1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Magento en Lundify.
De koppeling is werkend voor deze versies van Magento: FAQ - Magento versies. De koppeling is een basis koppeling. Magento heeft veel opties in de standaard versie zitten die de koppeling niet ondersteunt. In het bijzonder zijn dat:
- Het uitlezen van verzendadressen. We hebben hier wel een optie voor, maar dat dient aan de Magento webwinkelzijde geprogrammeerd te worden.
- Het uitlezen van betaalkosten. We hebben hier wel een optie voor, maar dat dient aan de Magento webwinkelzijde geprogrammeerd te worden.
- Het toevoegen van kortingen excl BTW. De koppeling ondersteunt dit niet.
- Het toevoegen van creditbedragen - adjustments - in credit-facturen. De koppeling kan dit niet doorzetten omdat de BTW informatie ontbreekt.
- In sommige situaties kan de BTW van gratis artikelen niet correct bepaald worden.
- In sommige situaties komt het BTW percentage niet goed door uit de Magento webwinkel. Dit gebeurt vaak bij kleinere bedragen en/of grote aantallen. Magento webwinkels geven bedragen door in 2 decimalen, niet in 4. Hierdoor ontstaan afrondingsverschillen. Deze facturen zullen handmatig geboekt moeten worden in Lundify.
- We zullen dit lijstje aanvullen als we merken dat er meer zaken ontbreken.
Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Magento en in de FAQ voor Lundify.
Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de OAuth-sleutels van de koppeling in je Magento webwinkel te de-activeren.
2.Hoe de koppeling werkt
Facturen worden eenmaal per uur opgehaald uit de Magento webwinkel. Deze koppeling zet Magento facturen door, geen Magento bestellingen. De koppeling werkt zowel voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x webwinkels, vanaf Magento 2.1. Magento 2.0 ondersteunen wij dus niet.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Magento factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Magento factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de factuurregels.
- Is de factuur een ICP factuur dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Lundify bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten van een Magento factuur naar Lundify gebeurt in drie stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Lundify aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- Bij het doorzetten naar Lundify bestellingen wordt gecontroleerd of de producten uit de Magento factuur al in Lundify aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden aangemaakt.
- De Lundify factuur wordt aangemaakt en toegevoegd.
3.Nodig: Lundify connectie
Voor de connectie met Lundify is een publieke sleutel nodig. Deze sleutel vind je binnen je Lundify dashboard. Je logt in en je gaat naar Integraties. Als je op het rechterwieltje klikt (2), dan verschijnt er een popup. Je activeert de integratie (3) en kopieert de sleutel (de string in het vlak).
Daarna log je in op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Bij tab Configuratie, authenticatie of Alle Instellingen vul je de sleutel in. Hiermee heb je de connectie met Lundify gelegd.
4.Nodig: Magento na versie 2.1
Magento webwinkels t/m 2.4.3 volgen onderstaande stappen om een connectie met de webwinkel te maken. Voor Magento webwinkels vanaf versie 2.4.4 adviseren wij een integratie aan te maken zoals onderstaand uitgelegd, maar dan zonder callback. Als u daarna contact met ons opneemt zorgen wij er voor dat u de clientid / clientsecret / het access token en de tokensecret kunt invullen om de connectie met de Magento webwinkel te leggen.
Let op: Dit is een standaard koppeling zonder mogelijkheden tot maatwerk. Dat betekent dat de koppeling niet alle extensies in de webwinkel ondersteunt. Ook kan het lastig zijn om de webwinkel te koppelen vanwege een speciale inrichting van de hosting, bijvoorbeeld vanwege een aangepaste .htaccess file, complexe redirects of een firewall. Loop je tegen deze problemen aan dan is het vaak nodig om een Magento expert in te schakelen.
Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 2.x bestaat uit de volgende stappen:
1. Configuratie. Er zijn twee Magento tabbladen die je moet invullen. Bij de eerste bedenken we een herkenbare naam en vullen de Callback URL (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento2/callback.php?cikey=UWLICENTIESLEUTEL) en de Identity link URL in (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/authenticate.php) en je password in. UWLICENTIESLEUTEL dient vervangen te worden door de licentiesleutel uit de email. Altijd slim even tussendoor te saven (rechtsboven). Daarna gaan we door naar het tweede tabblad API.
Je gaat nu de rechten toekennen: welke gegevens uit de webwinkel mag de koppeling gebruiken? In het plaatje staat expliciet aangegeven welke resources je dient aan te vinken. Daarna klink je SAVE rechtsboven in.
2. Activeren van de extensie. Je gaat nu de extensie activeren. Allereerst klik je op ACTIVATE.
Rechts boven in het volgende scherm moet je daartoe toestemming geven middels ALLOW knop.
