1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Magento en Silvasoft. De koppeling zorgt dat er van facturen in Magento automatisch een factuur of bestelling wordt aangemaakt in Silvasoft. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een gratis proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. De koppeling werkt voor 1.9 en 2.x vanaf 2.1. De koppeling werkt niet voor Magento 2.0. De proefperiode voor de koppeling is 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/24/magento.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.

2.Features

Facturen uit de Magento webwinkel worden doorgezet naar facturen of bestellingen in Silvasoft. Hierbij worden doorgezet:
- De regels uit de factuur, inclusief de prijs, de BTW en de naam van het product.
- De debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer. De koppeling kijkt eerst of de debiteur al in Silvasoft bestaat. Zo ja, dan wordt deze debiteur genomen. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Silvasoft. Matching van debiteuren tussen Magento en Silvasoft gebeurt op basis van het e-mailadres.

Deze koppeling zet Magento facturen door, niet Magento bestellingen. De koppeling werkt zowel voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x webwinkels, vanaf Magento 2.1. Magento 2.0 ondersteunen wij dus niet.

3.Nodig: Magento sleutels

Deze stap is alleen nodig voor Magento 1.x. Indien je een Magento 2.x webwinkel hebt kun je dit hoofdstuk overslaan!

De stappen voor het aanmaken van een Magento consumerkey en consumersecret zijn als volgt:
1. Log in als admin bij je Magento 1.x webwinkel.
2. Ga naar System > Web Services > REST OAuth Consumers.

Plaatje Magento Consumerkey en Consumersecret


3. Klik op Add new om de Magento sleutels aan te maken. De key en de secret zijn al ingevuld. Vul zelf de naam voor de koppeling in en de callback url. De waarde van de callback url moet zijn: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento/callback.php

Plaatje Magento Consumerkey en Consumersecret


4. Vul je administrator wachtwoord in Klik op Save / Opslaan. De key en secret van dit scherm vul je in een later hoofdstuk in bij de velden Consumerkey en Consumersecret van het instellingenscherm van de koppeling.

4.Nodig: Magento extensie installatie

De voorbereidingen in de Magento webwinkel hangen af van de Magento versie van je webwinkel. We hebben deze sectie daarom onderverdeeld in een sectie voor Magento 1.9 en een sectie voor Magento 2.x, vanaf Magento 2.1. Zowel de koppeling voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x gebruiken de REST API om de nieuwe facturen uit de Magento webwinkel te halen. Maar voor de installatie volgen ze dus een verschillend pad.

Let op: Dit is een standaard koppeling zonder mogelijkheden tot maatwerk. Dat betekent dat de koppeling niet alle extensies in de webwinkel ondersteunt. Ook kan het lastig zijn om de webwinkel te koppelen vanwege een speciale inrichting van de hosting, bijvoorbeeld vanwege een aangepaste .htaccess file, complexe redirects of een firewall. Loop je tegen deze problemen aan dan is het vaak nodig om een Magento expert in te schakelen.

Een tweede vereiste van de koppeling is dat alle bedragen van de factuur in de factuurregels staan. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld extra betaalkosten die je in rekening bij je klant brengt. Mocht het niet mogelijk zijn een bedrag in de factuurregel te plaatsen dan is voor Magento 1.9 mogelijk om via de extensie het toeslagbedrag in een veld feeexcl te plaatsen. Dit zijn geen werkzaamheden die wij doen, maar die de Magento webwinkelbeheerder zelf zal moeten toevoegen. Bij Magento 2.x werken we met de standaard REST API en is deze mogelijkheid niet aanwezig.

Magento 1.9 webwinkel

Indien je een Magento 2.x webwinkel hebt kun je deze paragraaf overslaan. Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 1.x bestaat uit de volgende stappen:

Controleer eerst of je Magento webwinkelomgeving het gebruik van de REST API toestaat. Deze controle bestaat uit de volgende stappen. We gebruiken www.jouwwebwinkel.nl als de url van jouw webwinkel.

(i) Is de REST API toegankelijk? Dit test je met de url http://www.jouwwebwinkel.nl/api/rest/products. Zie je een 403 op je scherm verschijnen? Prima. Maar …

(ii) … zie je een 404-scherm? Dan wordt de url doorgeleid naar een foutpagina. Dit kan een probleem zijn van de .htaccess-file. In deze file moet de regel RewriteRule ^api/rest api.php?type=rest [QSA,L] aanwezig zijn. Zo niet, dan dien je deze toe te voegen.
Het probleem kan ook veroorzaakt worden door een instelling in de Apache webserver. Zie deze link voor meer informatie: http://magento.stackexchange.com/questions/29936/rest-api-returns-404.

