1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed eCom en Twinfield. De koppeling zorgt dat er van bestellingen of facturen in Lightspeed eCom automatisch een verkooptransactie of factuur wordt aangemaakt in Twinfield. Omdat de bestellingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Je activeert de koppeling via de Lightspeed eCom Appstore. De proefperiode voor de koppeling is 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

2.Hoe de koppeling werkt

Bestellingen of facturen uit de Lightspeed eCom kunnen naar Twinfield worden doorgezet naar Twinfield conceptboekingen of facturen. Je kunt de gewenste optie instellen via het dashboard. Zie de FAQ voor meer informatie.

Gebruik je de koppeling om betaalde bestellingen door te zetten naar Twinfield dan begint het proces van doorzetten zodra de bestelling in de webwinkel op Betaald wordt gezet. Gebruik je de koppeling om facturen door te zetten dan begint het proces zodra een factuur wordt aangemaakt.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Lightspeed eCom bestelling/factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Lightspeed eCom bestelling/factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de regels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de verkoop een ICP verkoop dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Twinfield bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling/factuur niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling of factuur doorgezet naar Twinfield. Dit gebeurt in twee stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Twinfield aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Twinfield transactie (financiele boeking, factuur, bestelling) wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling/factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Twinfield is ontvangen wordt de bestelling of factuur als afgehandeld aangemerkt. De Lightspeed eCom bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Twinfield een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling of factuur dan verschijnt de bestelling of factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling of factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen of facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
De koppeling zet de volgende gegevens door:
- De regels uit de factuur, inclusief de prijs, de omschrijving in de bestelregel en de BTW.
- De debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer.

Meer informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Twinfield verderop in de handleiding.

3.Installatie

Je activeert de koppeling via de Lightspeed eCom Appstore.

De koppeling tussen Lightspeed eCom en twinfield installeer je via de Appstore van Lightspeed. Als eerste wordt de koppeling met je webwinkel gelegd en authoriseer je de koppeling om gegevens uit je webwinkel te lezen.

Er moeten nu nog twee stappen gedaan worden:
1. Het leggen van de connectie met Twinfield. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Twinfield administratie te schrijven en informatie te lezen.
2. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: Indien je BTW wil boeken afhankelijk van het leveringsland dan dien je hiervoor in Lightspeed Tax Overrides aan te maken. De koppeling haalt deze Tax Overrides op en zij kunnen geconfigureerd worden via tab Configuratie van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Twinfield:
De authenticatie met Twinfield loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Twinfield voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Twinfield account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Twinfield gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je een andere wilt gebruiken - dan kan dat door op de Connect knop te klikken.

Extra instellingen Twinfield:
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Twinfield eerst de administratiecode van je Twinfield administratie instelt. Je kunt ook de debiteuren dimensie wijzigen. Standaard in Twinfield is een debiteuren dimensie 1300, maar wellicht gebruiken jullie een andere.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen.

Betaalmethoden inrichten
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je boekhoudpakket. De koppeling leest de betaalmethoden uit de webwinkel en toont deze op dit scherm. Indien er een nieuwe betaalmethode aan de webwinkel wordt toegevoegd kan deze via dit scherm aan een nieuwe of dezelfde vaste debiteur worden gekoppeld.

In de lijst debiteuren staan de Twinfield debiteuren met in de naam de specifieke substring WWF_. Zie de FAQ voor meer informatie.

De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen.

4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed

Doorzetschema:

Deze koppeling is een realtime koppeling en koppelt op bestel- of factuurniveau. Het voordeel van koppelen op bestelniveau is dat alleen betaalde transacties worden doorgezet. Het voordeel van koppelen op factuurniveau is dat ook creditfacturen worden meegenomen. Default is betaalde bestellingen. Via het dashboard , tab Configuratie, kun je dit aanpassen naar facturen.

BTW berekening:

Wil je de BTW doorzetten op basis van landcodes definieer dan in de Lightspeed webwinkel de taxoverrides. De koppeling zal deze instellingen uitlezen zodat ook op BTW percentage / landcode gekoppeld kan worden.

Credit-facturen:

Bij de keuze voor facturen zal de koppeling ook de credit-facturen doorzetten. Bij doorzetten van de betaalde bestellingen worden credit-facturen niet meegenomen.

5.Day-to-day: Naar Twinfield

De bestellingen of facturen uit de worden in Twinfield geïmporteerd als conceptboekingen, memoboekingen (dagomzet) of facturen.

Doorzetten Lightspeed eCom basisgegevens naar Twinfield:
Concept boekingen

  • Header met daarin het bestelnummer en de besteldatum. Op verzoek kan bij het doorzetten van Lightspeed eCom facturen hier het factuurnummer doorgezet worden. Bij het doorzetten van Lightspeed eCom bestellingen is deze optie niet aanwezig.
  • Totaalregel: bestelnummer, factuurnummer
    • Debiteurendimensie
    • Twinfield debiteur-id
    • Totaalprijs incl BTW
    • Omschrijving:bestelnummer
  • Detailregels:
    • Grootboekrekening
    • Kostenplaats - 1 default kostenplaats per koppeling
    • Regelprijs excl BTW
    • Productomschrijving, lengte max 35
    • BTW code
    • BTW bedrag
    • Indien het een ICP boeking is het BTW nummer en het land van levering
In de BTW bedragen wordt het eventuele afrondingsverschil verwerkt als het afrondingsverschil hoogstens 5 cent is.

Facturen

    Header:
    • Factuurtype: FACTUUR - dit is niet aan te passen
    • Datum: De besteldatum
    • De klantcode
    • Valuta EUR standaard, op aanvraag variabel
    • Status: concept
    • Betaalmethode: bank
  • Detailregels:
    • Omschrijving
    • BTW code
    • Grootboekrekening
    • Aantal
    • Eenheidsprijs excl BTW

Doorzetten klantinformatie: Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Twinfield debiteur gebruikt als debiteur van de Twinfield transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Twinfield. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Het is mogelijk om per betaalmethode een vaste debiteur in te stellen. Dan worden alle verkopen betaald met die betaalmethode op deze vaste debiteur geboekt. Via het dashboard, tab Configuratie is dit in te stellen.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen of facturen uit je Lightspeed eCom , per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen of facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen of facturen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.