1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van SEOshop naar ExactOnline. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in SEOshop automatisch een factuur, verkooptransactie of verkooporder wordt aangemaakt in Exact Online Basis, Premium of Handel. Omdat de transacties direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

Deze koppeling houdt speciaal rekening met de Multistore omgeving. Dus heb je meerdere web- en fysieke winkels en wil je de voorraad centraal in Exact Online beheren dan kan dat.

De koppeling kan via de SEOshop AppStore of het Exact Online AppCenter geactiveerd worden en kent een gratis proefperiode van 30 dagen. Wij adviseren om de koppeling via de SEOshop AppStore te activeren. Het is makkelijker en bovendien is de koppeling dan maandelijks opzegbaar.

2. Features

Je kunt bestellingen of facturen in Lightspeed Ecom (SEOshop) op verschillende manieren doorzetten naar Exact Online: Als transacties, facturen of bestellingen. De mogelijkheden zijn mede afhankelijk van het Exact Online pakket dat je gebruikt.

Gebruik je Exact Online Handel dan kun je gebruik maken van een voorraad synchronisatie van Exact Online naar Lightspeed Ecom (SEOshop). Deze koppeling is met name geschikt als je meerdere meerdere verkooppunten hebt en de voorraad centraal in Exact wilt bijhouden. Het kan daarbij gaan om meerdere webwinkels die je aan één Exact Online account wilt koppelen, maar ook een combinatie van fysieke verkoop en webwinkelverkoop. Er wordt speciaal rekening gehouden gehouden met de combinatie van B2B en B2C webwinkels.

Exact Online transacties

Als je gebruik maakt van Exact Online Basis of Exact Online Handel dan zorgt de koppeling dat voor bestellingen met een bepaalde status verkooptransacties in Exact Online worden aangemaakt. Gebruik je Exact Premium of Exact Handel dan kun je kiezen om verkooptransacties, facturen en bij Handel zelfs bestelorders aan te maken.

Voor verkooptransacties geef je een journaalpost op waar de transacties op geboekt kunnen worden.

Exact Online facturen

Gebruik je Exact Premium of Exact Handel dan kun je er ook voor kiezen om Lightspeed Ecom (SEOshop) bestellingen door te sturen als Exact Online facturen. De status wanneer de factuur aangemaakt wordt kun je instellen in het instellingenscherm.

Bij het aanmaken van Exact Online facturen wordt er op de artikelen (producten) geboekt.

De facturen in Exact Online krijgen status Concept. De webwinkelier kan vervolgens zelf de factuur verwerken en naar de klant sturen

Exact Online bestellingen

Gebruik je Exact Premium of Handel dan is het mogelijk om bestellingen door te geven in de vorm van Exact Online orders. Kies je voor deze optie dan dien je een magazijn voor de bestellingen op te geven. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen factuur- en afleveradres.

Bij het aanmaken van Exact Online bestellingen wordt er op de artikelen (producten) geboekt.

Voorraad

Er zijn diverse mogelijkheden voor het centraal beheren van voorraad vanuit Exact Online voor meerdere webwinkels. Hiervoor is wel het pakket Exact Handel nodig. Het is essentieel goed te realiseren dat Exact het leidende voorraad systeem is. Voorraadbeheer kent de volgende stappen:

1. Producten synchroniseren. Het is belangrijk eerst te zorgen dat alle producten in de webwinkel ook in Exact Online staan. We kunnen daarvoor een eerste product-synchronisatie draaien. Let op, met een product-synchronisatie kunnen we maximaal 2500 producten doorzetten. We brengen voor een producten-synchronisatie eenmalig € 57,50 in rekening. Na de initialisatie fase kun je er voor kiezen om een product-synchronisatie te blijven draaien. Deze kan lopen van de webwinkel naar Exact Online of van Exact Online naar de webwinkel.
2. Invloed voorraadwijziging.
Bij een verkoop die omgezet wordt naar een Exact Online bestelling wordt de voorraad door Exact Online real-time afgehandeld. Wijzigingen in de Exact Online voorraad worden real-time* doorgezet naar de Lightspeed Ecom webwinkel. Dit geldt alleen voor de producten in Exact die de tag webwinkel aan hebben staan. Is een product wel beschikbaar in Exact Online en niet in de webwinkel dan doet de koppeling voor dat product niets. Het product wordt in dat geval dus niet toegevoegd aan de webwinkel.