En nu begrijp je eindelijk waarom Magento 2 ……… 'Magento 2' heet: er openen namelijk twee windows! Op de eerste window (dus buiten je Magento winkel):
Op dit aparte window vul je je webwinkel domeinnaam in en de koppeling sleutel die je per email hebt ontvangen bij aanmelding. Als je vervolgens op de Geef toestemming voor de koppeling knop drukt zul je zien dat in het andere scherm (van je Magento winkel) de activatie tot stand komt.
De extensie is nu volledig geactiveerd. Om het zeker te weten kun je nog even naar de status van je integratie kijken op het Integratie scherm binnen je Magento webwinkel. De status moet nu ACTIVE zijn.
Je bent nu klaar met de voorbereidingen in je Magento 2.x winkel.
5.Installatie
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Magento webwinkel. Voor Magento 2.x webwinkels heb je dit al in de vorige stap gedaan. Voor Magento 1.9 webwinkels dien je hier nog extra gegevens in te vullen.
2. Het leggen van de connectie met Lundify. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Lundify administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: De koppeling gebruikt de bedragen uit de webwinkel om de BTW percentages te berekenen. Zorg dat afrondingsverschillen geen probleem geven met de BTW percentages.
Authenticatie Magento webwinkel:
Deze stap hoeft alleen uitgevoerd te worden voor Magento 1.9 webwinkels. Voor Magento 2.x webwinkels is de authenticatie al in de vorige stap gedaan. Het authenticeren van de Magento 1.9 webwinkel doe je als volgt:
- Eerst vul je de admin-url van de webwinkel in met de consumerkey en consumersecret uit de voorgaande stap.
- Daarna klik je op de gele Connect knop om de koppeling de juiste autorisatie te geven. Pas na het uitvoeren van deze twee stappen is een geldige connectie met de Magento webwinkel gelegd. Je ziet dit omdat het bolletje dan groen is.
Authenticatie Lundify
Het maken van de connectie met Lundify gaat via de rode Connect knop in tabblad Configuratie. In de pop-up vul je je Klantcode in (dit is het Lundify online 5 cijferige membernummer), en het token wat je in de vorige sectie hebt aangemaakt. Let op, je hebt als token de gehele code nodig, dus incl het 1-deel.
Voor het gebruik van Lundify selecteer je een administratie binnen je account. Je geeft ook aan op welke dagboek de omzet geboekt mag worden en wat de debiteuren rekening is. Het dagboek voor het doorzetten van (individuele) facturen zal een Verkoop-dagboek zijn.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Lundify. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal. De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Intracommunautaire (ICP) en internationale leveringen
De optie Intracommunautaire prestaties / ICP is voor zakelijke leveringen binnen de EU. Deze verkopen brengen 0% BTW in rekening. Een BTW nummer van de kant is verplicht. De optie Internationaal gaat over leveringen buiten de EU. De koppeling verwacht voor deze verkopen 0% BTW, anders kunnen de verkopen niet doorgezet worden. Voor zowel ICP als internationale leveringen kunnen aparte BTW codes en grootboekrekeningen ingesteld worden.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Lundify administratie. Facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP facturen. Bij een ICP factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP factuur altijd een debiteur aangemaakt in Lundify.
6.Day-to-day: Vanuit Magento
In deze sectie laten we zien hoe we de facturen ophalen uit de webwinkel.
Als een factuur eenmaal is doorgezet kan deze niet nogmaals worden doorgezet. Een factuur die in de webwinkel wordt gewijzigd nadat deze is doorgezet wordt niet aangepast in Lundify.
BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en controleert ook dat het BTW nummer een geldig BTW nummer is.
BTW berekening: De koppeling gebruikt altijd de prijzen in de [base_] velden, zoals [base_grand_total] en [base_row_total].
Het BTW bedrag in de factuurregels wordt als volgt bepaald:
BTW bedrag = ['base_row_total_incl_tax'] - ['base_row_total']
Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
BTW bedrag/ ['base_row_total']
Indien het bedrag excl BTW 0 is dan staat het BTW percentage default op 21%. Dit is helaas niet aan te passen.
Op basis van het BTW percentage wordt de BTW code en de grootboekrekening in Lundify bepaald. Wij zien bij sommige Magento webwinkels dat zij zelf correcties doen op de BTW in hun facturen. De BTW komt dan net niet overeen met de BTW van de producten. Dit resulteert in verkeerde BTW percentages, zoals bijv 8% ipv 9% en 22% ipv 21%. De koppeling kan dit niet herstellen en zal een foutmelding geven als 8% en 22% niet in de BTW instellingen voorkomen van de webwinkel. We zien dit probleem over het algemeen optreden bij het gebruik van kleine bedragen. Helaas heeft de koppeling hier geen afdoende oplossing voor.
