1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Magento en Yuki.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Magento webwinkel worden doorgezet naar facturen in Yuki. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
De koppeling is werkend voor deze versies van Magento: FAQ - Magento versies. De koppeling is een basis koppeling. Magento heeft veel opties in de standaard versie zitten die de koppeling niet ondersteunt. In het bijzonder zijn dat:
- Het uitlezen van verzendadressen. We hebben hier wel een optie voor, maar dat dient aan de Magento webwinkelzijde geprogrammeerd te worden.
- Het uitlezen van betaalkosten. We hebben hier wel een optie voor, maar dat dient aan de Magento webwinkelzijde geprogrammeerd te worden.
- Het toevoegen van kortingen excl BTW. De koppeling ondersteunt dit niet.
- Het toevoegen van creditbedragen - adjustments - in credit-facturen. De koppeling kan dit niet doorzetten omdat de BTW informatie ontbreekt.
- In sommige situaties kan de BTW van gratis artikelen niet correct bepaald worden.
- In sommige situaties komt het BTW percentage niet goed door uit de Magento webwinkel. Dit gebeurt vaak bij kleinere bedragen en/of grote aantallen. Magento webwinkels geven bedragen door in 2 decimalen, niet in 4. Hierdoor ontstaan afrondingsverschillen. Deze facturen zullen handmatig geboekt moeten worden in Yuki.
- We zullen dit lijstje aanvullen als we merken dat er meer zaken ontbreken.
Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Magento en in de FAQ voor Yuki.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de OAuth-sleutels van de koppeling in je Magento webwinkel te de-activeren.
2.Hoe de koppeling werkt
Een factuur uit de Magento webwinkel wordt naar Yuki doorgezet als een Yuki factuur. De optie conceptfactuur is default en wordt het vaakst gebruikt. De optie verwerkte-factuur kun je bij ons aanvragen. Voor beide opties heb je de betaalde sales-module in Yuki nodig.
Facturen worden eenmaal per uur opgehaald uit de Magento webwinkel.
Deze koppeling zet Magento facturen door, geen Magento bestellingen. De koppeling werkt zowel voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x webwinkels, vanaf Magento 2.1. Magento 2.0 ondersteunen wij dus niet.
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Magento factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Magento factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de factuurregels.
- Is de factuur een ICP factuur dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Yuki bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar Yuki. De debiteurgegevens worden in de Yuki factuur gezet. Yuki controleert zelf of de debiteur al aanwezig is. Zo nee dan geeft de koppeling een foutmelding.
Het resultaat
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Yuki is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Magento bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Yuki een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
3.Nodig: Magento sleutels - alleen Magento 1.x
Deze stap is alleen nodig voor Magento 1.x. Indien je een Magento 2.x webwinkel hebt kun je dit hoofdstuk overslaan!
De stappen voor het aanmaken van een Magento consumerkey en consumersecret zijn als volgt:
1. Log in als admin bij je Magento 1.x webwinkel.
2. Ga naar System > Web Services > REST OAuth Consumers.
3. Klik op Add new om de Magento sleutels aan te maken. De key en de secret zijn al ingevuld. Vul zelf de naam voor de koppeling in en de callback url. De waarde van de callback url moet zijn: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento/callback.php
4. Vul je administrator wachtwoord in Klik op Save / Opslaan. De key en secret van dit scherm vul je in een later hoofdstuk in bij de velden Consumerkey en Consumersecret van het instellingenscherm van de koppeling.
4.Nodig: Magento extensie installatie
De voorbereidingen in de Magento webwinkel hangen af van de Magento versie van je webwinkel. We hebben deze sectie daarom onderverdeeld in een sectie voor Magento 1.9 en een sectie voor Magento 2.x, vanaf Magento 2.1. Zowel de koppeling voor Magento 1.9 als voor Magento 2.x gebruiken de REST API om de nieuwe facturen uit de Magento webwinkel te halen. Maar voor de installatie volgen ze dus een verschillend pad.
