1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Magento naar Twinfield. De koppeling zorgt dat voor facturen in Magento automatisch een factuur of verkooptransactie gegenereerd wordt in Twinfield. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Ieder uur worden facturen uit de Magento webwinkel opgehaald en doorgezet.

De koppeling kan op deze website aangeschaft worden en kent een gratis proefperiode.

Bij de aanschaf van de koppeling ontvang je de module per email en een licentie code. In deze handleiding staat hoe de module geïnstalleerd moet worden.

2. Features

Koppeling naar Twinfield facturen

De koppeling van Magento naar Twinfield facturen zorgt dat voor facturen in Magento automatisch een factuur wordt aangemaakt in Twinfield. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De facturen in Twinfield krijgen status Concept, zodat deze nog aangepast kunnen worden.

Koppeling naar Twinfield verkooptransacties

Als je de facturatie module van Twinfield NIET gebruikt kun je facturen overzetten in verkooptransacties. Bij verkooptransacties worden de Magento facturen boekhoudkundig in de administratie gezet. Ook verkooptransacties krijgen de status Concept.

Klant-informatie

Het is bij de bestellingen mogelijk om nieuwe klanten aan te laten maken, en als een klant nog eens besteld, deze bestelling op dezelfde klant te boeken. Het is ook mogelijk vaste debiteuren aan te maken voor betaalmethoden. Alle bestellingen die betaald zijn met Mollie komen dan op 1 debiteur binnen.

Dat laatste wordt vaak bij verkooptransacties gebruikt. Merk op dat internationale bestellingen altijd op een nieuwe debiteur terecht komen. Er kan daar niet geboekt worden op betaalmethode omdat de BTW codes in Twinfield dat niet toelaten.

Grootboekrekeningen

Het is mogelijk om BTW-codes op aparte grootboekrekeningen te boeken en omzet te splitsen naar omzet, verzendkosten en betaalkosten. Tijdens het installatieproces krijg je de mogelijkheid dit in te stellen.

3. Installatie Magento extensie

Voor de Magento koppeling zijn er voorbereidingen nodig. Allereerst het installeren en configureren van de plug-in binnen je Magento winkel. Er zijn verschillen tussen Magento 1.x en Magento 2.x. Kies dus hieronder de juiste sectie voor jouw Magento webwinkel. De Magento koppeling gebruikt REST API om de nieuwe facturen uit de Magento webwinkel te halen.

Voor Magento 1.9 dient hiertoe een extensie geinstalleerd te worden in de Magento webwinkel. Deze extensie kun je downloaden van de webwinkelfacturen website. Hij is ook als bijlage toegevoegd in de bevestingingsemail bij de aanmelding voor de proefperiode. Let op: Alle bedragen dienen in de factuurregels van de factuur te staan. Dit geldt ook voor extra toeslagen zoals betaalkosten. Mocht het niet mogelijk zijn een bedrag in de factuurregel te plaatsen dan is voor Magento 1.9 mogelijk om via de extensie het toeslagbedrag in een veld feeexcl te plaatsen. Dit zijn geen werkzaamheden die wij doen, maar die de Magento webwinkelbeheerder zelf zal moeten toevoegen. Bij Magento 2.x werken we met de standaard REST API en is deze mogelijkheid niet aanwezig. In dat geval is deze koppeling minder geschikt om je webwinkel aan je boekhouding te koppelen.

Magento 1.9 webwinkel

Indien je een Magento 2.x webwinkel hebt kun je deze paragraaf overslaan. Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 1.x bestaat uit de volgende stappen:

Controleer eerst of je Magento webwinkelomgeving het gebruik van de REST API toestaat. Deze controle bestaat uit de volgende stappen. We gebruiken www.jouwwebwinkel.nl als de url van jouw webwinkel.

(i) Is de REST API toegankelijk? Dit test je met de url http://www.jouwwebwinkel.nl/api/rest/products. Zie je een 403 op je scherm verschijnen? Prima. Maar …

(ii) … zie je een 404-scherm? Dan wordt de url doorgeleid naar een foutpagina. Dit kan een probleem zijn van de .htaccess-file. In deze file moet de regel RewriteRule ^api/rest api.php?type=rest [QSA,L] aanwezig zijn. Zo niet, dan dien je deze toe te voegen.
Het probleem kan ook veroorzaakt worden door een instelling in de Apache webserver. Zie deze link voor meer informatie: http://magento.stackexchange.com/questions/29936/rest-api-returns-404.

(iii) Heeft de gebruikersnaam waarmee je de OAUTH sleutels hebt aangemaakt admin-rechten? Dat moet namelijk wel, anders kunnen de gegevens niet opgehaald worden uit de webwinkel.