(iii) Heeft de gebruikersnaam waarmee je de OAUTH sleutels hebt aangemaakt admin-rechten? Dat moet namelijk wel, anders kunnen de gegevens niet opgehaald worden uit de webwinkel.

(iv) Gebruik je in de hostingomgeving php-fpm fast-cgi? Dan kan het zijn dat de autorisatie-sleutels niet correct doorkomen. Deze link bevat meer informatie: http://www.magentogeek.com/magento-rest-api-solution-for-400-bad-request/. Voor webwinkels die gehost zijn bij byte.nl- shared hosting - speelt dit onder andere. Zij hebben een goede uitleg om dit op te lossen.

(v) In alle gevallen: Neem contact met ons op als je er niet uitkomt. Wij zien soms details in onze log-files staan die jullie mogelijk kunnen helpen om de problemen op te lossen.

1. Zet de caching in je webwinkel uit. Dit kun je doen via System > Cache Management. Na de installatie van de extensie kun je de caching weer aanzetten.

2. Installeren extensie. Pak de zipfile uit en installeer de bestanden onder je Magento root. Je kunt aan de structuur van de zipfile zien welke bestanden je waar moet plaatsen. Er worden geen bestanden overschreven.

3. Definieer de REST Role. Je definieert nu eerst een zgn Role die de factuurgegevens, inclusief belastingtarieven en betaalmethoden uit je webwinkel kan lezen. Hiervoor gan je naar System > Web Services > REST Roles. Om gebruik te maken van de extensie dien je een Role aan te maken van type Administrator. Je maakt deze door op Add Admin Role te klikken. Als je die al hebt kun je die Role hergebruiken.

Plaatje Magento REST Role aanmaken

Aan de linkerkant van het scherm staat een scherm met als titel Role Information. Klik op de sub-menu-link Role API Resources. Je ziet de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink alle blokjes onder deze optie aan en sla de gegevens op.

Installatie extensie Magento

Je hebt nu ingesteld dat de koppeling recht heeft om de entiteiten facturen, belastingtarieven en betaalmethoden te lezen uit Magento, maar je hebt nog niet aangegeven welke gegevens per entiteit hij op mag halen.

4. Wijs de velden toe die gelezen mogen worden. Ga naar System > Web Services > REST Attributes. Open de User Type Admin. Je ziet hier wederom de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink weer alle opties aan en sla de gegevens op.

Configureer REST Attributes

5. Koppel de administrator aan de REST role. Tot slot dien je de administrator toe te wijzen aan de REST role. Ga naar System > Permissies > Users. Klik de administrator aan van de webwinkel. Ga naar REST Role, de onderste optie in het menu links. Wijs de administrator van de webwinkel toe aan de Administrator REST Role.

 

Assign user to REST Role

Indien je een Magento 1.x webwinkel hebt ben je nu klaar voor het volgende hoofdstuk en kun je dus de volgende paragraaf van de handleiding overslaan.

Magento 2.x webwinkel

Let op: Wij ondersteunen Magento 2.0 niet. De koppeling werkt voor webwinkels vanaf Magento 2.1. Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 2.x bestaat uit de volgende stappen:

1. Configuratie. Er zijn twee Magento tabbladen die je moet invullen. Bij de eerste bedenken we een herkenbare naam en vullen de Callback URL (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento2/callback.php?cikey=UWLICENTIESLEUTEL) en de Identity link URL in (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/authenticate.php) en je password in. UWLICENTIESLEUTEL dient vervangen te worden door de licentiesleutel uit de email. Altijd slim even tussendoor te saven (rechtsboven). Daarna gaan we door naar het tweede tabblad API.

 

Integration info tab invullen

Je gaat nu de rechten toekennen: welke gegevens uit de webwinkel mag de koppeling gebruiken? In het plaatje staat expliciet aangegeven welke resources je dient aan te vinken. Daarna klink je SAVE rechtsboven in.

API tab invullen 2. Activeren van de extensie. Je gaat nu de extensie activeren. Allereerst klik je op ACTIVATE.

Activeer extentie Rechts boven in het volgende scherm moet je daartoe toestemming geven middels ALLOW knop.

