BTW tarieven, dan blijft gelden:
- in de kolom BTW Code de BTW code met het betreffende percentage
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten
- de kolom BTW-rekening heeft in dit geval geen functie
Reken je in de webwinkel met BTW percentages van het afleverland vul dan het volgende in:
Per EU land, behalve NL
- in de kolom BTW code de BTW code BTW_OSS
- in de kolom BTW rekening een Balansrekening voor de af te dragen BTW in het betreffende land
- in de kolom omzetrekening een omzetrekening voor de netto-omzet, de betaal- en verzendkosten
Alleen bij gebruik van BTW code BTW_OSS, zal de boeking plaatsvinden aan de hand van de ingestelde BTW rekening in de Configuratie.
Bij de andere codes wordt de BTW rekening bepaald in e-boekhouden aan de hand van de code.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je e-Boekhouden administratie. Bestellingen of facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen of facturen. Bij een ICP bestelling of factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling of factuur altijd een debiteur aangemaakt in e-Boekhouden.
Let op:Bij Lightspeed kunnen we alleen de betaalproviders uitlezen, niet de betaalmethoden.
Deze optie is alleen beschikbaar bij doorzetten naar Facturen.
Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in e-Boekhouden. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.
5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed
Doorzetschema: Deze koppeling is een real-time koppeling. Het is mogelijk om de betaalde bestellingen uit je Lightspeed eCom door te zetten of de facturen. Betaalde bestellingen worden doorgezet zodra de bestelling in de webwinkel op betaald wordt gezet. Facturen worden doorgezet zodra ze worden aangemaakt.
Credit-facturen: Bij de keuze voor facturen zal de koppeling ook de credit-facturen doorzetten. Bij doorzetten van de betaalde bestellingen worden credit-facturen niet meegenomen.
Betalingen (indien geactiveerd)
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Lightspeed eCom bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar e-Boekhouden. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar e-Boekhouden. Het controleren van betalingen op Lightspeed eCom bestellingen of facturen wordt niet real-time uitgevoerd, maar zes keer per dag.
BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling doet een controle op de geldigheid van BTW nummers.
BTW berekening: Wil je de BTW doorzetten op basis van landcodes definieer dan in de Lightspeed webwinkel de taxoverrides. De koppeling zal deze instellingen uitlezen zodat ook op BTW percentage / landcode gekoppeld kan worden.
Uitwerking veldniveau bestellingen
Velden bestelling
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Bestel-identifier | [id] |
| Bestelnummer | [ordernumber_full] |
| Affiliatenummer | Dit moet apart door de merchant aangevraagd worden. Het veld [comment] wordt hiervoor gebruikt. |
| Klantnummer | [customer][resource][id], deze wordt niet gebruikt |
| Bestel- en boekdatum | [createdAt] |
| ICP aanduiding |
Een bestelling is een ICP bestelling als:
|
| Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
| Bestelstatus | [status] |
| Betaalstatus | [paymentStatus] |
| Betaalmethode | [paymentTitle] |
| Betaalmethode-id | [paymentId] |
| Totaalbedragen excl BTW | [priceExcl] |
| Totaalbedragen incl BTW | [priceIncl] |
| Totaal BTW | Totaal incl - Totaal excl |
| Totaalkortingen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [order_row_taxes_included] |
| Totaal kortingen | 0 |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| BTW percentage | [taxRate] * 100 |
| Naam product | De naam van het product wordt als volgt bepaald
|
| SKU | [sku] |
| Ean | [ean] |
| Productcode | [articleCode] |
| Aantal | [quantityOrdered] |
| Korting excl / incl BTW | [discountExcl] / [discountIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] * aantal |
| Regelbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] delen door het aantal |
| Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor bestelregels is turnover / omzet. |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Naam | Verzendkosten [shipmentTitle] |
| BTW percentage | [shopmentTaxRate] * 100 |
| Verzendkosten incl of excl BTW zonder korting | [shipmentBasePriceExcl] / [shipmentBasePriceIncl] |
| Korting Verzendkosten incl of excl BTW | [shipmentDiscountExcl] / [shipmentDiscountIncl] |
| Verzendkosten incl of excl BTW met korting | [shipmentBasePriceExcl] / [shipmentBasePriceIncl] minus [shipmentDiscountExcl] / [shipmentDiscountIncl] |
| Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor verzendkosten is shipping / verzendkosten. |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Naam | Betaalkosten [paymentTitle] |
| BTW percentage | [paymentTaxRate] |
| Betaalkosten incl en excl BTW | [paymentBasePriceExcl] / [paymentBasePriceIncl] |
| Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de bestelling en de BTW percentages. Het type voor betaalkosten is payment / betaalkosten. |
Wordt alleen ingevuld voor betaalde bestellingen. Het vinden van de betalingen gebeurt op basis van het Embedded array bij de bestelling. Dit embedded array staat in [events][resource][embedded]. Dit embedded array heeft zgn [events] en de koppeling zoekt naar het betaal-event bij de bestelling. Dit event wordt gekenmerkt door:
|
|
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Betaal-identifier | [id] |
| Betaalmethode-identifier | [paymentId] |
| Betaalmethode | [paymentTitle] |
| Betaaldatum | [createdAt] waarbij de T vervangen wordt door een spatie |
| Bestelid | [id] |
| Bestelnummer | [number] |
| Amount | [priceIncl], let op van de bijbehorende factuur bij de bestelling als die er is, en anders van de bestelling zelf |
| Status | paid |
| Transactie-id | [comment] |
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom bestelling |
| Voornaam | [first_name] |
| Achternaam | [last_name] |
| Bedrijfsnaam | [companyName] |
| Telefoonnummer | [phone] |
| KvK nummer | [companyCoCnumber], er vindt hier een opschoon-actie plaats |
| Adresregel 1 | [addressBillingStreet] [addressBillingNumber] [addressBillingExtension] |
| Adresregel 2 | [addressBillingStreet2] |
| Postcode | [addressBillingZipcode] |
| Plaats | [addressBillingCity] |
| Land | [addressBillingCountry][code], en op basis van die code wordt de naam bepaald |
| Iso-land | [addressBillingCountry][code] |
| Verzendadres | Zelfde als voor het factuuradres, maar nu met [addressShipping] ipv [addressBilling] |
| BTW nummer | [companyVatNumber] - deze wordt gecontroleerd op correctheid |
| Emailadres | [email] |
Uitwerking veldniveau facturen
Velden factuur
| Naam veld | Waarden uit Lightspeed eCom factuur |
| Factuur-identifier | [id] |
| Factuurnummer | [number] |
| Bestel-identifier | [id] van de bestelling die bij de factuur hoort |
| Affiliatenummer | Dit moet apart door de merchant aangevraagd worden. Het veld [comment] wordt hiervoor gebruikt. |
| Factuurdatum | [createdAt] |
| ICP aanduiding |
Een bestelling is een ICP bestelling als:
|
| Internationale aanduiding |
Een bestelling is een internationale bestelling als:
|
| Betaalstatus | [paymentStatus] |
| Betaalmethode | [paymentTitle] |
| Betaalmethode-id | [paymethodId] |
| Totaalbedragen incl of excl BTW | [priceIncl] en [priceExcl] |
| Totaal BTW | [priceIncl] - [priceExcl] |
Velden debiteur
Vergelijkbaar met ophalen klantgegevens uit de bestelling, zie hierboven.
Velden betalingen - op aanvraag
Vergelijkbaar met het ophalen van de betalingen uit de bestelling, zie hierboven.
| De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan product of custom worden als factuurregels aangemerkt. Deze factuurregels worden een-voor-een behandeld. | |
| Naam veld | Waarden uit de Lightspeed eCom factuurregel |
| BTW percentage | [taxRate] * 100 |
| Naam product | De naam van het product wordt als volgt bepaald
|
| SKU | [sku] |
| Ean | [ean] |
| Productcode | [articleCode] |
| Aantal | [quantity] |
| Korting excl / incl BTW | [discountExcl] / [discountIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePiceExcl] / [basePriceIncl] * [quantity] |
| Regelbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] delen door [quantity] |
| Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor factuurregels is turnover / omzet. |
| De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan shipment. De koppeling verwacht maximaal 1 verzendregel. | |
| Naam veld | Waarden uit de Lightspeed eCom verzendregel |
| BTW percentage | [taxRate] * 100. Als het BTW percentage 0 is dan wordt gekeken of het BTW percentage bepaald kan worden uit [basePriceIncl] en [basePriceExcl] |
| Naam | Verzendkosten [variant] |
| Aantal | 1 |
| Korting excl / incl BTW | [discountExcl] / [discountIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePiceExcl] / [basePriceIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor verzendregels is shipment / verzendkosten. |
| De factuurregels in de Lightspeed-factuur hebben een type. De regels met type gelijk aan payment. De koppeling verwacht maximaal 1 betaalregel. | |
| Naam veld | Waarden uit de Lightspeed eCom betaalregel |
| BTW percentage | [taxRate] * 100. Als het BTW percentage 0 is dan wordt gekeken of het BTW percentage bepaald kan worden uit [basePriceIncl] en [basePriceExcl] |
| Naam | Betaalkosten [variant] |
| Aantal | 1 |
| Korting excl / incl BTW | [discountExcl] / [discountIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePiceExcl] / [basePriceIncl] |
| Regelbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW zonder korting | [basePriceExcl] / [basePriceIncl] |
| Eenheidsbedragen incl of excl BTW met korting | [priceExcl] / [priceIncl] |
| Rekeningen en BTW codes uit e-Boekhouden | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor betaalregels is payment / betaalkosten. |
6.Day-to-day: Naar e-Boekhouden.nl
Aanmaken transacties
De bestellingen of facturen uit Lightspeed eCom worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties of facturen. Per bestelling of factuur worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van een OSS factuur of mutatie in e-Boekhouden verschijnen er per regel in de Lightspeed eCom bestelling of factuur twee regels in de e-Boekhouden mutatie / factuur. De eerste regel in de e-Boekhouden mutatie / factuur bevat het bedrag excl BTW en de tweede regel het BTW bedrag. De eerste regel wordt op een omzet rekening geboekt, de tweede regel op een BTW rekening. De omzet en BTW rekeningen zijn in te stellen via tab Configuratie van het dashboard.
