1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Lightspeed eCom naar Silvasoft. De koppeling zorgt dat voor bestelingen of facturen in Lightspeed eCom automatisch een factuur of bestelling wordt aangemaakt in Silvasoft. Omdat de verkopen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime-koppeling. Als een bestelling op betaald wordt gezet of een factuur wordt aangemaakt dan wordt deze direct doorgezet naar je boekhoudsysteem. Je installeert deze koppeling via de Lightspeed Appstore. Deze koppeling heeft een proefperiode van 30 dagen.

2. Features

Bestellingen uit je Lightspeed eCom winkel kunnen omgezet worden naar facturen of bestellingen in Silvasoft. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie naar Silvasoft facturen of bestellingen. Welke van deze opties kun je aangeven tijdens de installatie.
- De debiteurgegevens
zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. In Silvasoft wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. De koppeling voegt wel nieuwe debiteuren toe aan Silvasoft, maar wijzigt geen gegevens van debiteuren die al in Silvasoft aanwezig zijn.
- De producten met prijs en BTW informatie.
In Silvasoft wordt gekeken of het product al bestaat. Zo nee dan wordt het product nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op SKU en het productnummer in Silvasoft. De koppeling voegt wel producten toe aan Silvasoft, maar wijzigt geen gegevens van bestaande producten in Silvasoft.

3. Nodig toegang Silvasoft

Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

4. Installatie koppeling

De koppeling tussen Lightspeed en Silvasoft wordt geinstalleerd vanuit de Lightspeed appstore. De app staat onder de categorie Boekhouden. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren.

Als je op de knop Installeren klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Heb je dit scherm goedgekeurd dan komt je op het volgende scherm van de configuratie terecht.

Op dit scherm vul je de gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem in, nl:
- De gebruikersnaam en de API sleutel. De API sleutel heb je in de vorige stap aangemaakt.

Klik op de knop Ga verder. Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen Lightspeed en de financiele instellingen in Silvasoft, te weten: De BTW tarieven en grootboekrekeningen.. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit Lightspeed eCom

Deze koppeling is een realtime koppeling en koppelt op bestel- of factuurniveau. Het voordeel van koppelen op bestelniveau is dat alleen betaalde transacties worden doorgezet. Het voordeel van koppelen op factuurniveau is dat ook creditfacturen worden meegenomen. Standaard wordt het bestelniveau voor de koppeling gebruikt. Neem contact met ons op als je dat anders wilt hebben.

6. Day-to-day: Naar Silvasoft

De verkopen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Silvasoft als bestellingen of facturen. Deze bestellingen of facturen worden vervolgens in het Silvasoft boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de bestelling / factuur is de link naar de verkoop in de webwinkel.

Naast de bestellingen / facturen maakt de koppeling ook debiteuren en producten aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur of het product al aanwezig is in Silvasoft. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt. Voor het product de SKU, EAN of het artikelnummer van het product.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.