1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Magento naar Reeleezee. De koppeling zorgt dat voor facturen in Magento automatisch bonnen of facturen worden aangemaakt in Reeleezee. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling werkt zowel voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x vanaf Magento 2.1. Magento 2.0 ondersteunen wij dus niet.  De koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden de facturen opgehaald uit Magento en doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/24/magento.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/37/reeleezee.html.

2.Features

Bestellingen uit je Magento winkel worden doorgezet naar bonnen of facturen in Reeleezee. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de factuur, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet naar Reeleezee verkoopbonnen of facturen. Standaard zijn facturen. Neem contact met ons op als je gebruik wilt maken van bonnen.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. In Reeleezee wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op
- Artikelen. De productnamen worden doorgezet. In de koppeling is geen mogelijkheid om producten te matchen en daarmee voorraad af te boeken.

3.Nodig: Magento extensie installatie

De voorbereidingen in de Magento webwinkel hangen af van de Magento versie van je webwinkel. We hebben deze sectie daarom onderverdeeld in een sectie voor Magento 1.9 en een sectie voor Magento 2.x, vanaf Magento 2.1. Zowel de koppeling voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x gebruiken de REST API om de nieuwe facturen uit de Magento webwinkel te halen. Maar voor de installatie volgen ze dus een verschillend pad.

Let op: Dit is een standaard koppeling zonder mogelijkheden tot maatwerk. Dat betekent dat de koppeling niet alle extensies in de webwinkel ondersteunt. Ook kan het lastig zijn om de webwinkel te koppelen vanwege een speciale inrichting van de hosting, bijvoorbeeld vanwege een aangepaste .htaccess file, complexe redirects of een firewall. Loop je tegen deze problemen aan dan is het vaak nodig om een Magento expert in te schakelen.

Een tweede vereiste van de koppeling is dat alle bedragen van de factuur in de factuurregels staan. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld extra betaalkosten die je in rekening bij je klant brengt. Mocht het niet mogelijk zijn een bedrag in de factuurregel te plaatsen dan is voor Magento 1.9 mogelijk om via de extensie het toeslagbedrag in een veld feeexcl te plaatsen. Dit zijn geen werkzaamheden die wij doen, maar die de Magento webwinkelbeheerder zelf zal moeten toevoegen. Bij Magento 2.x werken we met de standaard REST API en is deze mogelijkheid niet aanwezig.

Magento 1.9 webwinkel

Indien je een Magento 2.x webwinkel hebt kun je deze paragraaf overslaan. Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 1.x bestaat uit de volgende stappen:

Controleer eerst of je Magento webwinkelomgeving het gebruik van de REST API toestaat. Deze controle bestaat uit de volgende stappen. We gebruiken www.jouwwebwinkel.nl als de url van jouw webwinkel.

(i) Is de REST API toegankelijk? Dit test je met de url http://www.jouwwebwinkel.nl/api/rest/products. Zie je een 403 op je scherm verschijnen? Prima. Maar …

(ii) … zie je een 404-scherm? Dan wordt de url doorgeleid naar een foutpagina. Dit kan een probleem zijn van de .htaccess-file. In deze file moet de regel RewriteRule ^api/rest api.php?type=rest [QSA,L] aanwezig zijn. Zo niet, dan dien je deze toe te voegen.
Het probleem kan ook veroorzaakt worden door een instelling in de Apache webserver. Zie deze link voor meer informatie: http://magento.stackexchange.com/questions/29936/rest-api-returns-404.

(iii) Heeft de gebruikersnaam waarmee je de OAUTH sleutels hebt aangemaakt admin-rechten? Dat moet namelijk wel, anders kunnen de gegevens niet opgehaald worden uit de webwinkel.

(iv) Gebruik je in de hostingomgeving php-fpm fast-cgi? Dan kan het zijn dat de autorisatie-sleutels niet correct doorkomen. Deze link bevat meer informatie: http://www.magentogeek.com/magento-rest-api-solution-for-400-bad-request/. Voor webwinkels die gehost zijn bij byte.nl- shared hosting - speelt dit onder andere. Zij hebben een goede uitleg om dit op te lossen.

(v) In alle gevallen: Neem contact met ons op als je er niet uitkomt - we helpen graag. Wij hebben zelfs een installatie-dienst waarmee we, tegen betaling, de installatie overnemen.

1. Zet de caching in je webwinkel uit. Dit kun je doen via System > Cache Management. Na de installatie van de extensie kun je de caching weer aanzetten.

2. Installeren extensie. Pak de zipfile uit en installeer de bestanden onder je Magento root. Je kunt aan de structuur van de zipfile zien welke bestanden je waar moet plaatsen. Er worden geen bestanden overschreven.

