1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed naar Informer. De koppeling zorgt dat voor betaalde bestellingen of (alle) facturen in Lightspeed automatisch facturen worden aangemaakt in Informer. Omdat de betaalde bestellingen of (alle) facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Dit betekent dat ieder uur de betaalde bestellingen of (alle) facturen worden opgehaald en doorgezet.

Voor het installeren van de koppeling vraag je een proefperiode aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppelingen.
De koppeling werkt alleen voor de financiele versie van Informer. Als je de Informer Handelsmodule hebt geactiveerd werkt de koppeling helaas niet.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: FAQ Lightspeed en FAQ Informer.

2. Features

Bestellingen uit je Lightspeed winkel worden doorgezet naar facturen in Informer. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De verkoopregels inclusief de omschrijving van het product en de prijs naar Informer facturen.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. De debiteur wordt altijd meegegeven voor de facturen. Informer controleert zelf of de debiteur al bestaat. Zo nee, dan wordt deze aangemaakt.
- Er is geen voorraadsynchronisatie tussen Lightspeed en Informer mogelijk.

3. Voorbereiding Informer

Voor het koppelen met Informer zijn twee gegevens nodig:
1. De beveiligingscode. Dit is de beveiligingscode waarmee je inlogt bij Informer.
2. Een API sleutel. Deze maak je aan in je Informer backend.

Voor het aanmaken van de API sleutel log je in bij Informer. Vervolgens ga je naar Instellingen > Algemeen > API-sleutels. Je ziet nu een lijst met bestaande API sleutels. Deze lijst is leeg als er niet eerder een API sleutel is aangemaakt. Om een API sleutel aan te maken klik je op de blauwe knop Nieuw. Na het aanmaken van de API sleutel zie je hem in de lijst staan.

4. Installatie koppeling

De koppeling tussen Lightspeed en Informer wordt geinstalleerd vanuit de Lightspeed appstore. De app staat onder de categorie Boekhouden. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren.

Als je op de knop Installeren klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Heb je dit scherm goedgekeurd dan komt je op het volgende scherm van de configuratie terecht.

Op dit scherm vul je de gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem in, nl:
- De beveiligingscode en de API sleutel van je Informer administratie. De beveiligingscode gebruik je ook om in te loggen. De API sleutel kun je maken in je Informer backend.

Klik op de knop Ga verder. Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen Lightspeed en de financiele instellingen in Informer, te weten: De valuta-instellingen, BTW tarieven en grootboekrekeningen, betaalmethoden / debiteuren, de betaalconditie en het factuurprofiel. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit Lightspeed

Deze koppeling is een realtime koppeling en koppelt op bestel- of factuurniveau. Het voordeel van koppelen op bestelniveau is dat alleen betaalde transacties worden doorgezet. Het voordeel van koppelen op factuurniveau is dat ook creditfacturen worden meegenomen. Standaard wordt het bestelniveau voor de koppeling gebruikt. Neem contact met ons op als je dat anders wilt hebben.

6. Day-to-day: Naar Informer

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Informer als facturen met de status concept. Het bestelnummer of factuurnummer wordt toegevoegd als referentie in de Informer factuur. De factuur dient verder binnen Informer verwerkt te worden. Dit betekent dat de betaling en de verzending acties binnen Informer zijn.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestelling of factuur uit je Lightspeed, per wanneer, zijn doorgezet naar Informer. Bij Dashboard >> fouten zie je welke betaalde bestellingen of (alle) facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling of factuur in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: FAQ Lightspeed en FAQ Informer.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.