Let op: Dit is een standaard koppeling zonder mogelijkheden tot maatwerk. Dat betekent dat de koppeling niet alle extensies in de webwinkel ondersteunt. Ook kan het lastig zijn om de webwinkel te koppelen vanwege een speciale inrichting van de hosting, bijvoorbeeld vanwege een aangepaste .htaccess file, complexe redirects of een firewall. Loop je tegen deze problemen aan dan is het vaak nodig om een Magento expert in te schakelen.
Een tweede vereiste van de koppeling is dat alle bedragen van de factuur in de factuurregels staan. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld extra betaalkosten die je in rekening bij je klant brengt. Mocht het niet mogelijk zijn een bedrag in de factuurregel te plaatsen dan is voor Magento 1.9 mogelijk om via de extensie het toeslagbedrag in een veld feeexcl te plaatsen. Dit zijn geen werkzaamheden die wij doen, maar die de Magento webwinkelbeheerder zelf zal moeten toevoegen. Bij Magento 2.x werken we met de standaard REST API en is deze mogelijkheid niet aanwezig.
Magento 1.9 webwinkel
Indien je een Magento 2.x webwinkel hebt kun je deze paragraaf overslaan. Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 1.x bestaat uit de volgende stappen:
Controleer eerst of je Magento webwinkelomgeving het gebruik van de REST API toestaat. Deze controle bestaat uit de volgende stappen. We gebruiken www.jouwwebwinkel.nl als de url van jouw webwinkel.
(i) Is de REST API toegankelijk? Dit test je met de url http://www.jouwwebwinkel.nl/api/rest/products. Zie je een 403 op je scherm verschijnen? Prima. Maar …
(ii) … zie je een 404-scherm? Dan wordt de url doorgeleid naar een foutpagina. Dit kan een probleem zijn van de .htaccess-file. In deze file moet de regel RewriteRule ^api/rest api.php?type=rest [QSA,L] aanwezig zijn. Zo niet, dan dien je deze toe te voegen.
Het probleem kan ook veroorzaakt worden door een instelling in de Apache webserver. Zie deze link voor meer informatie: http://magento.stackexchange.com/questions/29936/rest-api-returns-404.
(iii) Heeft de gebruikersnaam waarmee je de OAUTH sleutels hebt aangemaakt admin-rechten? Dat moet namelijk wel, anders kunnen de gegevens niet opgehaald worden uit de webwinkel.
(iv) Gebruik je in de hostingomgeving php-fpm fast-cgi? Dan kan het zijn dat de autorisatie-sleutels niet correct doorkomen. Deze link bevat meer informatie: http://www.magentogeek.com/magento-rest-api-solution-for-400-bad-request/. Voor webwinkels die gehost zijn bij byte.nl- shared hosting - speelt dit onder andere. Zij hebben een goede uitleg om dit op te lossen.
(v) In alle gevallen: Neem contact met ons op als je er niet uitkomt. Wij zien soms details in onze log-files staan die jullie mogelijk kunnen helpen om de problemen op te lossen.
1. Zet de caching in je webwinkel uit. Dit kun je doen via System > Cache Management. Na de installatie van de extensie kun je de caching weer aanzetten.
2. Installeren extensie. Pak de zipfile uit en installeer de bestanden onder je Magento root. Je kunt aan de structuur van de zipfile zien welke bestanden je waar moet plaatsen. Er worden geen bestanden overschreven.
3. Definieer de REST Role. Je definieert nu eerst een zgn Role die de factuurgegevens, inclusief belastingtarieven en betaalmethoden uit je webwinkel kan lezen. Hiervoor gan je naar System > Web Services > REST Roles. Om gebruik te maken van de extensie dien je een Role aan te maken van type Administrator. Je maakt deze door op Add Admin Role te klikken. Als je die al hebt kun je die Role hergebruiken.
Aan de linkerkant van het scherm staat een scherm met als titel Role Information. Klik op de sub-menu-link Role API Resources. Je ziet de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink alle blokjes onder deze optie aan en sla de gegevens op.
Je hebt nu ingesteld dat de koppeling recht heeft om de entiteiten facturen, belastingtarieven en betaalmethoden te lezen uit Magento, maar je hebt nog niet aangegeven welke gegevens per entiteit hij op mag halen.
