1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Magento en Asperion.

De koppeling zorgt dat facturen uit de Magento webwinkel worden doorgezet naar facturen in Asperion. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet dus geen refunds door.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Magento en in de FAQ voor Asperion.

2.Hoe de koppeling werkt

Een factuur uit de Magento webwinkel wordt doorgezet naar een Asperion factuur.

Magento werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de factuur doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de factuur in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Magento factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Magento bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Asperion bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de factuur doorgezet naar Asperion. Dit gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Asperion aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar Asperion facturen incl producten wordt gecontroleerd of de producten al aanwezig zijn in Asperion. Ontbrekende producten worden toegevoegd. Matching vindt plaats op Magento SKU en Asperion ArtikelCode.
  3. De Asperion factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Asperion is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Magento bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Asperion een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Asperion verderop in de handleiding.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Magento factuur uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Magento bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Asperion bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.

Het resultaat
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Asperion is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Magento bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Asperion een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: Asperion codes

Voor de koppeling met Asperion dien je de licentiecode in te vullen. Deze licentiecode vind je in je Asperion account, via Algemene > Setup Wizard > Administratie instellingen, tab Algemeen.

 

 

Met de licentiecode kan de koppeling de betaalde bestellingen uit je webwinkel dagelijks in je Asperion omgeving plaaten. Controleer dat je hier de correcte code invult, wij hebben geen mogelijkheid om de licentiecode op geldigheid te controleren.

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Magento webwinkel. Voor Magento 2.x webwinkels heb je dit al in de vorige stap gedaan. Voor Magento 1.9 webwinkels dien je hier nog extra gegevens in te vullen.
2. Het leggen van de connectie met Asperion. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Asperion administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: De koppeling gebruikt de bedragen uit de webwinkel om de BTW percentages te berekenen. Zorg dat afrondingsverschillen geen probleem geven met de BTW percentages.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Magento webwinkel:
Deze stap hoeft alleen uitgevoerd te worden voor Magento 1.9 webwinkels. Voor Magento 2.x webwinkels is de authenticatie al in de vorige stap gedaan. Het authenticeren van de Magento 1.9 webwinkel doe je als volgt:

- Eerst vul je de admin-url van de webwinkel in met de consumerkey en consumersecret uit de voorgaande stap.


- Daarna klik je op de gele Connect knop om de koppeling de juiste autorisatie te geven. Pas na het uitvoeren van deze twee stappen is een geldige connectie met de Magento webwinkel gelegd. Je ziet dit omdat het bolletje dan groen is.

Authenticatie Asperion
De authenticatie met Asperion loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Asperion voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Asperion account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Asperion gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Asperion gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Contract-instellingen Magento
Voor Magento 1.9 webwinkels worden credit-facturen niet automatisch doorgezet. Je kunt via webcare@webwinkelfacturen.nl aanvragen om de credit-facturen wel door te zetten. Voor Magento 2.x webwinkels worden zowel de facturen als de credit-facturen doorgezet.

Diverse instellingen Asperion
Voor het gebruik van Asperion selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de betaalconditie is voor nieuwe debiteuren. Per koppeling is 1 betaalconditie mogelijk.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Asperion. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Asperion administratie. Facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP facturen. Bij een ICP factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP factuur altijd een debiteur aangemaakt in Asperion.

Let op: Dit is alleen bij Magento1.9 op deze manier mogelijk. Voor Magento2 is de werkwijze beschreven in deze faq.

 

5.Day-to-day: Vanuit Magento

Doorzetschema: Magento werkt met webhooks. Wij ontvangen een melding zodra er een nieuwe bestelling in je webwinkel wordt aangemaakt of als een bestelling wijzigt. Als de factuur doorgezet kan worden - dit is afhankelijk van de status - dan plaatst de koppeling de factuur in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de verwerkersqueue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet. Over het algemeen lopen de queues snel door.

Omdat de Magento koppeling met webhooks werkt dien je na installatie van de koppeling geen bestellingen meer te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.

Let op: De koppeling zet alleen bestellingen door. De koppeling zet dus geen refunds door.

Debiteuren De koppeling kijkt eerst of de debiteur al aanwezig is in het boekhoudsysteem. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Asperion. Matching van debiteuren tussen Magento en Asperion vindt plaats op emailadres.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op.

BTW berekening: De koppeling gebruikt altijd de prijzen in de [base_] velden, zoals [base_grand_total] en [base_row_total].

Het BTW bedrag in de factuurregels wordt als volgt bepaald:
BTW bedrag = ['base_row_total_incl_tax'] - ['base_row_total']
Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
BTW bedrag/ ['base_row_total']
Indien het bedrag excl BTW 0 is dan staat het BTW percentage default op 21%. Dit is helaas niet aan te passen.

Op basis van het BTW percentage wordt de BTW code en de grootboekrekening in Asperion bepaald. Wij zien bij sommige Magento webwinkels dat zij zelf correcties doen op de BTW in hun facturen. De BTW komt dan net niet overeen met de BTW van de producten. Dit resulteert in verkeerde BTW percentages, zoals bijv 8% ipv 9% en 22% ipv 21%. De koppeling kan dit niet herstellen en zal een foutmelding geven als 8% en 22% niet in de BTW instellingen voorkomen van de webwinkel. We zien dit probleem over het algemeen optreden bij het gebruik van kleine bedragen. Helaas heeft de koppeling hier geen afdoende oplossing voor.

6.Day-to-day: Naar Asperion

5.1 De transacties

Het is niet mogelijk de orders in Asperion op betaald te zetten. Deze gegevens worden doorgezet naar Asperion:
Facturen

  • Datum: besteldatum
  • Debiteurnummer: customer-id uit Asperion
  • Omschrijving: bestelnummer
  • Referentie: bestelnummer
  • Betaalconditie: betaalconditie - zoals ingesteld op het dashboard
  • Factuur en leveradres
  • Regels:
    • Aantal
    • Eenheidprijs excl BTW
    • Regelbedrag excl BTW
    • Bookingstype: G of A
    • Productomschrijving
    • BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
    • Grootboekrekening - zoals ingesteld op het dashboard

5.2 Debiteuren

Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt als debiteur voor de Asperion transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Asperion. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

5.3 Producten

Bij het doorzetten naar Asperion facturen incl producten zullen producten die nog niet in Asperion staan worden toegevoegd. De koppeling zal zoveel mogelijk gebruik maken van de omzetrekeningen die zijn ingesteld, maar bij bol.com bestellingen zal de informatie vaak niet beschikbaar zijn. In dat geval worden de producten van een default verkoopsoort SHOPORDER voorzien. Zorg dus dat deze verkoopsoort in je Asperion account aanwezig is. Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Magento webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Asperion.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/24/magento.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/13/asperion.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor facturen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 facturen in rekening.