1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Lightspeed eCom en Visma eAccounting. De koppeling zorgt dat er van bestelingen of facturen in Lightspeed eCom automatisch een factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt in Visma eAccounting. Omdat de bestelingen of facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

  De koppeling is een realtime-koppeling. Als een bestelling op betaald wordt gezet of een factuur wordt aangemaakt dan wordt deze direct doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Je installeert deze koppeling via de Lightspeed Appstore. Deze koppeling heeft een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

2.Features

Bestellingen uit je Lightspeed eCom winkel worden doorgezet naar een factuur, bestelling of verkoopboeking in Visma eAccounting. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:

- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie naar Visma eAccounting verkoopboekingen, -facturen of -bestellingen. Standaard worden de Visma eAccounting facturen gebruikt. Je kunt dit aanpassenen in het dashboard , tab Configuratie.

- De debiteurgegevens
zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. In Visma eAccounting wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. Let op, het factuuradres wordt doorgezet, niet het verzendadres.

- De producten met prijs en BTW informatie.
- Artikelen. Indien wordt doorgezet naar Visma eAccounting facturen of bestellingen dan wordt gecontroleerd (op basis van de artikelcode) of het product al in Visma eAccounting bestaat. Zo niet dan wordt het product in Visma eAccounting met prijs en BTW aangemaakt.

3.Installatie koppeling Lightspeed - Visma

De koppeling tussen Lightspeed en Visma wordt geinstalleerd vanuit de Lightspeed appstore. De app staat onder de categorie Boekhouden. Je kunt ons als leverancier herkennen aan het blauwe tandwieltje. Klik je op de App dan zie je een omschrijving en de knop Installeren.

Starten installatie vanuit de Lightspeed Appstore naar Visma Als je op de knop Installeren klikt dan dien je eerst te autoriseren dat de koppeling gegevens uit je webwinkel mag lezen en mogelijk zelfs schrijven. Dit staat netjes in het volgende scherm aangegeven. Heb je dit scherm goedgekeurd dan komt je op het volgende scherm van de configuratie terecht.

Eerste installatiescherm koppeling Lightspeed en Visma

Na het goedkeuren van de voorwaarden kun je de connectie met Visma eAccounting leggen door op de rode Connect knop te klikken. Je legt de connectie met Visma via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Visma. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven to je Visma account. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd

Connectie Visma eAccounting

Na het leggen van de connectie met Visma eAccounting configureer je de BTW tarieven en grootboekrekeningen.

Financiele instellingen Lightspeed en Visma eAccounting

4.Day-to-day: Vanuit Lightspeed

Deze koppeling is een realtime koppeling en koppelt op bestel- of factuurniveau. Het voordeel van koppelen op bestelniveau is dat alleen betaalde transacties worden doorgezet. Het voordeel van koppelen op factuurniveau is dat ook creditfacturen worden meegenomen. Standaard wordt het bestelniveau voor de koppeling gebruikt. Neem contact met ons op als je dat anders wilt hebben.

5.Day-to-day: Naar Visma

Verkopen uit je winkel worden in Visma geimporteerd als bestellingen, facturen of financiele boekingen. Zij krijgen in Visma de status Draft. In de referentie staat het bestelnummer of het factuurnummer uit de webwinkel.

Kortingen die betrekking hebben op de hele bestelling worden uitgesplitst naar BTW tarief. Bevat de bestelling zowel artikelen met 21 en 9% dan verschijnen er 2 kortingsregels in de Visma factuur, een korting voor 21% en een korting met 9%. Voor Visma bestellingen worden bestelkortingen in de bestelregels verwerkt. Visma staat geen negatieve bedragen toe voor bestellingen, dus er kunnen geen aparte kortingsregels worden doorgevoerd.

De verkopen uit je webwinkel worden dus in Visma automatisch zichtbaar.

Resultaten inzien in Visma


Tot slot een tip: je kunt eenvoudig je btw-aangifte via Visma doen. Specifieke vragen hierover kun je aan Visma stellen.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling of factuur uit je Lightspeed eCom, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting. Bij >>Fouten zie je welke bestelingen of facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling of factuur (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling of factuur in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/22/lightspeed-ecom.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.