1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Mijnwebwinkel en Asperion.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Mijnwebwinkel webwinkel dagelijks worden doorgezet naar facturen of verkoopboekingen in Asperion. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie. Het is ook mogelijk om betalingen voor de Mijnwebwinkel bestellingen door te zetten naar Asperion. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor deze optie worden extra kosten in rekening gebracht.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Asperion, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Mijnwebwinkel en in de FAQ voor Asperion.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de API sleutel van je Mijnwebwinkel winkel in te trekken.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Mijnwebwinkel webwinkel wordt doorgezet naar een Asperion factuur of verkoopboeking.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht eerdere bestellingen bekeken die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Is de status van een bestelling gewijzigd zodat deze wel doorgezet mag worden naar Asperion dan zal de koppeling dit ook doen.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Mijnwebwinkel bestelling uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Mijnwebwinkel bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Asperion bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Controle vooraf betalingen
Er wordt een betaling doorgezet voor iedere bestelling die is doorgezet naar Asperion en die betaald is in Mijnwebwinkel. Het is mogelijk om de betaling altijd door te zetten, dus ongeacht de status in Mijnwebwinkel. Dit kan aangevraagd worden via webcare@webwinkelfacturen.nl.

Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Mijnwebwinkel bestelling naar Asperion gebeurt in drie stappen:
  1. Er wordt gekeken of de klant al in Asperion aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar Asperion facturen incl producten wordt gecontroleerd of de producten uit de Mijnwebwinkel bestelling al in Asperion aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd aan Asperion.
  3. De Asperion factuur of verkoopboeking wordt aangemaakt en toegevoegd.

Doorzetten betaling
Omdat de koppeling de Asperion factuur voor de Mijnwebwinkel verkoop heeft aangemaakt is de Asperion factuur bekend. De betaalboeking wordt voor deze factuur aangemaakt en doorgezet naar Asperion. Let op: De factuur in Asperion moet verwerkt zijn. De betaalboeking kan niet worden doorgezet als de factuur nog status concept heeft.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Asperion is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Mijnwebwinkel bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Asperion een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Bij het doorsturen van de betaling wordt ook de betaling geregistreerd zodat deze niet nog eens kan worden doorgezet. Ook betalingen kunnen nagekeken worden via het dashboard.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Asperion verderop in de handleiding.

3.Nodig: Mijnwebwinkel sleutel

De connectie met MijnWebWinkel zet je op met een sleutel. Deze sleutel maak je aan in je webwinkel-beheeromgeving via Instellingen > API > Token toevoegen. Let op: Bij de partnerkeuze in het pulldown menu moet je kiezen voor webwinkelfacturen en dus niet voor de naam van je boekhoudsoftware!
Lees meer Nodig Mijnwebwinkel ....
Lees minder Nodig Mijnwebwinkel ....

De sleutel zelf kun je terug vinden onder het API overzicht. Als je op Toon token klikt zie je de sleutel verschijnen. Deze copieer je in het aanmeldscherm voor de koppeling.

Met deze sleutel kan de koppeling gegevens uit je webwinkel lezen zonder dat je je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft af te geven. Je loopt dus geen gevaar dat onbevoegden op jouw account kunnen inloggen.

4.Nodig: Asperion connectie

De connectie met Asperion loopt via OAuth. Je kunt deze connectie gemakkelijk leggen via de tab Configuratie op het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. In de volgende sectie staat hier een plaatje van.

Lees meer Nodig Asperion.nl ....
Lees minder Nodig Asperion.nl ....

Indien je door wilt zetten naar Asperion facturen incl producten dan zal de koppeling een product toevoegen als het product nog niet bestaat. De koppeling zal voor zover mogelijk de omzetrekeningen gebruiken die via het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl zijn ingesteld, maar het kan gebeuren dat de omzetrekening niet te bepalen valt.

In die situatie zal de koppeling een default Verkoopsoort SHOPORDER gebruiken. Zorg dat deze Verkoopsoort beschikbaar is in je Asperion account. Onderstaand plaatje laat zien hoe je de Verkoopsoort SHOPORDER kunt toevoegen.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Mijnwebwinkel webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Asperion. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Asperion administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Lees meer Installatie .... Lees minder Installatie ....