(iv) Gebruik je in de hostingomgeving php-fpm fast-cgi? Dan kan het zijn dat de autorisatie-sleutels niet correct doorkomen. Deze link bevat meer informatie: http://www.magentogeek.com/magento-rest-api-solution-for-400-bad-request/. Voor webwinkels die gehost zijn bij byte.nl- shared hosting - speelt dit onder andere. Zij hebben een goede uitleg om dit op te lossen.

(v) In alle gevallen: Neem contact met ons op als je er niet uitkomt - we helpen graag. Wij hebben zelfs een installatie-dienst waarmee we, tegen betaling, de installatie overnemen.

1. Zet de caching in je webwinkel uit. Dit kun je doen via System > Cache Management. Na de installatie van de extensie kun je de caching weer aanzetten.

2. Installeren extensie. Pak de zipfile uit en installeer de bestanden onder je Magento root. Je kunt aan de structuur van de zipfile zien welke bestanden je waar moet plaatsen. Er worden geen bestanden overschreven.

3. Definieer de REST Role. Je definieert nu eerst een zgn Role die de factuurgegevens, inclusief belastingtarieven en betaalmethoden uit je webwinkel kan lezen. Hiervoor gan je naar System > Web Services > REST Roles. Om gebruik te maken van de extensie dien je een Role aan te maken van type Administrator. Je maakt deze door op Add Admin Role te klikken. Als je die al hebt kun je die Role hergebruiken.

Aan de linkerkant van het scherm staat een scherm met als titel Role Information. Klik op de sub-menu-link Role API Resources. Je ziet de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink alle blokjes onder deze optie aan en sla de gegevens op.

Je hebt nu ingesteld dat de koppeling recht heeft om de entiteiten facturen, belastingtarieven en betaalmethoden te lezen uit Magento, maar je hebt nog niet aangegeven welke gegevens per entiteit hij op mag halen.

4. Wijs de velden toe die gelezen mogen worden. Ga naar System > Web Services > REST Attributes. Open de User Type Admin. Je ziet hier wederom de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink weer alle opties aan en sla de gegevens op.

5. Koppel de administrator aan de REST role. Tot slot dien je de administrator toe te wijzen aan de REST role. Ga naar System > Permissies > Users. Klik de administrator aan van de webwinkel. Ga naar REST Role, de onderste optie in het menu links. Wijs de administrator van de webwinkel toe aan de Administrator REST Role.

Indien je een Magento 1.x webwinkel hebt ben je nu klaar voor het volgende hoofdstuk en kun je dus de volgende paragraaf van de handleiding overslaan.

Magento 2.x webwinkel

Let op: Wij ondersteunen Magento 2.0 niet. De koppeling werkt voor webwinkels vanaf Magento 2.1. Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 2.x bestaat uit de volgende stappen:

1. Configuratie. Er zijn twee Magento tabbladen die je moet invullen. Bij de eerste bedenken we een herkenbare naam en vullen de Callback URL (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento2/callback.php?cikey=UWLICENTIESLEUTEL) en de Identity link URL in (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/authenticate.php) en je password in. UWLICENTIESLEUTEL dient vervangen te worden door de licentiesleutel uit de email. Altijd slim even tussendoor te saven (rechtsboven). Daarna gaan we door naar het tweede tabblad API.

Je gaat nu de rechten toekennen: welke gegevens uit de webwinkel mag de koppeling gebruiken? In het plaatje staat expliciet aangegeven welke resources je dient aan te vinken. Daarna klink je SAVE rechtsboven in.

2. Activeren van de extensie. Je gaat nu de extensie activeren. Allereerst klik je op ACTIVATE.

Rechts boven in het volgende scherm moet je daartoe toestemming geven middels ALLOW knop.

En nu begrijp je eindelijk waarom Magento 2 ……… 'Magento 2' heet: er openen namelijk twee windows! Op de eerste window (dus buiten je Magento winkel):

Op dit aparte window vul je je webwinkel domeinnaam in en de koppeling sleutel die je per email hebt ontvangen bij aanmelding. Als je vervolgens op de Geef toestemming voor de koppeling knop drukt zul je zien dat in het andere scherm (van je Magento winkel) de activatie tot stand komt.

De extensie is nu volledig geactiveerd. Om het zeker te weten kun je nog even naar de status van je integratie kijken op het Integratie scherm binnen je Magento webwinkel. De status moet nu ACTIVE zijn.

Je bent nu klaar met de voorbereidingen in je Magento 2.x winkel.

4. Nodig: Magento sleutels

Deze stap is alleen nodig voor Magento 1.x. Indien je een Magento 2.x webwinkel hebt kun je dit hoofdstuk overslaan!

De stappen voor het aanmaken van een Magento consumerkey en consumersecret zijn als volgt:
1. Log in als admin bij je Magento 1.x webwinkel.
2. Ga naar System > Web Services > REST OAuth Consumers.