Uitwerking veldniveau facturen
| Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van facturen uit Magento 2.x webwinkels. | |
| Naam veld | Waarden uit Magento bestelling |
| Factor voor vermenigvuldiging bedragen | In de Magento credit facturen staan de bedragen als positieve bedragen. Dit omdat debeit-facturen en credit-facturen aparte entiteiten zijn. Je hebt in Magento dus twee soorten facturen, debet en credit, en beide soorten hebben een positief bedrag. Daarom gebruikt de koppeling een factor = 1 voor debet-facturen en een factor = -1 voor credit-facturen. |
| Factuur-identifier | [entity_id] Let op, om die id's tussen debet en credit-facturen uniek te houden zet de koppeling een 1 voor het factuur-id van de credit-factuur. Daarom zie je een vermenigvuldiging met de factor. |
| Factuurnummer | [increment_id] uit de Magento factuur |
| Orderid | [order_id] |
| Bestelnummer | [increment_id] uit de Magento bestelling. Als voor de merchant is ingesteld dat het bestelnummer leidend is dan wordt voor het bestelnummer een C_ geplaatst. |
| Affiliatenummer |
Wordt bepaald op basis van de onderliggende bestelling
|
| Bestel-identifier | Deze wordt bepaald op basis van de url in het veld [order] |
| Factuurdatum | [created_at] |
| ICP aanduiding |
Een factuur is een ICP factuur als:
|
| Internationale aanduiding |
Een factuur is een internationale factuur als:
|
| Betaalmethode |
De betaalmethode wordt als volgt bepaalt op basis van het veld [paymethod]:
|
| Betaalmethode-id | [paymethod_id] |
| Totaalbedragen incl of excl BTW | De bedragen in de bestelling kunnen incl of excl BTW zijn. Dit wordt bepaald door het veld [taxes_included]. Deze waarde is belangrijk voor het bepalen van het Totaal incl en het Totaal excl, zie hieronder. |
| Totaal incl | [base_grand_total]. Het deel base_ zorgt er voor dat het bedrag in de webwinkel-basis valuta wordt genomen. |
| Totaal BTW | [base_tax_amount] |
| Totaal excl | Totaal incl BTW - Totaal BTW |
| Waarden winkelwagentje | Deze waarden worden wel uitgelezen via [base_subtotal] en [base_subtotal_inc_tax] |
| Naam veld | Waarden uit Magento bestelling |
| Naam product | [name], vreemde tekens worden zoveel mogelijk verwijderd |
| Aantal | [qty] |
| Bedrag incl BTW | [base_row_total_incl_tax]; voor het eenheidsbedrag delen we door het aantal |
| Bedrag excl BTW | [base_row_total]; voor het eenheidsbedrag delen we door het aantal |
| BTW Bedrag met korting | [base_row_total_incl_tax] - [base_row_total]; voor het eenheidsbedrag delen we door het aantal |
| BTW percentage |
Het BTW percentage is lastig bij de Magento-facturen omdat de Magento API deze prijzen in 2 decimalen geeft waardoor bij kleine bedragen snel een percentage van 20%, 22%, 8% of 10% ontstaat. Er is een workaround maar dat vraagt programmeer-werk aan de kant van de Magento webwinkel.
|
| Korting | [base_discount_amount] voor het kortingsbedrag incl BTW. Voor de korting excl BTW [base_discount_amount] - [base_discount_tax_compensation_amount]. |
| Regelprijzen incl en excl korting | Deze worden berekend uit de korting en de eenheidsprijzen. De eenheidsprijzen worden vermenigvuldigd met het aantal. |
| De verzendkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel | De bedragen worden bepaald op basis van [total_shipping], [shipping_tax_percentage] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0. |
| De betaalkosten worden toegevoegd als aparte factuurregel | De bedragen worden bepaald op basis van [paymethod_costs], [extra_payment_option_price] en [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Deze regel wordt alleen toegevoegd bij een bedrag ongelijk 0. |
| De toeslagen worden toegevoegd als aparte regels aan de factuur | De bedragen worden bepaald op basis van [extra_costs],[credit_point_discount], [invoice_row_taxes_included] zoals ook in andere regels. Alleen bij een bedrag ongelijk aan 0 wordt het bedrag toegevoegd. Dit leidt tot max 2 extra regels. |
| Rekeningen en BTW codes uit Lundify | Deze worden bepaald op basis van de instellingen in de koppeling, het leverland van de factuur en de BTW percentages. Het type voor factuurregels is turnover / omzet, voor de regel verzendkosten shipping / verzendkosten en betaalkosten payment / betaalkosten. |
7.Day-to-day: Naar Lundify
Aanmaken facturen
De facturen uit Magento worden in Lundify geimporteerd als factuur. Deze factuur wordt ook direct als journaalpost geboekt. Per factuur worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.