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie Mijnwebwinkel webwinkel:
De authenticatie met je Mijnwebwinkel webwinkel gebeurt via de API-sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast Mijnwebwinkel en vul de API-sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd controleer dan of de API-sleutel voor de juiste leverancier - dus Webwinkelfacturen - is aangemaakt in de eerdere sectie.

Authenticatie Asperion
De authenticatie met Asperion loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Asperion voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Asperion account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Asperion gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Asperion gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Instellingen Asperion
Voor het gebruik van Asperion selecteer je een administratie binnen je account.

Je kunt ook een betalingsconditie instellen voor nieuwe debiteuren. Per koppeling is 1 betaalconditie mogelijk en het instellen van een betaalconditie is verplicht.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Asperion. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Asperion administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Asperion.

Inrichten betaalmethoden op tussenrekeningen
Bij het doorzetten van betalingen wordt een tussenrekening ingesteld van type Betaalmethoden in Asperion. Bij het inrichten van de tussenrekeningen is er geen mogelijkheid (meer) om op vaste debiteuren per betaalmethode te boeken.

6.Day-to-day: Vanuit Mijnwebwinkel

In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.

Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de eerdere bestellingen bekeken die nog niet zijn doorgestuurd naar Asperion. De koppeling gaat daarbij maximaal 60 dagen terug in de tijd om bestellingen bij te werken. De reden is dat de koppeling maximaal 60 requests per uur mag doen.

Betalingen (indien geactiveerd)
Bij het doorzetten van betalingen controleert de koppeling iedere dag de Mijnwebwinkel bestellingen die succesvol zijn doorgezet naar Asperion. Als de bestelling is doorgezet en voldaan is aan de betaalstatus dan zal er een betaling worden aangemaakt in Asperion voor deze bestelling.

Status doorzetten: Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Bestellingen met de status:
- Betaald
- Verzonden
- Betaald en verzonden
worden doorgezet naar Asperion.

Het is mogelijk om bij andere statussen bestellingen door te laten zetten naar het boekhoudsysteem. Je kunt dit eenvoudig instellen in bij tab Configuratie van het dashboard.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en controleert ook de correctheid van het BTW nummer. In Mijnwebwinkel-bestellingen staat het BTW nummer in het factuuradres van de debiteur van de bestelling.


Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Mijnwebwinkel bestelling. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, de verzendkosten en de debiteurgegevens.
Naam veld Waarden uit Mijnwebwinkel bestelling
Bestel-identifier [number]
Bestelnummer [number]
Factuurnummer [number]
Datum [date]
Besteldatum [date_created]
Status bestelling [status]
Betaalstatus Bij status 2, 3 en 5 wordt de betaalstatus paid
Betaalmethode [payment][gateway_name] of [payment][0][gateway_name]
Besteltotaal incl BTW en kortingen [total_price]
Totaal BTW bestelling [price][tax][amount] of - als [price][tax] uit meerdere regels bestaat, de som van de [amount] velden van de [price][tax] regels
Besteltotaal incl BTW [price][total]
Besteltotaal excl BTW Besteltotaal incl BTW minus Totaal BTW bestelling
Land levering Het land van levering is het veld [shipping][country] als het gevuld is. Zo niet dan wordt het veld [billing][country] gebruikt.
Aanduiding ICP De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
  • Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een ICP bestelling
  • Als het veld [total_tax] waarde 0 heeft
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Mijnwebwinkel webwinkel
  • En het land van levering is een EU land
  • Dan is het een ICP levering en anders is het geen ICP levering
Aanduiding Internationaal De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
  • Als de merchant marge heeft ingesteld dan is het nooit een internationale bestelling
  • Als het veld [total_tax] waarde 0 heeft
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Mijnwebwinkel webwinkel
  • En het land van levering is geen EU land
  • Dan is het een internationale levering buiten de EU en anders is het geen internationale levering buiten de EU
Uitwerking Mijnwebwinkel bestelregels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Mijnwebwinkel hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de bestelregels gaat het om type article of type custom.
Naam veld Waarden uit Mijnwebwinkel bestelregel
Productid [articles][0][id]
Aantal [quantity]. Let op, als het aantal 0 is dan wordt de regel overgeslagen.
SKU [articles][0][sku] als deze gevuld is. Zo niet, dan wordt het product uit Mijnwebwinkel opgehaald en op basis daarvan de SKU bepaald.
Omschrijving [description]
BTW percentage [price][rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd.
Regelbedrag excl BTW Bedrag in veld [price][amount]
Regelbedrag incl BTW Bedrag in veld [price][amount_including_tax]
Eenheidsbedragen De regelbedragen delen door het aantal
BTW code en rekeningen Asperion Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Mijnwebwinkel verzendkosten. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Mijnwebwinkel hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de regels met verzendkosten gaat het om type shipping. Een bestelling kan meerdere verzendkosten-regels hebben. Vaak met verschillende BTW percentages.
Naam veld Waarden uit Mijnwebwinkel verzendkosten-regel
Aantal 1
Omschrijving [description]
BTW percentage [price][rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd.
Regelbedrag excl BTW Bedrag in veld [price][amount]
Regelbedrag incl BTW Bedrag in veld [price][amount] vermenigvuldigd met het BTW percentage
Eenheidsbedragen De regelbedragen delen door het aantal
BTW code en rekeningen Asperion Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Mijnwebwinkel betaalkosten. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Mijnwebwinkel hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de regels met betaalkosten gaat het om type payment. Een bestelling kan meerdere betaalkosten-regels hebben. Vaak met verschillende BTW percentages.
Naam veld Waarden uit Mijnwebwinkel betaalkosten-regel
Aantal 1
Omschrijving [description]
BTW percentage [price][rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd.
Regelbedrag excl BTW Bedrag in veld [price][amount]
Regelbedrag incl BTW Bedrag in veld [price][amount] vermenigvuldigd met het BTW percentage
Eenheidsbedragen De regelbedragen delen door het aantal
BTW code en rekeningen Asperion Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Mijnwebwinkel discount. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Mijnwebwinkel hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de regels met betaalkosten gaat het om type discount. Een bestelling kan meerdere kortings-regels hebben. Vaak met verschillende BTW percentages.
Naam veld Waarden uit Mijnwebwinkel kortingsregel
Aantal 1
Omschrijving [description]
BTW percentage [price][rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd.
Regelbedrag excl BTW Bedrag in veld [price][amount]
Regelbedrag incl BTW Bedrag in veld [price][amount] vermenigvuldigd met het BTW percentage
Eenheidsbedragen De regelbedragen delen door het aantal
BTW code en rekeningen Asperion Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Mijnwebwinkel klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Mijnwebwinkel klant
Klant Naam-velden
  • Voornaam - [name], deel voor de eerste spatie
  • Achternaam - [last_name], deel na de eerste spatie
  • Bedrijfsnaam - [company]
  • Email - [email]
  • Telnr - [phone]
  • BTW nummer - [taxnumber]
Het factuuradres staat in veld[address][invoice] en het verzendadres in veld [address][delivery]. De inhoud van deze velden is steeds gelijk, dus die beschrijven we niet apart.
Adres Adres-velden
  • Adresregel1 - [street] [number]
  • Postcode - [zipcode]
  • Plaats - [city]
  • Iso-landcode - [country_code]
  • Land - [country]
Uitwerking Mijnwebwinkel betalingen +-
Naam veld Waarden uit Mijnwebwinkel bestelregel
Betaal-identifier [number]-[payment][gateway_name]-[payment][payment_name]
Betaalmethode [payment][gateway_name]_[payment][payment_name]
Bestel-id en transaction-id [number]
Bedrag [price][total]
Valuta [currency]
Datum [status_changed_date] [status_changed_time]
Status [payment_status]

7.Day-to-day: Naar Asperion

Aanmaken transacties
Voor bestellingen in Mijnwebwinkel kunnen in Asperion verkoopboekingen of facturen worden aangemaakt. Default zijn facturen. Zet je liever naar verkoopboekingen door dan kun je dit instellen op het dashboard, tab Configuratie. Bij het doorzetten naar facturen in Asperion boekt de koppeling op de producten in Asperion. Bij het doorzetten naar verkoopboekingen gebeurt dat niet.
De facturen worden in Asperion altijd aangemaakt met status concept. Het is helaas niet mogelijk de facturen in Asperion op betaald te zetten.