3. Klik op Add new om de Magento sleutels aan te maken. De key en de secret zijn al ingevuld. Vul zelf de naam voor de koppeling in en de callback url. De waarde van de callback url moet zijn: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento/callback.php


4. Vul je administrator wachtwoord in Klik op Save / Opslaan. De key en secret van dit scherm vul je in een later hoofdstuk in bij de velden Consumerkey en Consumersecret van het instellingenscherm van de koppeling.

5. Installatie koppeling

Als je de Magento extensie geïnstalleerd hebt, de configuratie binnen je Magento webwinkel hebt uitgevoerd en - als je een Magento 1.x winkel hebt - een Consumerkey en Consumersecret hebt aangemaakt, kun je de koppeling tussen Magento en Twinfield leggen. Ga naar https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=magento&invoicesystem=twinfield. Op dit scherm kun je de gegevens voor de Magento - Twinfield invoeren.

Allereerst voer je de licentiecode (ook wel licentiesleutel genoemd) in. Daarna kies je de Magento x.x versie die je hebt. Je zult zien dat als je een Magento 2.x koppeling hebt je minder hoeft in te vullen.

In het geval dat je een Magento 1.x winkel hebt vul je nu achtereenvolgens in:
URL webwinkel: De url van je webwinkel, bijvoorbeeld http://www.mijnmagentowebwinkel.nl - let op begin met http:// of https://
Magento consumerkey en Magento consumersecret. Deze waarden heb je eerder aangemaakt.
De administratie binnen je Twinfield account waarop je wilt boeken. Indien je een Magento 2.x winkel hebt, hoef je alleen de administratie binnen je Twinfield account waarop je wilt boeken, in te vullen.

Klik op Ga verder. Er wordt nu een verbinding gelegd met de Magento webwinkel via OAuth. Met het leggen van de koppeling geef je in de Magento webwinkel aan dat de koppeling gegevens uit de Magento webwinkel mag lezen. Voor Magento 2.x gaat dit automatisch omdat je tijdens de voorbereidingen eea al goedgekeurd hebt. Bij Magento 1.x krijg je na het klikken en inloggen op je webwinkel een scherm te zien met de vraag of je de koppeling wilt autoriseren. Klik op authorize.

Daarna leidt de koppeling je naar je Twinfield account. Je logt in en geeft daarna expliciet toestemming voor de Magento - Twinfield koppeling.

OAuth koppeling Twinfield vanuit Magento

Als je dat gedaan hebt keer je terug naar de laatste stap van het installatie proces. Je gaat de BTW tarieven in je webwinkel koppelen aan de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Twinfield. Ook kun je de betaalmethoden van je webwinkel koppelen aan vaste Twinfield debiteuren.

Heb je dat gedaan en klik je op Installer de koppeling dan is de koppeling actief. Gefeliciteerd!

6. Day-to-day: Vanuit Magento

Ieder uur worden de nieuwe facturen uit je webwinkel opgehaald. De koppeling haalt zowel de facturen op als de debiteur-gegevens. Deze factuur wordt vervolgens doorgezet naar je boekhoudsysteem.

De factuur wordt doorgezet in de basisvaluta van de webwinkel. De bestelregels van de factuur worden doorgezet, inclusief kortingen, verzend- en betaalkosten. Bij gemengde facturen - facturen die bestelregels hebben met 21% en 6% - wordt de korting verdeeld over de verschillende BTW tarieven. Bij het doorzetten van debiteurinformatie wordt zoveel mogelijk gekeken of de debiteur al bestaat in het boekhoudsysteem. Zo ja, dan wordt de bestaande debiteur gebruikt. Nadat de factuur is doorgezet krijgt hij de status verwerkt. Op deze manier voorkomen we dat facturen dubbel worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7. Day-to-day: Naar Twinfield

De bestellingen uit de webwinkel worden in Twinfield geimporteerd als facturen of transacties. In de omschrijving staat het bestelnummer, zodat zoveel mogelijk gebruik gemaakt kan worden van het afletteren in Twinfield.

De totaalbedragen incl BTW worden doorgegeven. De BTW bedragen worden ook doorgegeven zoals ze in de bestelling vermeld staan. Mocht er een verschil zijn tussen het opgetelde bedrag en het totaalbedrag (centen-verschil) dan wordt dit centenverschil verrekend met het BTW bedrag van het eerste product.

Indien ingesteld worden bestellingen afhankelijk van de betaalmethode geboekt onder zgn. dummyklanten. Je kunt dus een dummyklant Mollie aanmaken en alle bestellingen omzetten naar transacties voor deze debiteur. Dit geldt NIET voor zgn ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een uitvoeringsland en BTW nummer worden doorgegeven, en de bestelling kan daarom niet op de dummy-debiteur geboekt worden.

De facturen kun je terugvinden via het menu Facturen. De conceptboekingen kun je terugvinden in je administratie.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.