3. Definieer de REST Role. Je definieert nu eerst een zgn Role die de factuurgegevens, inclusief belastingtarieven en betaalmethoden uit je webwinkel kan lezen. Hiervoor gan je naar System > Web Services > REST Roles. Om gebruik te maken van de extensie dien je een Role aan te maken van type Administrator. Je maakt deze door op Add Admin Role te klikken. Als je die al hebt kun je die Role hergebruiken.

Plaatje Magento REST Role aanmaken

Aan de linkerkant van het scherm staat een scherm met als titel Role Information. Klik op de sub-menu-link Role API Resources. Je ziet de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink alle blokjes onder deze optie aan en sla de gegevens op.

Installatie extensie Magento

Je hebt nu ingesteld dat de koppeling recht heeft om de entiteiten facturen, belastingtarieven en betaalmethoden te lezen uit Magento, maar je hebt nog niet aangegeven welke gegevens per entiteit hij op mag halen.

4. Wijs de velden toe die gelezen mogen worden. Ga naar System > Web Services > REST Attributes. Open de User Type Admin. Je ziet hier wederom de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink weer alle opties aan en sla de gegevens op.

Configureer REST Attributes

5. Koppel de administrator aan de REST role. Tot slot dien je de administrator toe te wijzen aan de REST role. Ga naar System > Permissies > Users. Klik de administrator aan van de webwinkel. Ga naar REST Role, de onderste optie in het menu links. Wijs de administrator van de webwinkel toe aan de Administrator REST Role.

 

Assign user to REST Role

Indien je een Magento 1.x webwinkel hebt ben je nu klaar voor het volgende hoofdstuk en kun je dus de volgende paragraaf van de handleiding overslaan.

Magento 2.x webwinkel

Let op: Wij ondersteunen Magento 2.0 niet. De koppeling werkt voor webwinkels vanaf Magento 2.1. Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 2.x bestaat uit de volgende stappen:

1. Configuratie. Er zijn twee Magento tabbladen die je moet invullen. Bij de eerste bedenken we een herkenbare naam en vullen de Callback URL (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento2/callback.php?cikey=UWLICENTIESLEUTEL) en de Identity link URL in (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/authenticate.php) en je password in. UWLICENTIESLEUTEL dient vervangen te worden door de licentiesleutel uit de email. Altijd slim even tussendoor te saven (rechtsboven). Daarna gaan we door naar het tweede tabblad API.

 

Integration info tab invullen

Je gaat nu de rechten toekennen: welke gegevens uit de webwinkel mag de koppeling gebruiken? In het plaatje staat expliciet aangegeven welke resources je dient aan te vinken. Daarna klink je SAVE rechtsboven in.

API tab invullen 2. Activeren van de extensie. Je gaat nu de extensie activeren. Allereerst klik je op ACTIVATE.

Activeer extentie Rechts boven in het volgende scherm moet je daartoe toestemming geven middels ALLOW knop.

Allow En nu begrijp je eindelijk waarom Magento 2 ……… 'Magento 2' heet: er openen namelijk twee windows! Op de eerste window (dus buiten je Magento winkel):

Authenticatie informatie

Op dit aparte window vul je je webwinkel domeinnaam in en de koppeling sleutel die je per email hebt ontvangen bij aanmelding. Als je vervolgens op de Geef toestemming voor de koppeling knop drukt zul je zien dat in het andere scherm (van je Magento winkel) de activatie tot stand komt.

Na toestemming geven kijk je naar je Magento scherm De extensie is nu volledig geactiveerd. Om het zeker te weten kun je nog even naar de status van je integratie kijken op het Integratie scherm binnen je Magento webwinkel. De status moet nu ACTIVE zijn.

Status extentie Je bent nu klaar met de voorbereidingen in je Magento 2.x winkel.

4.Nodig: Reeleezee authenticatie

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.

Webservice koppelingen binnen Reeleezee

Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.

Toegang geven aan de webservice koppeling

Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen en producten kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.

Instellen rechten webservice koppeling

5.Installatie koppeling Magento - Reeleezee

Als je de Magento extensie geïnstalleerd hebt, de configuratie binnen je Magento webwinkel hebt uitgevoerd en - als je een Magento 1.x winkel hebt - een Consumerkey en Consumersecret hebt aangemaakt, kun je de koppeling tussen Magento en Reeleezee leggen. Ga naar https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=magento&invoicesystem=reeleezee. Op dit scherm kun je de gegevens voor de Magento - Reeleezee invoeren.

Allereerst voer je de licentiecode (ook wel licentiesleutel genoemd) in. Daarna kies je de Magento x.x versie die je hebt. Je zult zien dat als je een Magento 2.x koppeling hebt je minder hoeft in te vullen.

