1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Magento en Moneybird.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Magento webwinkel worden doorgezet naar facturen in Moneybird. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
De koppeling is werkend voor deze versies van Magento: FAQ - Magento versies. De koppeling is een basis koppeling. Magento heeft veel opties in de standaard versie zitten die de koppeling niet ondersteunt. In het bijzonder zijn dat:
- Het uitlezen van verzendadressen. We hebben hier wel een optie voor, maar dat dient aan de Magento webwinkelzijde geprogrammeerd te worden.
- Het uitlezen van betaalkosten. We hebben hier wel een optie voor, maar dat dient aan de Magento webwinkelzijde geprogrammeerd te worden.
- Het toevoegen van kortingen excl BTW. De koppeling ondersteunt dit niet.
- Het toevoegen van creditbedragen - adjustments - in credit-facturen. De koppeling kan dit niet doorzetten omdat de BTW informatie ontbreekt.
- In sommige situaties kan de BTW van gratis artikelen niet correct bepaald worden.
- In sommige situaties komt het BTW percentage niet goed door uit de Magento webwinkel. Dit gebeurt vaak bij kleinere bedragen en/of grote aantallen. Magento webwinkels geven bedragen door in 2 decimalen, niet in 4. Hierdoor ontstaan afrondingsverschillen. Deze facturen zullen handmatig geboekt moeten worden in Moneybird.
- We zullen dit lijstje aanvullen als we merken dat er meer zaken ontbreken.
Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Magento en in de FAQ voor Moneybird.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de OAuth-sleutels van de koppeling in je Magento webwinkel te de-activeren.
2.Hoe de koppeling werkt
Een factuur uit de Magento webwinkel wordt doorgezet naar een Moneybird factuur.
Facturen worden eenmaal per uur opgehaald uit de Magento webwinkel.
Deze koppeling zet Magento facturen door, geen Magento bestellingen. De koppeling werkt zowel voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x webwinkels, vanaf Magento 2.1. Magento 2.0 ondersteunen wij dus niet.
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Magento factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Magento factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de factuurregels.
- Is de factuur een ICP factuur dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Moneybird bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Het doorzetten
Het doorzetten van een Magento factuur naar Moneybird gebeurt in twee stappen:
- Er wordt gekeken of de klant al in Moneybird aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
- De Moneybird factuur wordt aangemaakt en doorgezet.
Het resultaat
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Moneybird is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Magento bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Moneybird een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
3.Nodig: Magento sleutels
Deze stap is alleen nodig voor Magento 1.x. Indien je een Magento 2.x webwinkel hebt kun je dit hoofdstuk overslaan!
De stappen voor het aanmaken van een Magento consumerkey en consumersecret zijn als volgt:
1. Log in als admin bij je Magento 1.x webwinkel.
2. Ga naar System > Web Services > REST OAuth Consumers.
3. Klik op Add new om de Magento sleutels aan te maken. De key en de secret zijn al ingevuld. Vul zelf de naam voor de koppeling in en de callback url. De waarde van de callback url moet zijn: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento/callback.php
4. Vul je administrator wachtwoord in Klik op Save / Opslaan. De key en secret van dit scherm vul je in een later hoofdstuk in bij de velden Consumerkey en Consumersecret van het instellingenscherm van de koppeling.
4.Nodig: Magento extensie installatie
De voorbereidingen in de Magento webwinkel hangen af van de Magento versie van je webwinkel. We hebben deze sectie daarom onderverdeeld in een sectie voor Magento 1.9 en een sectie voor Magento 2.x, vanaf Magento 2.1. Zowel de koppeling voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x gebruiken de REST API om de nieuwe facturen uit de Magento webwinkel te halen. Maar voor de installatie volgen ze dus een verschillend pad.
Let op: Dit is een standaard koppeling zonder mogelijkheden tot maatwerk. Dat betekent dat de koppeling niet alle extensies in de webwinkel ondersteunt. Ook kan het lastig zijn om de webwinkel te koppelen vanwege een speciale inrichting van de hosting, bijvoorbeeld vanwege een aangepaste .htaccess file, complexe redirects of een firewall. Loop je tegen deze problemen aan dan is het vaak nodig om een Magento expert in te schakelen.