Allow En nu begrijp je eindelijk waarom Magento 2 ……… 'Magento 2' heet: er openen namelijk twee windows! Op de eerste window (dus buiten je Magento winkel):

Authenticatie informatie

Op dit aparte window vul je je webwinkel domeinnaam in en de koppeling sleutel die je per email hebt ontvangen bij aanmelding. Als je vervolgens op de Geef toestemming voor de koppeling knop drukt zul je zien dat in het andere scherm (van je Magento winkel) de activatie tot stand komt.

Na toestemming geven kijk je naar je Magento scherm De extensie is nu volledig geactiveerd. Om het zeker te weten kun je nog even naar de status van je integratie kijken op het Integratie scherm binnen je Magento webwinkel. De status moet nu ACTIVE zijn.

Status extentie Je bent nu klaar met de voorbereidingen in je Magento 2.x winkel.

5.Nodig: Silvasoft sleutel

Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

6.Installatie

Via deze website kun je een gratis proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. De koppeling werkt voor 1.9 en 2.x vanaf 2.1. De koppeling werkt niet voor Magento 2.0.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Magento webwinkel. Voor Magento 2.x webwinkels heb je dit al in de vorige stap gedaan. Voor Magento 1.9 webwinkels dien je hier nog extra gegevens in te vullen.
2. Het leggen van de connectie met Silvasoft. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Silvasoft administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: De koppeling gebruikt de bedragen uit de webwinkel om de BTW percentages te berekenen. Zorg dat afrondingsverschillen geen probleem geven met de BTW percentages.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Magento webwinkel:
Deze stap hoeft alleen uitgevoerd te worden voor Magento 1.9 webwinkels. Voor Magento 2.x webwinkels is de authenticatie al in de vorige stap gedaan. Het authenticeren van de Magento 1.9 webwinkel doe je als volgt:

- Eerst vul je de admin-url van de webwinkel in met de consumerkey en consumersecret uit de voorgaande stap.


- Daarna klik je op de gele Connect knop om de koppeling de juiste autorisatie te geven. Pas na het uitvoeren van deze twee stappen is een geldige connectie met de Magento webwinkel gelegd. Je ziet dit omdat het bolletje dan groen is.

Authenticatie Silvasoft:
Je legt de connectie met Silvasoft via de gebruikersnaam en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Silvasoft. Je kunt de gebruikersnaam en de API sleutel nu invullen in het popup window.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes.

Betaalmethoden inrichten, alleen voor Magento 1.9
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je boekhoudpakket. De koppeling leest de betaalmethoden uit de webwinkel en toont deze op dit scherm. Indien er een nieuwe betaalmethode aan de webwinkel wordt toegevoegd kan deze via dit scherm aan een nieuwe of dezelfde vaste debiteur worden gekoppeld.

7.Day-to-day: Vanuit Magento

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. De koppeling haalt zowel de facturen op als de debiteur-gegevens. Deze factuur wordt vervolgens doorgezet naar je boekhoudsysteem.

De factuur wordt doorgezet in de basisvaluta van de webwinkel. De bestelregels van de factuur worden doorgezet, inclusief kortingen, verzend- en betaalkosten. Bij gemengde facturen - facturen die bestelregels hebben met 21% en 9% - wordt de korting verdeeld over de verschillende BTW tarieven. Bij het doorzetten van debiteurinformatie wordt zoveel mogelijk gekeken of de debiteur al bestaat in het boekhoudsysteem. Zo ja, dan wordt de bestaande debiteur gebruikt. Nadat de factuur is doorgezet krijgt hij de status verwerkt. Op deze manier voorkomen we dat facturen dubbel worden doorgezet.

Voordat een factuur wordt doorgezet naar het boekhoudsysteem wordt een extra controle gedaan op het factuur-totaal en de bedragen in de factuurregels. De som van de bedragen in de factuurregels mag niet teveel afwijken van het factuurtotaal. We vergelijken de bedragen inclusief BTW. Is het verschil te groot, dan wordt de factuur niet doorgezet, en verschijnt hij in het tabblad >>Fouten op het Dashboard.

8.Day-to-day: Naar Silvasoft

De verkopen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Silvasoft als bestellingen of facturen. Deze bestellingen of facturen worden vervolgens in het Silvasoft boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de bestelling / factuur is de link naar de verkoop in de webwinkel.

Naast de bestellingen / facturen maakt de koppeling ook debiteuren en producten aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur of het product al aanwezig is in Silvasoft. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt. Voor het product de SKU, EAN of het artikelnummer van het product.

9.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Magento , per wanneer, zijn doorgezet naar Silvasoft.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/24/magento.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor facturen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 facturen in rekening.