1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed eCom en Twinfield.

De koppeling zorgt dat bestellingen of facturen uit de Lightspeed eCom webwinkel worden automatisch doorgezet naar conceptboekingen of facturen in Twinfield. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is mogelijk om betaalde bestellingen uit de webwinkel door te zetten of facturen. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Lightspeed eCom bestellingen of facturen door te zetten naar Twinfield. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Je installeert de koppeling via de Lightspeed eCom appstore. De proefperiode voor de koppeling is 30 dagen.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende

  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Twinfield, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Lightspeed eCom en in de FAQ voor Twinfield.

Je kunt de koppeling heel eenvoudig uitschakelen via de Lightspeed Appstore.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling of factuur uit de Lightspeed eCom webwinkel kan naar Twinfield worden doorgezet als een Twinfield conceptboeking of factuur. De optie conceptboeking is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie facturen kun je bij ons aanvragen. Voor de optie facturen heb je de betaalde factuur-module nodig, zie ook de FAQ.

De koppeling werkt met webhooks vanuit de Lightspeed eCom webwinkel. Er kan op twee manieren worden doorgezet, nl op basis van betaalde bestellingen of facturen. Het voordeel van de optie betaalde bestellingen is dat bestellingen die niet betaald worden niet in de boekhouding komen. Bij deze optie worden crediteringen echter niet meegenomen. Bij de optie facturen worden alle facturen doorgezet naar Twinfield, dus zowel de debet- als de creditfacturen. Je kunt de voorkeur voor betaalde bestellingen of facturen instellen via tab Configuratie van het dashboard.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Lightspeed eCom bestelling of factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed eCom bestelling / factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de bestel / factuurregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling / factuur een ICP verkoop dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling of factuur niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf betaling
Een betaling voor een bestelling wordt alleen toegevoegd als de bestelling betaald is. Voor facturen wordt de betaling altijd doorgezet, dus onafhankelijk van de status. Een betaling wordt alleen doorgezet als eerst de bijbehorende bestelling / factuur is doorgezet.

Doorzetten bestelling of factuur
Het doorzetten van een Lightspeed eCom bestelling of factuur naar Twinfield gebeurt in twee stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Twinfield aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Twinfield transactie (conceptboeking, factuur) wordt aangemaakt en doorgezet.

Een betaling wordt naar Twinfield doorgezet door de bijbehorende (concept-)boeking in Twinfield op te zoeken en de betaling aan deze boeking toe te voegen. Lukt het niet om de bijbehorende boeking te vinden dan verschijnt de betaling bij tab Fouten op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling de betaling proberen af te letteren tegen een verkoopboeking in Twinfield.

De koppeling probeert drie dagen betalingen door te zetten en af te letteren. Mocht de boeking later binnen komen dan kan de betaling alsnog doorgezet en afgeletterd worden via de blauwe Verwerk knop bij tab Fouten op het dashboard.

Het resultaat
Nadat de bestelling of factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Twinfield is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De Lightspeed eCom bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Twinfield een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

De koppeling tussen Lightspeed eCom en twinfield installeer je via de Appstore van Lightspeed. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.

Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Indien je BTW wil boeken afhankelijk van het leveringsland dan dien je hiervoor in Lightspeed Tax Overrides aan te maken. De koppeling haalt deze Tax Overrides op en zij kunnen geconfigureerd worden via tab Configuratie van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Connectie Twinfield
De connectie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Administratie en debiteurenrekening
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Twinfield. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Default worden de BTW tarieven uit de Lightspeed eCom webwinkel opgehaald en in het overzicht getoond. Wil je de instellingen liever doen met standaard BTW percentages dan kan dat, door bij Contract-instellingen de optie BTW Standaard te selecteren. Het voordeel is dat alle EU landen dan standaard in de lijst worden vermeld. Het is dan niet nodig een land aan te lijst toe te voegen als je een nieuw EU verkoop-land toevoegt in de webwinkel. Je hoeft in de lijst alleen de Europese BTW percentages te configureren van de landen die je in de webwinkel hebt ingericht.