Een tweede vereiste van de koppeling is dat alle bedragen van de factuur in de factuurregels staan. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld extra betaalkosten die je in rekening bij je klant brengt. Mocht het niet mogelijk zijn een bedrag in de factuurregel te plaatsen dan is voor Magento 1.9 mogelijk om via de extensie het toeslagbedrag in een veld feeexcl te plaatsen. Dit zijn geen werkzaamheden die wij doen, maar die de Magento webwinkelbeheerder zelf zal moeten toevoegen. Bij Magento 2.x werken we met de standaard REST API en is deze mogelijkheid niet aanwezig.
Magento 1.9 webwinkel
Indien je een Magento 2.x webwinkel hebt kun je deze paragraaf overslaan. Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 1.x bestaat uit de volgende stappen:
Controleer eerst of je Magento webwinkelomgeving het gebruik van de REST API toestaat. Deze controle bestaat uit de volgende stappen. We gebruiken www.jouwwebwinkel.nl als de url van jouw webwinkel.
(i) Is de REST API toegankelijk? Dit test je met de url http://www.jouwwebwinkel.nl/api/rest/products. Zie je een 403 op je scherm verschijnen? Prima. Maar …
(ii) … zie je een 404-scherm? Dan wordt de url doorgeleid naar een foutpagina. Dit kan een probleem zijn van de .htaccess-file. In deze file moet de regel RewriteRule ^api/rest api.php?type=rest [QSA,L] aanwezig zijn. Zo niet, dan dien je deze toe te voegen.
Het probleem kan ook veroorzaakt worden door een instelling in de Apache webserver. Zie deze link voor meer informatie: http://magento.stackexchange.com/questions/29936/rest-api-returns-404.
(iii) Heeft de gebruikersnaam waarmee je de OAUTH sleutels hebt aangemaakt admin-rechten? Dat moet namelijk wel, anders kunnen de gegevens niet opgehaald worden uit de webwinkel.
(iv) Gebruik je in de hostingomgeving php-fpm fast-cgi? Dan kan het zijn dat de autorisatie-sleutels niet correct doorkomen. Deze link bevat meer informatie: http://www.magentogeek.com/magento-rest-api-solution-for-400-bad-request/. Voor webwinkels die gehost zijn bij byte.nl- shared hosting - speelt dit onder andere. Zij hebben een goede uitleg om dit op te lossen.
(v) In alle gevallen: Neem contact met ons op als je er niet uitkomt. Wij zien soms details in onze log-files staan die jullie mogelijk kunnen helpen om de problemen op te lossen.
1. Zet de caching in je webwinkel uit. Dit kun je doen via System > Cache Management. Na de installatie van de extensie kun je de caching weer aanzetten.
2. Installeren extensie. Pak de zipfile uit en installeer de bestanden onder je Magento root. Je kunt aan de structuur van de zipfile zien welke bestanden je waar moet plaatsen. Er worden geen bestanden overschreven.
3. Definieer de REST Role. Je definieert nu eerst een zgn Role die de factuurgegevens, inclusief belastingtarieven en betaalmethoden uit je webwinkel kan lezen. Hiervoor gan je naar System > Web Services > REST Roles. Om gebruik te maken van de extensie dien je een Role aan te maken van type Administrator. Je maakt deze door op Add Admin Role te klikken. Als je die al hebt kun je die Role hergebruiken.
Aan de linkerkant van het scherm staat een scherm met als titel Role Information. Klik op de sub-menu-link Role API Resources. Je ziet de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink alle blokjes onder deze optie aan en sla de gegevens op.
Je hebt nu ingesteld dat de koppeling recht heeft om de entiteiten facturen, belastingtarieven en betaalmethoden te lezen uit Magento, maar je hebt nog niet aangegeven welke gegevens per entiteit hij op mag halen.
