1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Magento naar Silvasoft. De koppeling zorgt dat voor facturen in Magento automatisch een factuur of bestelling wordt aangemaakt in Silvasoft. Omdat de verkopen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling werkt zowel voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x vanaf Magento 2.1. Magento 2.0 ondersteunen wij dus niet.

Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden de facturen opgehaald uit Magento en doorgezet naar je boekhoudsysteem. Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

2. Features

Bestellingen uit je Magento winkel kunnen omgezet worden naar facturen of bestellingen in Silvasoft. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de factuur, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet naar Silvasoft facturen of bestellingen. Welke van deze opties kun je aangeven tijdens de installatie.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. De koppeling wijzigt geen debiteurinformatie in het boekhoudsysteem. In Silvasoft wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres.
- Artikelen. In Silvasoft wordt gekeken of het product al bestaat. Zo nee dan wordt het product nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op SKU en het productnummer in Silvasoft. De koppeling voegt wel producten toe aan Silvasoft, maar wijzigt geen gegevens van bestaande producten in Silvasoft.

3. Nodig toegang Magento

De voorbereidingen in de Magento webwinkel hangen af van de Magento versie van je webwinkel. We hebben deze sectie daarom onderverdeeld in een sectie voor Magento 1.9 en een sectie voor Magento 2.x, vanaf Magento 2.1. Zowel de koppeling voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x gebruiken de REST API om de nieuwe facturen uit de Magento webwinkel te halen. Maar voor de installatie volgen ze dus een verschillend pad.

Let op: Dit is een standaard koppeling zonder mogelijkheden tot maatwerk. Dat betekent dat de koppeling niet alle extensies in de webwinkel ondersteunt. Ook kan het lastig zijn om de webwinkel te koppelen vanwege een speciale inrichting van de hosting, bijvoorbeeld vanwege een aangepaste .htaccess file, complexe redirects of een firewall. Loop je tegen deze problemen aan dan is het vaak nodig om een Magento expert in te schakelen. Een tweede vereiste van de koppeling is dat alle bedragen van de factuur in de factuurregels staan. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld extra betaalkosten die je in rekening bij je klant brengt.

Magento 1.9 webwinkels

Indien je een Magento 2.x webwinkel hebt kun je deze paragraaf overslaan. Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 1.x bestaat uit de volgende stappen:

1. Controleer eerst of je Magento webwinkelomgeving het gebruik van de REST API toestaat. Deze controle bestaat uit de volgende stappen. We gebruiken www.jouwwebwinkel.nl als de url van jouw webwinkel.

(i) Is de REST API toegankelijk? Dit test je met de url http://www.jouwwebwinkel.nl/api/rest/products. Zie je een 403 op je scherm verschijnen? Prima. Maar ...

(ii) ... zie je een 404-scherm? Dan wordt de url doorgeleid naar een foutpagina. Dit kan een probleem zijn van de .htaccess-file. In deze file moet de regel RewriteRule ^api/rest api.php?type=rest [QSA,L] aanwezig zijn. Zo niet, dan dien je deze toe te voegen.
Het probleem kan ook veroorzaakt worden door een instelling in de Apache webserver. Zie deze link voor meer informatie: http://magento.stackexchange.com/questions/29936/rest-api-returns-404.

(iv) Gebruik je in de hostingomgeving php-fpm fast-cgi? Dan kan het zijn dat de autorisatie-sleutels niet correct doorkomen. Deze link bevat meer informatie: http://www.magentogeek.com/magento-rest-api-solution-for-400-bad-request/. Voor webwinkels die gehost zijn bij byte.nl- shared hosting - speelt dit onder andere. Zij hebben een goede uitleg om dit op te lossen.

2. Zet de caching in je webwinkel uit. Dit kun je doen via System > Cache Management. Na de installatie van de extensie kun je de caching weer aanzetten.

3. Maak de consumer key en consumer secret aan. Dit doe je via de stappen:
a. Log in als admin bij je Magento webwinkel. Je moet echt inloggen met een admin-gebruikersnaam. Anders gaat de koppeling niet werken.
b. Ga naar System > Web Services > REST OAuth Consumers.


c. Klik op Add new om de Magento sleutels aan te maken. De key en de secret zijn al ingevuld. Vul zelf de naam voor de koppeling in en de callback url. De waarde van de callback url moet zijn: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento/callback.php


d. Vul je administrator wachtwoord in Klik op Save / Opslaan. De key en secret van dit scherm vul je in een later hoofdstuk in bij de velden Consumerkey en Consumersecret van het instellingenscherm van de koppeling.

4. Installeren extensie. Je kunt de extensie downloaden via de webwinkelfacturen website. Hij is ook als bijlage toegevoegd in de bevestigingsemail bij de aanmelding voor de proefperiode. Pak de zipfile uit en installeer de bestanden onder je Magento root. Je kunt aan de structuur van de zipfile zien welke bestanden je waar moet plaatsen. Er worden geen bestanden overschreven.

5. Definieer de REST Role. Je definieert nu eerst een zgn Role die de factuurgegevens, inclusief belastingtarieven en betaalmethoden uit je webwinkel kan lezen. Hiervoor gan je naar System > Web Services > REST Roles. Om gebruik te maken van de extensie dien je een Role aan te maken van type Administrator. Je maakt deze door op Add Admin Role te klikken. Als je die al hebt kun je die Role hergebruiken.

Aan de linkerkant van het scherm staat een scherm met als titel Role Information. Klik op de sub-menu-link Role API Resources. Je ziet de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink alle blokjes onder deze optie aan en sla de gegevens op.