De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Bij het doorzetten van betalingen wordt een link gelegd tussen de betaalmethoden in je webwinkel en de tussenrekeningen uit Twinfield. Alle betaalmethoden in je webwinkel worden getoond, echter alleen de door de ondernemer gebruikte betaalmethoden hoeven geconfigureerd te worden.

In de lijst debiteuren staan de Twinfield debiteuren met in de naam de specifieke substring WWF_. Zie deze faq voor meer informatie, als de lijst leeg is.

Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Twinfield. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid (meer) om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

 

4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed

Doorzetschema: Deze koppeling is een real-time koppeling. Het is mogelijk om de betaalde bestellingen uit je Lightspeed eCom door te zetten of de facturen. Betaalde bestellingen worden doorgezet zodra de bestelling in de webwinkel op betaald wordt gezet. Facturen worden doorgezet zodra ze worden aangemaakt.

Credit-facturen: Bij de keuze voor facturen zal de koppeling ook de credit-facturen doorzetten. Bij doorzetten van de betaalde bestellingen worden credit-facturen niet meegenomen.

Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Lightspeed eCom bestellingen of facturen die succesvol zijn doorgezet naar Twinfield. Als de bestelling of factuur een geldige betaling heeft - een transactie met status success - dan zal deze betaling ook worden doorgezet naar Twinfield. Het controleren van Lightspeed eCom bestellingen of facturen wordt zes keer per dag uitgevoerd.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling doet een controle op de geldigheid van BTW nummers.

BTW berekening: Wil je de BTW doorzetten op basis van landcodes definieer dan in de Lightspeed webwinkel de taxoverrides. De koppeling zal deze instellingen uitlezen zodat ook op BTW percentage / landcode gekoppeld kan worden.

5.Day-to-day: Naar Twinfield

De synchronisatie van gegevens tussen Lightspeed eCom en Twinfield is als volgt.

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Twinfield:
Concept boekingen

  • Header met daarin:
    • bestelnummer (default) of factuurnummer
    • besteldatum
    • Valuta: Wordt niet doorgezet
  • Totaalregel:
    • Debiteurendimensie
    • Twinfield debiteur-id
    • Totaalprijs incl BTW
    • Omschrijving: bestelnummer
  • Detailregels:
    • Grootboekrekening
    • Kostenplaats - 1 default kostenplaats per koppeling
    • Regelprijs excl BTW
    • Productomschrijving, lengte max 35
    • BTW code
    • BTW bedrag
    • Indien het een ICP boeking is het BTW nummer en het land van levering
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is.

Facturen

    Header:
    • Factuurtype: FACTUUR - dit is niet aan te passen
    • besteldatum
    • Klantcode
    • Valuta: Wordt niet doorgezet
    • Status: concept
    • Betaalmethode: bank
  • Detailregels:
    • Omschrijving
    • BTW code
    • Grootboekrekening
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW

Aanmaken betalingen
Betalingen uit Lightspeed eCom worden in Twinfield geimporteerd als memoboekingen. Een memoboeking bestaat uit twee regels:

  • Betaalregel met de informatie van de betaling
    • Type debit
    • Verkoopnummer
    • Combinatie payment-id en transactie-id
    • Bedrag betaling
    • Kruispost zoals ingesteld bij tab configuratie van het dashboard
  • Verkoopregel met de informatie uit de verkoopboeking
    • Type credit
    • Verkoopnummer
    • Betaalbedrag
    • Rekening: Debiteurenrekening, meestal 1300 - aanpasbaar in het dashboard
    • Klant-code
Als er geen verkoop gevonden kan worden voor de betaling dan kan de memoboeking niet aangemaakt worden.

Afletteren
Na het doorzetten van de betaling zal de koppeling een extra actie doen om de betaling en verkoop af te letteren.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je Lightspeed eCom webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen of facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling of factuur alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen of facturen in rekening.