4. Wijs de velden toe die gelezen mogen worden. Ga naar System > Web Services > REST Attributes. Open de User Type Admin. Je ziet hier wederom de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink weer alle opties aan en sla de gegevens op.
5. Koppel de administrator aan de REST role. Tot slot dien je de administrator toe te wijzen aan de REST role. Ga naar System > Permissies > Users. Klik de administrator aan van de webwinkel. Ga naar REST Role, de onderste optie in het menu links. Wijs de administrator van de webwinkel toe aan de Administrator REST Role.
Indien je een Magento 1.x webwinkel hebt ben je nu klaar voor het volgende hoofdstuk en kun je dus de volgende paragraaf van de handleiding overslaan.
Magento 2.x webwinkel
Let op: Wij ondersteunen Magento 2.0 niet. De koppeling werkt voor webwinkels vanaf Magento 2.1. Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 2.x bestaat uit de volgende stappen:
1. Configuratie. Er zijn twee Magento tabbladen die je moet invullen. Bij de eerste bedenken we een herkenbare naam en vullen de Callback URL (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento2/callback.php?cikey=UWLICENTIESLEUTEL) en de Identity link URL in (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/authenticate.php) en je password in. UWLICENTIESLEUTEL dient vervangen te worden door de licentiesleutel uit de email. Altijd slim even tussendoor te saven (rechtsboven). Daarna gaan we door naar het tweede tabblad API.
Je gaat nu de rechten toekennen: welke gegevens uit de webwinkel mag de koppeling gebruiken? In het plaatje staat expliciet aangegeven welke resources je dient aan te vinken. Daarna klink je SAVE rechtsboven in.
2. Activeren van de extensie. Je gaat nu de extensie activeren. Allereerst klik je op ACTIVATE.
Rechts boven in het volgende scherm moet je daartoe toestemming geven middels ALLOW knop.
En nu begrijp je eindelijk waarom Magento 2 ……… 'Magento 2' heet: er openen namelijk twee windows! Op de eerste window (dus buiten je Magento winkel):
Op dit aparte window vul je je webwinkel domeinnaam in en de koppeling sleutel die je per email hebt ontvangen bij aanmelding. Als je vervolgens op de Geef toestemming voor de koppeling knop drukt zul je zien dat in het andere scherm (van je Magento winkel) de activatie tot stand komt.
De extensie is nu volledig geactiveerd. Om het zeker te weten kun je nog even naar de status van je integratie kijken op het Integratie scherm binnen je Magento webwinkel. De status moet nu ACTIVE zijn.
Je bent nu klaar met de voorbereidingen in je Magento 2.x winkel.
5.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Magento webwinkel. Voor Magento 2.x webwinkels heb je dit al in de vorige stap gedaan. Voor Magento 1.9 webwinkels dien je hier nog extra gegevens in te vullen.
2. Het leggen van de connectie met Moneybird. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Moneybird administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: De koppeling gebruikt de bedragen uit de webwinkel om de BTW percentages te berekenen. Zorg dat afrondingsverschillen geen probleem geven met de BTW percentages.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie Magento webwinkel:
Deze stap hoeft alleen uitgevoerd te worden voor Magento 1.9 webwinkels. Voor Magento 2.x webwinkels is de authenticatie al in de vorige stap gedaan. Het authenticeren van de Magento 1.9 webwinkel doe je als volgt:
- Eerst vul je de admin-url van de webwinkel in met de consumerkey en consumersecret uit de voorgaande stap.
- Daarna klik je op de gele Connect knop om de koppeling de juiste autorisatie te geven. Pas na het uitvoeren van deze twee stappen is een geldige connectie met de Magento webwinkel gelegd. Je ziet dit omdat het bolletje dan groen is.
Connectie Moneybird
De connectie met Moneybird loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Moneybird voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Moneybird account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Moneybird gelegd.
