1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed naar Reeleezee. Afhankelijk van je wens zorgt deze koppeling er voor dat voor betaalde bestellingen of nieuwe facturen in Lightspeed automatisch een factuur of boekingsbon gegenereerd wordt in Reeleezee. Met deze koppeling bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een real-time-koppeling. Dat betekent dat een bestelling direct wordt doorgezet als je hem op betaald zet. Of dat een factuur van Lightspeed naar Reeleezee wordt doorgezet zodra hij is aangemaakt.

De koppeling kan op deze website aangeschaft worden en kent een gratis proefperiode van 30 dagen. In deze handleiding staat beschreven hoe je de koppeling activeert, alsmede de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

Reeleezee: Facturen vs Boekingbonnen

De koppeling van Lightspeed naar Reeleezee zorgt dat voor betaalde bestellingen of facturen automatisch een financiële transactie wordt aangemaakt in Reeleezee. De financiële transactie is OF een boekingsbon of een factuur. De factuur of boekingsbon krijgt de status open in Reeleezee. Heeft de transactie de waarde 0 krijgt deze de status Concept.

Lightspeed: Betaalde bestellingen vs facturen

Het is zowel mogelijk om betaalde bestellingen als om facturen vanuit Lightspeed over te zetten. Het voordeel om betaalde bestellingen over te zetten is dat niet-betaalde bestellingen niet in je boekhouding komen. Het nadeel is dat crediteringen niet worden doorgestuurd. Zet je facturen door dan worden Alle facturen doorgestuurd zodra ze worden aangemaakt. Als je nu op bestelniveau koppelt maar je wilt liever facturen koppelen of vv. dan kun je dat aanvragen via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Klant-informatie

Voor klanten van bestellingen worden nieuwe debiteuren aangemaakt als ze de eerste keer langskomen. Bestellingen voor dezelfde klant worden op dezelfde debiteur geboekt. Let op dat je debiteuren die door de koppeling zijn aangemaakt niet weggooit. Doe je dat wel dan kunnen vervolg-bestellingen voor diezelfde klant niet meer doorgezet worden.

3. Nodig: Reeleezee authenticatie

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.

Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.

Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen en producten kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.

4. Installatie koppeling

De koppeling tussen Lightspeed en Reeleezee activeer je via de Lightspeed Appstore. Klik het plaatje aan, vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en het installatieproces wordt gestart.

Start installatie Lightspeed - Reeleezee koppeling

De koppeling moet bestellingen, facturen, klantinformatie en productinformatie uit de Lightspeed webwinkel kunnen lezen. Hiervoor is expliciet toestemming nodig. De toestemming geef je op onderstaand scherm.

Toestemming lezen bestellingen uit Lightspeed

Je komt nu automatisch op het laatste scherm terecht. Op dit scherm vul je de gebruikersnaam en het wachtwoord in voor Reeleezee dat je in de voorgaande stap hebt aangemaakt.

Als je geklikt hebt op Installeer de koppeling dan wordt - na een laatste pagina waarin je je BTW/grootboekrekeningen en betaalmetoden/debiteuren kunt mappen - de koppeling geactiveerd. Gefeliciteerd!

5. Dagelijks: Vanuit SEOshop

Deze koppeling is een realtime koppeling en koppelt op bestel- of factuurniveau. Het voordeel van koppelen op bestelniveau is dat alleen betaalde transacties worden doorgezet. Het voordeel van koppelen op factuurniveau is dat ook creditfacturen worden meegenomen. Standaard wordt het bestelniveau voor de koppeling gebruikt. Neem contact met ons op als je dat anders wilt hebben.

6. Dagelijks: Naar Reeleezee

Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee is er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.

1. Facturen of boekingsbonnen Het standaardpakket dat Reeleezee heeft een gratis factuur-module waarmee je maximaal 3 facturen per maand mag aanmaken. Wil je meer facturen aanmaken dan dien je de betaalde factuur-module aan te schaffen. Maak je de facturen aan in je webwinkel dan kun je de bestellingen / facturen uit je webwinkel overzetten naar Reeleezee boekingsbonnen. Neem hiervoor contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Betalingskenmerk Het bestelnummer wordt meegegeven als betalingskenmerk. Je kunt het betalingskenmerk in de boekingsbon achterhalen door de boekingsbon te openen, op meer opties te klikken en vervolgens op betaling. Je ziet het betalingskenmerk dan staan.

3. Factuurnummers Je kunt het bestelnummer / factuurnummer ook door laten geven als factuurnummer in Reeleezee. Hou er in dat geval rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Letters en andere symbolen worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.

4. Grootboekrekeningen Het is mogelijk om afhankelijk van het BTW percentage omzet en verzendkosten op verschillende grootboekrekeningen te boeken. Ook is het mogelijk om Omzet, Verzend- en Betaalkosten apart te boeken. Neem contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl als je hier gebruik van wilt maken.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.