1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed eCom en Reeleezee. De koppeling zorgt dat er van bestelingen of facturen in Lightspeed eCom automatisch een bon of factuur wordt aangemaakt in Reeleezee. Omdat de bestelingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

  De koppeling is een realtime-koppeling. Als een bestelling op betaald wordt gezet of een factuur wordt aangemaakt dan wordt deze direct doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Je installeert deze koppeling via de Lightspeed Appstore. Deze koppeling heeft een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/37/reeleezee.html.

2.Features

Bestellingen uit je Lightspeed eCom winkel worden doorgezet naar een bon of factuur in Reeleezee. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:

- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie naar Reeleezee verkoopbonnen of facturen. Standaard zijn facturen. Neem contact met ons op als je gebruik wilt maken van bonnen.

- De debiteurgegevens
zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. In Reeleezee wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op

- De producten met prijs en BTW informatie.
- Artikelen. De productnamen worden doorgezet. In de koppeling is geen mogelijkheid om producten te matchen en daarmee voorraad af te boeken.

3.Nodig: Reeleezee authenticatie

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.

Webservice koppelingen binnen Reeleezee

Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.

Toegang geven aan de webservice koppeling

Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen en producten kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.

Instellen rechten webservice koppeling

4.Installatie koppeling Lightspeed - Reeleezee

De koppeling tussen Lightspeed en Reeleezee activeer je via de Lightspeed Appstore. Klik het plaatje aan, vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en het installatieproces wordt gestart.

Start installatie Lightspeed - Reeleezee koppeling

De koppeling moet bestellingen, facturen, klantinformatie en productinformatie uit de Lightspeed webwinkel kunnen lezen. Hiervoor is expliciet toestemming nodig. De toestemming geef je op onderstaand scherm.

Toestemming lezen bestellingen uit Lightspeed

Je wordt nu automatisch doorgeleid naar het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Eerste installatiescherm koppeling Lightspeed en Reeleezee

Na het goedkeuren van de voorwaarden kun je de connectie met Reeleezee leggen door op de rode Connect knop te klikken. De connectie met Reeleezee leg je met de speciale gebruikersnaam en wachtwoord die je voor de webservice hebt aangemaakt in de vorige sectie

Connectie Reeleezee

Na het leggen van de connectie met Reeleezee configureer je de BTW tarieven en grootboekrekeningen.

Financiele instellingen Lightspeed en Reeleezee

5.Day-to-day: Vanuit Lightspeed

Deze koppeling is een realtime koppeling en koppelt op bestel- of factuurniveau. Het voordeel van koppelen op bestelniveau is dat alleen betaalde transacties worden doorgezet. Het voordeel van koppelen op factuurniveau is dat ook creditfacturen worden meegenomen. Standaard wordt het bestelniveau voor de koppeling gebruikt. Neem contact met ons op als je dat anders wilt hebben.

6.Day-to-day: Naar Reeleezee

Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee is er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.

1. Facturen of boekingsbonnen Het standaardpakket dat Reeleezee heeft een gratis factuur-module waarmee je maximaal 3 facturen per maand mag aanmaken. Wil je meer facturen aanmaken dan dien je de betaalde factuur-module aan te schaffen. Maak je de facturen aan in je webwinkel dan kun je de bestellingen / facturen uit je webwinkel overzetten naar Reeleezee boekingsbonnen. Neem hiervoor contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Betalingskenmerk Het bestelnummer wordt meegegeven als betalingskenmerk. Je kunt het betalingskenmerk in de boekingsbon achterhalen door de boekingsbon te openen, op meer opties te klikken en vervolgens op betaling. Je ziet het betalingskenmerk dan staan. In Reeleezee mag het betalingskenmerk alleen uit cijfers bestaan. Andere tekens worden uit het betalingskenmerk verwijderd.

3. Factuurnummers Het bestelnummer uit de verkoop wordt in het veld Header geplaatst. Is er ook een factuurnummer dan wordt het factuurnummer hier geplaatst. Hou er rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Andere tekens worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.

4. Grootboekrekeningen Het is mogelijk om afhankelijk van het BTW percentage omzet, betaal- en verzendkosten op verschillende grootboekrekeningen te boeken. 

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling of factuur uit je Lightspeed eCom, per wanneer, zijn doorgezet naar Reeleezee. Bij >>Fouten zie je welke bestelingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling of factuur in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/37/reeleezee.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.