Bij het aanmaken van facturen worden mogelijk nieuwe debiteuren toegevoegd aan Lundify. Default worden er geen producten toegevoegd aan Lundify en verschijnt de tekstregel uit de Magento factuur in de Lundify factuur. Het is mogelijk productcode mee te geven. Als je dit wil, neem dan contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.
Kostenplaats
Het is mogelijk om één default kostenplaats mee te geven aan de Lundify factuur. Per koppeling is één default kostenplaats mogelijk. Neem contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl ovv van de licentiesleutel om hier gebruik van te maken.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Lundify debiteur gebruikt als debiteur van de Lundify factuur. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Lundify. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten naar Lundify facturen incl producten zullen producten die nog niet in Lundify staan worden toegevoegd. Zie hier een uitleg voor het bepalen van de productcodes FAQ. Het product krijgt de BTW code toegewezen aan de hand van het BTW percentage in de factuur regel en de grootboekrekening die staat in gesteld bij tab Configuratie van het dashboard.
Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.
Het is niet mogelijk om de aangemaakte factuur in Lundify automatisch naar de klant te versturen.
Uitwerking veldniveau Lundify
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Klant-id | 1011 | Identifier debiteur in Lundify |
| Factuurdatum | 2025-06-01 | Verkoopdatum Magento factuur |
| Verloopdatum | 2025-06-15 | Standaard 14 dagen, niet aanpasbaar |
| Comment | Graag op de stoep laten | Opmerking Magento factuur |
| Naam | Sarah de Zwart | Naam debiteur volgens Magento factuur |
| info@sponiza.nl | ||
| Adres | Stationstraat 12 | |
| Postcode | 1234 AB | |
| Stad | Amsterdam | |
| Land | NL | |
| Naam ontvanger | Mies Talenberg | |
| Verzendadres | Dorpsstraat 152 | |
| Postcode - Verzendadres | 2345 AB | |
| Stad - Verzendadres | Heerlen | |
| Land - Verzendadres | NL | |
| Factuurregels | ||
| Omzetrekening | 8000 | |
| Product-identifier | prod123 | Alleen als doorzetten op producten is aangezet. |
| Aantal | 3 | |
| Eenheidsprijs excl BTW | 1.50 | Let op: Dit is de eenheidsprijs excl BTW. |
| Regelprijs incl BTW | 4.91 | |
| BTW code | 2 | |
| Tekst | Verjaardagstaart | |
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| name | Banketbakker | Leeg als er geen bedrijfsnaam is |
| street | Stationsweg 12 | Adres |
| country | SE / NL | Land factuuradres |
| emailadres | info@sponiza.nl | |
| telnr | 0623138822 | |
| Adresgegevens | ||
| entityid | 123 | Identifier Lundify debiteur |
| Factuuradres gegevens | ||
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| entityId | prod123 | Identifier product |
| account | 8000 | Omzetrekening |
| name | Verjaardagstaart | Naam product |
| descriptionUK | Verjaardagstaart met slagroom en sinaasappel | Omschrijving product |
| Vatcode | 2 | BTW code |
| BTW rekening | 1500 | BTW rekening |
| costCenter | 001 | Default kostenplaats |
| Omdat de prijzen uit Magento worden gebruikt, en een product eenmalig wordt toegevoegd, en daarna niet meer wordt gewijzigd, worden er geen prijzen meegegeven aan het product. | ||
8.Support
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Uitleg tabs dashboard
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Magento webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Lundify.Wat als facturen missen in Lundify
Als facturen ontbreken in Lundify adviseren we je de volgende stappen te doorlopen:- Log in op het dashboard: https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan in de registratie email.
- Ga naar tab Fouten en kijk of de factuur daar staat. Het kan zijn dat je de zoekperiode moet aanpassen als de
factuur van een eerdere maand is. Als je de factuur in dit overzicht vindt:
- Bekijk de foutcode en controleer of je die zelf op kunt lossen.
- Zo ja los het probleem op en klik op de blauwe knop Verwerk om de factuur opnieuw aan te bieden.
- Zo nee gebruik de rode knop Meld probleem om een ticket bij ons aan te maken.
- Let op bij meerdere fouten hoe je maar 1 of 2 keer een ticket aan te maken. Wij zien vanzelf de andere problemen.
- Ga naar tab Rapportage en kijk of de factuur daar staat. Zo ja dan staat daar vaak een identifier van Lundify bij (in het paarse deel van het overzicht) waarmee je de factuur kunt zoeken.
- Ga naar tab Open en kijk of de factuur daar staat.
- Mocht je er niet uitkomen, dan kun je altijd via de groene Vraag het ons knop een ticket bij ons aanmaken.