Administratie en factuurlayout
Voor het gebruik van de koppeling dien je op te geven naar welke administratie de facturen gestuurd moeten worden. Ook dien je een factuurlayout op te geven voor de Moneybird facturen. Doe je dat niet dan kunnen de facturen helaas niet aangemaakt worden in Moneybird.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Moneybird. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
NB: in onderstaande afbeelding worden grootboeknummers getoond. Dit is enkel ter illustratie. Bij Moneybird koppelingen toont hier een naam.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een tussenrekening uit je Moneybird administratie. Facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd op deze tussenrekening geboekt. Wil je gebruik maken van de mogelijkheid per betaalmethode een financiële tussenrekening uit Moneybird in te stellen, neem dan contact met ons op.
6.Day-to-day: Vanuit Magento
In deze sectie laten we zien hoe we de facturen ophalen uit de webwinkel.
Doorzetschema: Nieuwe facturen in je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. De koppeling haalt voor Magento 2.x zowel de facturen als de credit-facturen op en zet deze door. Voor Magento 1.9 worden de credit-facturen niet standaard doorgezet. Je kunt deze optie wel bij ons aanvragen.
BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en controleert ook dat het BTW nummer een geldig BTW nummer is.
BTW berekening: De koppeling gebruikt altijd de prijzen in de [base_] velden, zoals [base_grand_total] en [base_row_total].
Het BTW bedrag in de factuurregels wordt als volgt bepaald:
BTW bedrag = ['base_row_total_incl_tax'] - ['base_row_total']
Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
BTW bedrag/ ['base_row_total']
Indien het bedrag excl BTW 0 is dan staat het BTW percentage default op 21%. Dit is helaas niet aan te passen.
Op basis van het BTW percentage wordt de BTW code en de grootboekrekening in Moneybird bepaald. Wij zien bij sommige Magento webwinkels dat zij zelf correcties doen op de BTW in hun facturen. De BTW komt dan net niet overeen met de BTW van de producten. Dit resulteert in verkeerde BTW percentages, zoals bijv 8% ipv 9% en 22% ipv 21%. De koppeling kan dit niet herstellen en zal een foutmelding geven als 8% en 22% niet in de BTW instellingen voorkomen van de webwinkel. We zien dit probleem over het algemeen optreden bij het gebruik van kleine bedragen. Helaas heeft de koppeling hier geen afdoende oplossing voor.
7.Day-to-day: Naar Moneybird
Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Moneybird:
- Referentie: bestelnummer, bij een negatieve bestelling Credit bestelnummer. Voor Paypal en Mollie betalingen wordt hier de betaalidentifier aan toegevoegd voor het automatisch afletteren.
- Factuurnummer: Alleen op aanvraag en gelijk aan het factuurnummer of bestelnummer. Het is beter als Moneybird zelf het factuurnummer bepaalt.
- Datum: Factuurdatum
- Debiteur: id Moneybird debiteur
- Prijzen incl BTW: true
- Factuurprofiel: Zoals ingesteld op het dashboard
- Regels
Verzendstatus: Het is mogelijk om de verzendstatus van de Moneybird factuur op verzonden te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird debiteur verzendmethode handmatig heeft. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status verzonden krijgt.
Automatisch versturen factuur: Ook al heeft de koppeling de status verzonden, dat betekent niet dat Moneybird de factuur automatisch verstuurd. Immers in Moneybird kan de factuur handmatig of per email verzonden worden. Wil je dat de factuur automatisch per email verstuurd wordt neem dan contact met ons op. Wij kunnen dat dan voor je instellen.
Betaalstatus:
Het is mogelijk om de betaalstatus van de Moneybird factuur op betaald te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird de status verzonden heeft. Daarnaast moet de factuur betaald zijn. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status betaald krijgt.
Let op: Soms komt een betaling op een factuur pas later binnen en heeft de koppeling de factuur al doorgezet naar Moneybird. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen.
Workflows: De koppeling doet niets met de Moneybird workflows. Het is dus niet mogelijk om met de factuur een workflow mee te geven.
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Moneybird debiteur gebruikt als debiteur van de Moneybird transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Moneybird. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
8.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Magento webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Moneybird.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals foutieve BTW percentages op de factuurregels of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de factuur alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/24/magento.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 facturen in rekening.