Plaatje instellingen Magento - Reeleezee koppeling

In het geval dat je een Magento 1.x winkel hebt vul je nu achtereenvolgens in:
URL webwinkel: De url van je webwinkel, bijvoorbeeld http://www.mijnmagentowebwinkel.nl - let op begin met http:// of https://
Magento consumerkey en Magento consumersecret. Deze waarden heb je eerder aangemaakt.
Gebruikersnaam en wachtwoord Reeleezee van de webservice-koppeling dit je zojuist hebt aangemaakt. Indien je een Magento 2.x winkel hebt, hoef je alleen de gebruikersnaam en wachtwoord voor Reeleezee van de webservice-koppeling in te vullen.

Klik op Ga verder. Er wordt nu een verbinding gelegd met de Magento webwinkel via OAuth. Met het leggen van de koppeling geef je in de Magento webwinkel aan dat de koppeling gegevens uit de Magento webwinkel mag lezen. Voor Magento 2.x gaat dit automatisch omdat je tijdens de voorbereidingen eea al goedgekeurd hebt. Bij Magento 1.x krijg je na het klikken en inloggen op je webwinkel een scherm te zien met de vraag of je de koppeling wilt autoriseren. Klik op authorize.

Plaatje activeren OAuth Magento webwinkel Als de autorisatie voltooid is, kun je voor zowel Magento 1.x als Magento 2.x op het laatste scherm de mapping maken tussen je Magento BTW klassen en de Reeleezee grootboekrekeningen. Tevens kun je betaalmethoden en debiteur instellingen maken.

Instellingen BTW, grootboekrekeningen, betaalmethoden en debiteuren

Als je klikt op de knop Installeer de koppeling dan is de koppeling direct actief. Gefeliciteerd!

6.Day-to-day: Vanuit Magento

Ieder uur worden de nieuwe facturen uit je webwinkel opgehaald. De koppeling haalt zowel de facturen op als de debiteur-gegevens. Deze factuur wordt vervolgens doorgezet naar je boekhoudsysteem.

De factuur wordt doorgezet in de basisvaluta van de webwinkel. De bestelregels van de factuur worden doorgezet, inclusief kortingen, verzend- en betaalkosten. Bij gemengde facturen - facturen die bestelregels hebben met 21% en 9% - wordt de korting verdeeld over de verschillende BTW tarieven. Bij het doorzetten van debiteurinformatie wordt zoveel mogelijk gekeken of de debiteur al bestaat in het boekhoudsysteem. Zo ja, dan wordt de bestaande debiteur gebruikt. Nadat de factuur is doorgezet krijgt hij de status verwerkt. Op deze manier voorkomen we dat facturen dubbel worden doorgezet.

Voordat een factuur wordt doorgezet naar het boekhoudsysteem wordt een extra controle gedaan op het factuur-totaal en de bedragen in de factuurregels. De som van de bedragen in de factuurregels mag niet teveel afwijken van het factuurtotaal. We vergelijken de bedragen inclusief BTW en hanteren een marge van max 10 cent. Het is mogelijk deze controle uit te schakelen, maar we adviseren dat niet te doen.

7.Day-to-day: Naar Reeleezee

Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee is er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.

1. Facturen of boekingsbonnen Het standaardpakket dat Reeleezee heeft een gratis factuur-module waarmee je maximaal 3 facturen per maand mag aanmaken. Wil je meer facturen aanmaken dan dien je de betaalde factuur-module aan te schaffen. Maak je de facturen aan in je webwinkel dan kun je de bestellingen / facturen uit je webwinkel overzetten naar Reeleezee boekingsbonnen. Neem hiervoor contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Betalingskenmerk Het bestelnummer wordt meegegeven als betalingskenmerk. Je kunt het betalingskenmerk in de boekingsbon achterhalen door de boekingsbon te openen, op meer opties te klikken en vervolgens op betaling. Je ziet het betalingskenmerk dan staan.

3. Factuurnummers Je kunt het bestelnummer / factuurnummer ook door laten geven als factuurnummer in Reeleezee. Hou er in dat geval rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Letters en andere symbolen worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.

4. Grootboekrekeningen Het is mogelijk om afhankelijk van het BTW percentage omzet en verzendkosten op verschillende grootboekrekeningen te boeken. Ook is het mogelijk om Omzet, Verzend- en Betaalkosten apart te boeken. Neem contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl als je hier gebruik van wilt maken.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

 

 

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke factuur uit je Magento, per wanneer, zijn doorgezet naar Reeleezee. Bij Dashboard >> fouten zie je welke facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een factuur (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een factuur in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/24/magento.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/37/reeleezee.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.