Bij het aanmaken van facturen of mutaties kunnen de omschrijvingen en de factuurnummers aangepast worden. Hieronder de mogelijkheden voor het aanmaken van facturen en mutaties in e-Boekhouden.nl.
Facturen
- Factuurnummer: Dit is optioneel, wij adviseren om e-Boekhouden de factuurnummers zelf te laten bepalen. Dan zijn ze zeker uniek en opvolgend. Wil je het factuurnummer toch meegeven dan kan hiervoor het Lightspeed eCom bestelnummer (default) of factuurnummer gebruikt worden.
- BoekhoudmutatieOmschrijving: bestelnummer - betaalmethode (indien aanwezig)
- Datum: Datum bestelling of factuur
- Factuurprofiel: De naam van het factuurprofiel. Indien je het factuurprofiel niet kunt instellen in tabblad Configuratie, dan kun je de naam aan ons doorgeven, en stellen wij het in.
- Debiteur: De relatiecode van de debiteur in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de debiteur in een eerdere stap door de koppeling aan e-Boekhouden is toegevoegd.
- Producten: De artikelcodes van de producten in e-Boekhouden. Het kan zijn dat de koppeling hiervoor in een eerdere stap producten heeft aangemaakt in e-Boekhouden.
- Regels:
Mutaties
- Rekening: Meestal 1300, maar is op verzoek aan te passen
- Omschrijving: bestelnummer
- Datum: Datum bestelling of factuur
- Factuurnummer: bestelnummer (default) of factuurnummer
- Betalingskenmerk: bestelnummer
- Debiteur: De volledige debiteurgegevens worden meegegeven. e-Boekhouden.nl zorgt zelf voor de verwerking van de debiteur. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.
- Regels:
Aanmaken nieuwe debiteuren
Bij het aanmaken van een factuur in e-Boekhouden wordt de code van de relatie in e-Boekhouden gebruikt. De koppeling controleert eerst of de debiteur al aanwezig is in e-Boekhouden. Zo ja, dan zal de koppeling de relatiecode van deze bestaande e-Boekhouden debiteur gebruiken. Zo nee, dan maakt de koppeling de debiteur aan in e-Boekhouden.
De RelatieCode voor de nieuwe debiteur is yyyymmddHHmmss, dus de datum en de tijd in seconden. Een debiteur wordt altijd toegevoegd als bedrijf omdat dat de enige manier is waarop we de naam van de debiteur naar e-Boekhouden kunnen doorzetten.
De matching tussen en e-Boekhouden voor debiteuren gebeurt op basis van het emailadres.
Let op: De koppeling zal nooit debiteuren wijzigen in e-Boekhouden. Het veld emailadres wordt gebruikt voor de matching van debiteuren. Voor een nieuwe debiteur moeten we een veld Code meegeven. Dit wordt het debiteurnummer in e-Boekhouden. We zetten hierbij nooit het debiteurnummer uit de webwinkel door. Het is een default waarde die gelijk is aan
Aanmaken producten
Indien de worden doorgezet naar e-Boekhouden facturen dan controleert de koppeling eerst of de producten uit de al in e-Boekhouden bestaan. De koppeling voegt ontbrekende producten vervolgens toe aan het boekhoudsysteem. Bestaat een product al in e-Boekhouden dan wordt het product niet nogmaals toegevoegd.
De regels voor het matchen van producten tussen Lightspeed eCom en e-Boekhouden kun je in deze FAQ nalezen.
Aanmaken betaaltransacties
Betalingen uit Lightspeed eCom worden in e-Boekhouden geimporteerd als mutaties. Per betaling wordt de financiele rekening meegegeven zoals ingesteld bij de configuratie van de koppeling. Als je deze rekening wilt wijzigen dan kan dat heel gemakkelijk via tab Configuratie van het dashboard. De velden van een betaalmutatie zijn:
- Soort: Factuurbetaling ontvangen
- Rekening: Rekening die is ingesteld voor de betaalmethode - dit is een financiele rekening in e-Boekhouden
- Omschrijving: Betaling betaalmethode - verkoopnummer in betaling
- Factuur: verkoopnummer in betaling
- RelationCode: Debiteur uit de OpenPosten lijst bij de verkoopmutatie
- Regels:
- Bedrag incl BTW
- Bedrag excl BTW
- BTW bedrag
- BTW code - GEEN
- TegenrekeningCode - default 1300, aanpasbaar
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je Lightspeed eCom webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar e-Boekhouden.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen of facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/15/e_boekhouden.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.