Let op: De product- en voorraadsynchronisatie staan niet automatisch aan, terwijl de nieuwe verkopen uit Lightspeed wel direct doorgezet worden naar Exact na het leggen van de koppeling. Wij adviseren eerst een paar verkopen te controleren om de instellingen te valideren. Als dat goed gaat stuur je een email en gaan we bovenstaande stappen door mbt product- en voorraad synchronisatie.
Tot slot: Producten worden slechts eenmaal doorgezet - er worden dus geen updates van producten doorgezet.

*) Het real-time bijwerken van de voorraad is afhankelijk van de drukte op de systemen.

3. Activatie vanuit de Lightspeed Appstore

De Exact Online Multishop connector vind je in de AppStore in de categorie boekhouding. Klik het plaatje aan. Je gebruikersnaam en email hoef je niet meer in te vullen. Het installatieproces wordt gestart als je op Volgende klikt. De koppeling moet bestellingen, facturen, klantinformatie en productinformatie uit de Lightspeed webwinkel kunnen lezen. Je geeft toegang door te klikken op Grant access.

Je komt nu automatisch op een installatiescherm terecht. In dit scherm vul je gegevens in over het Exact Online account. Als eerste moet je kiezen of je facturen door wilt zetten, of bestellingen. Ten tweede wordt gevraagd naar de administratie waarbinnen je de verkopen wilt boeken. Als je de administratie niet weet of niet kunt vinden, dan kun je hier default invullen. De koppeling gaat dan op zoek naar je administraties en je kunt deze in een latere stap selecteren.

Maak je gebruik van Exact Handel of Exact Premium Advanced dan kun je aangeven hoe je bestellingen wilt doorzetten. Als verkooptransacties, verkoopfacturen of verkoopbestellingen.

Klik op Ga verder. Je wordt nu automatisch doorgeleid naar Exact Online. Ben je nog niet ingelogd dan moet je inloggen. Daarna wordt gevraagd of je de connector toestemming geeft tot je Exact Online account. Als je de connector wilt gebruiken, dan dien je die toestemming te geven.

Je krijgt nu als je dat eerder niet gedaan hebt de kans alsnog de juiste administratie van Exact te kiezen. De koppeling krijgt van Exact de beschikbare administraties door. Kies degene die je wilt koppelen en klik op Stel de divisie in.

Na het geven van de toestemming krijg je automatisch een scherm te zien waarop je BTW tarieven van je SEOshop webwinkel kunt koppelen aan BTW tarieven in Exact. Ook kun je grootboekrekeningen toekennen afhankelijk van het BTW tarief.

Klik op Installeer de koppeling en je koppeling is actief. Gefeliciteerd!

4. Werking van de koppeling

De koppeling kan bestellingen doorsturen naar Exact Online of facturen. De bestellingen worden doorgestuurd op het moment dat ze op betaald worden gezet. De facturen zodra ze worden aangemaakt.

Ook is het mogelijk om bestellingen door te zetten naar Exact Online als ze gecreëaut;erd worden. Dit is vaak een wens bij B2B webwinkels waarbij de bestelling wordt doorgezet naar een bestelling in Exact Online. In die situatie worden bestellingen niet real-time overgezet, maar ieder uur.

