1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed eCom en Twinfield. De koppeling zorgt dat er van bestelingen of facturen in Lightspeed eCom automatisch een verkooptransactie of factuur wordt aangemaakt in Twinfield. Omdat de bestelingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

  De koppeling is een realtime-koppeling. Als een bestelling op betaald wordt gezet of een factuur wordt aangemaakt dan wordt deze direct doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Je installeert deze koppeling via de Lightspeed Appstore. Deze koppeling heeft een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

2.Features

Bestellingen uit je Lightspeed eCom winkel worden doorgezet naar een verkooptransactie of factuur in Twinfield. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:

- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie naar Twinfield verkooptransacties of facturen. Standaard is verkooptransacties. Voor Twinfield facturen is de betaalde factuurmodule nodig. Neem contact met ons op als je van deze optie gebruik wilt maken.

- De debiteurgegevens
zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. In Twinfield wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. Let op, het factuuradres wordt doorgezet, niet het verzendadres.

- De producten met prijs en BTW informatie.

3.Installatie koppeling Lightspeed - Twinfield

De koppeling tussen Lightspeed en Twinfield activeer je via de Lightspeed Appstore. Klik het plaatje aan, vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en het installatieproces wordt gestart.

Start activatie Lightspeed - Twinfield

De koppeling moet bestellingen, facturen, klantinformatie en productinformatie uit de Lightspeed webwinkel kunnen lezen. Hiervoor is expliciet toestemming nodig. De toestemming geef je op onderstaand scherm.

 

Toestemming lezen bestellingen uit Lightspeed

Je komt automatisch op het Configuratiescherm van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl terecht. De eerste stap is het accepteren van de voorwaarde. Dit kan door de juiste vinkjes te zetten.

Acceptatie Voorwaarden

Na het accepteren van de voorwaarden klik je op de rode Connect knop voor Twinfield. Je legt de connectie met Twinfield via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Twinfield. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven tot je Twinfield account. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd..

De Twinfield OAuth verbinding

Als je dat gedaan hebt keer je terug naar de laatste stap van het installatie proces. Je gaat de BTW tarieven in je webwinkel koppelen aan de BTW codes en grootboekrekeningen in Twinfield en je koppelt betaalmethoden in Lightspeed aan debiteuren in Twinfield.

Koppeling leggen tussen de BTW tarieven in Lightspeed en Twinfield

Heb je dat gedaan en klik je op Opslaan dan is de koppeling actief.

4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed

Deze koppeling is een realtime koppeling en koppelt op bestel- of factuurniveau. Het voordeel van koppelen op bestelniveau is dat alleen betaalde transacties worden doorgezet. Het voordeel van koppelen op factuurniveau is dat ook creditfacturen worden meegenomen. Standaard wordt het bestelniveau voor de koppeling gebruikt. Neem contact met ons op als je dat anders wilt hebben.

5.Day-to-day: Naar Twinfield

De facturen uit de webwinkel worden in Twinfield geïmporteerd als conceptboekingen of facturen. In de omschrijving staat het bestelnummer of het factuurnummer.

De totaalbedragen incl BTW worden doorgegeven. De BTW bedragen worden ook doorgegeven zoals ze in de bestelling vermeld staan. Mocht er een verschil zijn tussen het opgetelde bedrag en het totaalbedrag (centen-verschil) dan wordt dit centenverschil verrekend met het BTW bedrag van het eerste product.

Indien ingesteld worden bestellingen afhankelijk van de betaalmethode geboekt onder zgn. dummyklanten. Je kunt dus een dummyklant Mollie aanmaken en alle bestellingen omzetten naar transacties voor deze debiteur. Dit geldt NIET voor zgn ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een uitvoeringsland en geldig BTW nummer worden doorgegeven, en de bestelling kan daarom niet op de dummy-debiteur geboekt worden.

De facturen kun je terugvinden via het menu Facturen. De conceptboekingen kun je terugvinden in je administratie.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling of factuur uit je Lightspeed eCom, per wanneer, zijn doorgezet naar Twinfield. Bij >>Fouten zie je welke bestelingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling of factuur in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/41/twinfield.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.