Je hebt nu ingesteld dat de koppeling recht heeft om de entiteiten facturen, belastingtarieven en betaalmethoden te lezen uit Magento, maar je hebt nog niet aangegeven welke gegevens per entiteit hij op mag halen.

6. Wijs de velden toe die gelezen mogen worden. Ga naar System > Web Services > REST Attributes. Open de User Type Admin. Je ziet hier wederom de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink weer alle opties aan en sla de gegevens op.

7. Koppel de administrator aan de REST role. Tot slot dien je de administrator toe te wijzen aan de REST role. Ga naar System > Permissies > Users. Klik de administrator aan van de webwinkel. Ga naar REST Role, de onderste optie in het menu links. Wijs de administrator van de webwinkel toe aan de Administrator REST Role.

Indien je een Magento 1.x webwinkel hebt ben je nu klaar voor het volgende hoofdstuk en kun je dus de volgende paragraaf van de handleiding overslaan.

Magento 2.x webwinkels

Let op: Wij ondersteunen Magento 2.0 niet. De koppeling werkt voor webwinkels vanaf Magento 2.1. Heb je een Magento 1.9 webwinkel dan kun je deze stappen overslaan. Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 2.x bestaat uit de volgende stappen:

1. Configuratie. Er zijn twee Magento tabbladen die je moet invullen. Bij de eerste bedenken we een herkenbare naam en vullen de Callback URL (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento2/callback.php?cikey=UWLICENTIESLEUTEL) en de Identity link URL in (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/authenticate.php) en je password in. UWLICENTIESLEUTEL dient vervangen te worden door de licentiesleutel uit de email. Altijd slim even tussendoor te saven (rechtsboven). Daarna gaan we door naar het tweede tabblad API.

Je gaat nu de rechten toekennen: welke gegevens uit de webwinkel mag de koppeling gebruiken? In het plaatje staat expliciet aangegeven welke resources je dient aan te vinken. Daarna klink je SAVE rechtsboven in.

2. Activeren van de extensie. Je gaat nu de extensie activeren. Allereerst klik je op ACTIVATE.

Rechts boven in het volgende scherm moet je daartoe toestemming geven middels ALLOW knop.

En nu begrijp je eindelijk waarom Magento 2 ……… 'Magento 2' heet: er openen namelijk twee windows! Op de eerste window (dus buiten je Magento winkel):

Op dit aparte window vul je je webwinkel domeinnaam in en de koppeling sleutel die je per email hebt ontvangen bij aanmelding. Als je vervolgens op de Geef toestemming voor de koppeling knop drukt zul je zien dat in het andere scherm (van je Magento winkel) de activatie tot stand komt.

De extensie is nu volledig geactiveerd. Om het zeker te weten kun je nog even naar de status van je integratie kijken op het Integratie scherm binnen je Magento webwinkel. De status moet nu ACTIVE zijn.

Je bent nu klaar met de voorbereidingen in je Magento 2.x winkel.

4. Nodig toegang Silvasoft

Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

5. Installatie koppeling

De installatie van de link begint met deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=magento&invoicesystem=silvasoft.

Als je op deze link klikt, of de link naar je browser copieert zie je een scherm waarop je gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem invult:
- De licentiesleutel die je ontvangen hebt in de email
- De webwinkel-url, graag beginnen met http:// of https://
- De consumerkey en consumersecret die je hebt aangemaakt in de webwinkel (Magento versie 1.9) Als je de gegevens hebt ingevuld klik je op de link Ga verder.

Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen Magento en de financiele instellingen in Silvasoft, te weten: De BTW tarieven uit Silvasoft. xxx_posinstallatie_xxx. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

6. Day-to-day: Vanuit Magento

Ieder uur worden de nieuwe facturen uit je webwinkel opgehaald. De koppeling haalt zowel de facturen op als de debiteur-gegevens. Deze factuur wordt vervolgens doorgezet naar je boekhoudsysteem.

De factuur wordt doorgezet in de basisvaluta van de webwinkel. De bestelregels van de factuur worden doorgezet, inclusief kortingen, verzend- en betaalkosten. Bij gemengde facturen - facturen die bestelregels hebben met 21% en 6% - wordt de korting verdeeld over de verschillende BTW tarieven. Bij het doorzetten van debiteurinformatie wordt zoveel mogelijk gekeken of de debiteur al bestaat in het boekhoudsysteem. Zo ja, dan wordt de bestaande debiteur gebruikt. Nadat de factuur is doorgezet krijgt hij de status verwerkt. Op deze manier voorkomen we dat facturen dubbel worden doorgezet.

Voordat een factuur wordt doorgezet naar het boekhoudsysteem wordt een extra controle gedaan op het factuur-totaal en de bedragen in de factuurregels. De som van de bedragen in de factuurregels mag niet teveel afwijken van het factuurtotaal. We vergelijken de bedragen inclusief BTW en hanteren een marge van max 10 cent. Het is mogelijk deze controle uit te schakelen, maar we adviseren dat niet te doen.

7. Day-to-day: Naar Silvasoft

De verkopen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Silvasoft als bestellingen of facturen. Deze bestellingen of facturen worden vervolgens in het Silvasoft boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de bestelling / factuur is de link naar de verkoop in de webwinkel.

Naast de bestellingen / facturen maakt de koppeling ook debiteuren en producten aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur of het product al aanwezig is in Silvasoft. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt. Voor het product de SKU, EAN of het artikelnummer van het product.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.