Standaard worden bestellingen overgestuurd als ze op betaald worden gezet. Wil je liever facturen doorsturen zodra ze gecreëaut;erd zijn neem dan contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

Klantgegevens naar ExactOnline

Bij het oversturen van een bestelling of factuur worden de klantgegevens en bestel/factuurregels meegestuurd. Als de klant nieuw is voor de koppeling wordt de klant aangemaakt in Exact Online. Als de klant al eens eerder heeft besteld wordt de bestelling onder de eerder aangemaakte klant geboekt. Het emailadres van de klant wordt gebruikt om klanten te herkennen.

Het is mogelijk om bestellingen die al in Exact Online staan te gebruiken. Er wordt dan in Exact gezocht of de klant al bekend is. Zoeken gebeurt wederom op basis van het emailadres van de klant. Neem contact met ons op als je van deze mogelijkheid gebruikt wilt maken.

Producten naar ExactOnline

Producten uit de bestelregels worden aangemaakt als zij nog niet in Exact Online staan. Om te kijken of een product al in Exact Online bestaat wordt gezocht op de SKU van het product. De koppeling maakt een aantal default producten aan voor verzending, betaling en kortingen.

5. Bijwerken voorraad (Exact Handel)

Als je gebruik maakt van Exact Handel en je wilt producten en/of voorraad synchroniseren tussen Lightspeed en Exact Online dan kan dat. Dit is met name interessant als je meerdere webwinkels hebt en dezelfde producten in deze webwinkels verkoopt. Qua producten en voorraad kennen we de volgende varianten:
1. Doorzetten van producten van Lighspeed naar Exact Online
2. Doorzetten van producten van ExactOnline naar Lightspeed
3. Doorzetten voorraad van Exact Online naar Lightspeed
Let op: Bij het doorzetten van producten worden alleen nieuwe producten toegevoegd. Bestaande producten worden niet gewijzigd.

Doorzetten producten van Lightspeed naar ExactOnline

De Lightspeed producten worden ingelezen en doorgezet naar Exact Online. Bij het doorzetten van de producten wordt ook de prijs van het product en de BTW code doorgegeven. Tijdens het doorzetten wordt gecontroleerd of het product al aanwezig is in Exact Online. Zo ja, dan wordt het product niet nogmaals doorgezet.

Bij het matchen van producten tussen Lightspeed en Exact Online wordt de volgende procedure gebruikt:
- Eerst matching op de SKU uit Lightspeed en de artikelcode in Exact Online.
- Daarna eventueel matching op de barcode van het artikel in Lightspeed en de artikelcode in Exact Online.
- Tot slot de matching op basis van Productnummer in Lightspeed.

Doorzetten producten van ExactOnline naar Lightspeed

De producten worden uit Exact Online gelezen en toegevoegd aan Lightspeed. De velden Naam, Omschrijving, Prijs en BTWpercentage worden overgenomen. Er dient goed gecontroleerd te worden op prijzen inclusief en exclusief BTW, dat deze correct worden doorgezet.

Bij het matchen van producten tussen Exact Online en Lightspeed wordt de volgende procedure gebruikt:
- Eerst matching op de SKU uit Lightspeed en de artikelcode in Exact Online.
- Daarna eventueel matching op de barcode van het artikel in Lightspeed en de artikelcode in Exact Online.
- Tot slot de matching op basis van Productnummer in Lightspeed.

Bijwerken voorraad in Lightspeed

Bij de start van voorraad-synchronisatie wordt eerst een volledige synchronisatie gedraaid. Dat betekent dat de voorraad van alle webwinkelproducten in Exact Online wordt doorgezet naar Lightspeed. Na deze eerste voorraad-synchronisatie wordt de voorraad in Lightspeed iedere 10 minuten bijgewerkt. Dit betekent dat iedere 10 minuten de producten uit Exact Online worden opgehaald met een wijzigingsdatum in de afgelopen 24 uur. De voorraad van deze producten wordt bepaald. Daarna wordt de voorraad voor deze producten doorgezet.

De voorraad van een product in Exact Online wordt bepaald met de formule: Fysieke voorraad - plannedout + niet verwerkte voorraadmutaties van het product.

6. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.