4. Wijs de velden toe die gelezen mogen worden. Ga naar System > Web Services > REST Attributes. Open de User Type Admin. Je ziet hier wederom de optie REST API Calls to read invoices verschijnen. Vink weer alle opties aan en sla de gegevens op.
5. Koppel de administrator aan de REST role. Tot slot dien je de administrator toe te wijzen aan de REST role. Ga naar System > Permissies > Users. Klik de administrator aan van de webwinkel. Ga naar REST Role, de onderste optie in het menu links. Wijs de administrator van de webwinkel toe aan de Administrator REST Role.
Indien je een Magento 1.x webwinkel hebt ben je nu klaar voor het volgende hoofdstuk en kun je dus de volgende paragraaf van de handleiding overslaan.
Magento 2.x webwinkel
Let op: Wij ondersteunen Magento 2.0 niet. De koppeling werkt voor webwinkels vanaf Magento 2.1. Heb je een Magento webwinkel versie 2.4.4 of hoger scroll dan door naar het einde van deze sectie. We bieden je dan een workaround aan die erg veel makkelijker is.
Het installeren en configureren van de extensie voor Magento 2.x bestaat uit de volgende stappen:
1. Configuratie. Er zijn twee Magento tabbladen die je moet invullen. Bij de eerste bedenken we een herkenbare naam en vullen de Callback URL (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet/magento2/callback.php?cikey=UWLICENTIESLEUTEL) en de Identity link URL in (https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/authenticate.php) en je password in. UWLICENTIESLEUTEL dient vervangen te worden door de licentiesleutel uit de email. Altijd slim even tussendoor te saven (rechtsboven). Daarna gaan we door naar het tweede tabblad API.
Je gaat nu de rechten toekennen: welke gegevens uit de webwinkel mag de koppeling gebruiken? In het plaatje staat expliciet aangegeven welke resources je dient aan te vinken. Daarna klink je SAVE rechtsboven in.
2. Activeren van de extensie. Je gaat nu de extensie activeren. Allereerst klik je op ACTIVATE.
Rechts boven in het volgende scherm moet je daartoe toestemming geven middels ALLOW knop.
En nu begrijp je eindelijk waarom Magento 2 ……… 'Magento 2' heet: er openen namelijk twee windows! Op de eerste window (dus buiten je Magento winkel):
Op dit aparte window vul je je webwinkel domeinnaam in en de koppeling sleutel die je per email hebt ontvangen bij aanmelding. Als je vervolgens op de Geef toestemming voor de koppeling knop drukt zul je zien dat in het andere scherm (van je Magento winkel) de activatie tot stand komt.
De extensie is nu volledig geactiveerd. Om het zeker te weten kun je nog even naar de status van je integratie kijken op het Integratie scherm binnen je Magento webwinkel. De status moet nu ACTIVE zijn.
Je bent nu klaar met de voorbereidingen in je Magento 2.x winkel.
Extra opmerking: De connectie met Magento 2.x is zeer complex. Daarnaast werkt bovenstaande methode NIET als voor Magento-versies vanaf 2.4.4. We hebben hier een workaround voor gebouwd. Neem contact met ons op als je hiervan gebruik wil maken.
5.Nodig: Yuki codes
Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.
6.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Magento webwinkel. Voor Magento 2.x webwinkels heb je dit al in de vorige stap gedaan. Voor Magento 1.9 webwinkels dien je hier nog extra gegevens in te vullen.
2. Het leggen van de connectie met Yuki. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Yuki administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen. Let op: De koppeling gebruikt de bedragen uit de webwinkel om de BTW percentages te berekenen. Zorg dat afrondingsverschillen geen probleem geven met de BTW percentages.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie Magento webwinkel:
Deze stap hoeft alleen uitgevoerd te worden voor Magento 1.9 webwinkels. Voor Magento 2.x webwinkels is de authenticatie al in de vorige stap gedaan. Het authenticeren van de Magento 1.9 webwinkel doe je als volgt:
- Eerst vul je de admin-url van de webwinkel in met de consumerkey en consumersecret uit de voorgaande stap.
- Daarna klik je op de gele Connect knop om de koppeling de juiste autorisatie te geven. Pas na het uitvoeren van deze twee stappen is een geldige connectie met de Magento webwinkel gelegd. Je ziet dit omdat het bolletje dan groen is.
Connectie Yuki
Je legt de connectie met Yuki via de administratie-id en API sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt. Je klikt op de rode Connect knop naast Yuki. Je kunt de administratie-id en API sleutel nu invullen in het popup window.
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Yuki. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.
Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een tussenrekening en vaste debiteur uit je Yuki administratie. Facturen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur en op tussenrekening geboekt. Er worden dan geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP facturen. Bij een ICP factuur moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP factuur altijd een debiteur aangemaakt in Yuki.
7.Day-to-day: Vanuit Magento
In deze sectie laten we zien hoe we de facturen ophalen uit de webwinkel.
Doorzetschema: Nieuwe facturen in je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. De koppeling haalt voor Magento 2.x zowel de facturen als de credit-facturen op en zet deze door. Voor Magento 1.9 worden de credit-facturen niet standaard doorgezet. Je kunt deze optie wel bij ons aanvragen.
BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en controleert ook dat het BTW nummer een geldig BTW nummer is.
BTW berekening: De koppeling gebruikt altijd de prijzen in de [base_] velden, zoals [base_grand_total] en [base_row_total].
Het BTW bedrag in de factuurregels wordt als volgt bepaald:
BTW bedrag = ['base_row_total_incl_tax'] - ['base_row_total']
Het BTW percentage wordt als volgt bepaald:
BTW bedrag/ ['base_row_total']
Indien het bedrag excl BTW 0 is dan staat het BTW percentage default op 21%. Dit is helaas niet aan te passen.
Op basis van het BTW percentage wordt de BTW code en de grootboekrekening in Yuki bepaald. Wij zien bij sommige Magento webwinkels dat zij zelf correcties doen op de BTW in hun facturen. De BTW komt dan net niet overeen met de BTW van de producten. Dit resulteert in verkeerde BTW percentages, zoals bijv 8% ipv 9% en 22% ipv 21%. De koppeling kan dit niet herstellen en zal een foutmelding geven als 8% en 22% niet in de BTW instellingen voorkomen van de webwinkel. We zien dit probleem over het algemeen optreden bij het gebruik van kleine bedragen. Helaas heeft de koppeling hier geen afdoende oplossing voor.
8.Day-to-day: Naar Yuki
De synchronisatie van gegevens tussen Magento en Yuki is als volgt.
Factuur
- Debiteur: Yuki debiteurcode - bij doorzetten op vaste debiteuren
- Reference
- Magento bestellingen: - Magento retouren: - Magento facturen: factuurnummer of bestelnummer Magento bonnen: bonnummer - Subject
- Magento bestellingen: factuurnummer of bestelnummer
- Magento retouren: Credit bestelnummer / retournummer
- Magento facturen: Keuze Bestelling bestelnummer of Factuur factuurnummer Magento bonnen: Bon bonnummer - PaymentMethod: De betaalmethode zoals ingesteld bij, tab Configuratie.
- Process: false of true
- Datum: besteldatum
- EmailToCustomer: false - op aanvraag (en alleen als er met status Verwerkt wordt doorgezet) kan dit op true gezet worden en wordt de factuur automatisch vanuit Yuki naar de klant gestuurd.
- Layout: Naam van de factuurlayout in Yuki (wilt u dat de koppeling een bepaalde Factuurlayout uit Yuki gebruikt, geef ons dan de naam daarvan door, dan stellen wij het in)
- Debtor: Debiteurgegevens of indien geweest een Yuki debiteur code
- Prijslijst: leeg, dit kan niet aangepast worden
- Regels:
9.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Magento webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Yuki.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals foutieve BTW percentages op de factuurregels of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de factuur alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/24/magento.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/43/yuki.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 facturen in rekening.