Aanmaken betalingen
Voor bestellingen in Mijnwebwinkel worden in Asperion betaaltransacties aangemaakt. De betaaltransactie bestaat uit twee regels, één regel voor de betaling en één voor de bijbehorende factuur. Om een betaaltransactie aan te maken dient de bijbehorende factuur dus al in Asperion te staan.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Asperion debiteur gebruikt als debiteur van de Asperion factuur of verkoopboeking. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Asperion. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Dit is alleen van toepassing bij het doorzetten naar Asperion facturen. Bij het aanmaken van een nieuw product zal de koppeling waar mogelijk, gebruik maken van de omzetrekening die is ingesteld in het dashboard. Als de omzetrekening niet bepaald kan worden dan worden de producten van een default verkoopsoort SHOPORDER voorzien. Zorg dus dat deze verkoopsoort in je Asperion account aanwezig is. Let op: De koppeling maakt alleen producten aan. De koppeling wijzigt geen producten.

Bij het doorzetten naar Asperion facturen zullen de producten in de verkoopregels worden opgezocht in Asperion. Bij het boeken op Asperion facturen zal de SKU van het Asperion product worden meegegeven in de regels van de Asperion factuur. Er wordt geen aparte omzetrekening meegegeven in de Asperion factuurregels, want die omzetrekening staat al bij het product in Asperion. Dit betekent dat als een product nog niet aanwezig is in Asperion de koppeling dit product zal aanmaken met een omzetrekening uit de instellingen.
De regels voor het matchen van producten tussen Mijnwebwinkel en Asperion kun je in deze FAQ nalezen.


Uitwerking veldniveau aanmaken Asperion factuur / verkooptransactie
Uitwerking factuur of verkooptransactie +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het aanmaken van een factuur of verkooptransactie.
Naam veld Waarden uit Mijnwebwinkel bestelling
Datum orderdate
Klantnummer [debtorcode] uit Asperion
Betreft / Referentie Dit veld wordt samengesteld uit het bestelnummer en/of (credit) factuurnummer
  • Bestelnummer
  • Als het factuurnummer bekend is wordt / factuurnummer toegevoegd
  • Als er een credit-factuurnummer bekend is dan wordt / credit-factuurnummer toegevoegd
  • Als er een affiliatenummer bekend is dan wordt # affiliatenummer toegevoegd
Bedrijf - factuur Bedrijfsnaam in het factuuradres
Ter attentie van - factuur Voornaam Achternaam in het factuuradres
Adres - factuur Factuuradres huisnummer in het factuuradres
Postcode - factuur Postcode in het factuuradres, max lengte 10
Plaats - factuur Plaats in het factuuradres
Landcode - factuur Landcode in het factuuradres
Bedrijf - verzending Bedrijfsnaam in het verzendadres
Ter attentie van - verzending Verzending voornaam verzending achternaam in het verzendadres
Adres - verzending Verzendadres huisnummer in het verzendadres
Postcode - verzending Postcode in het verzendadres, max lengte 10
Plaats - verzending Plaats in het verzendadres
Landcode - verzending Landcode in verzendadres
Betaalconditie Betalingsvoorwaarde
Betaalmethode
  • Bepaal de schone betaalmethoden , dus zonder _ en - ,in kleine letters
  • Zoek in de betaalmethoden van de merchant naar de betaalmethode in Asperion
  • Indien gevonden retourneer deze, anders wordt de betaalmethode niet meegeven
regels
  • Aantal
  • Eenheidsprijs excl. BTW
  • Regelprijs excl. BTW
  • Bookingstype: G of A
  • Productomschrijving
  • BTW code - zoals ingesteld op het dashboard
  • Grootboekrekening - zoals ingesteld op het dashboard
Uitwerking factuurregels producten, verzend- en betaalkosten en toeslagen +-
Voor de verschillende onderdelen van de bestelling worden aparte regels gemaakt. Voor een bestelling met vijf afzonderlijke producten en verzendkosten komen (5 + 1 =) zes regels in de Asperion factuur. Heeft de bestelling vijf afzonderlijke producten en twee toeslagen dan heeft de Asperion factuur (5 + 2 =) zeven regels.
Naam veld Waarde
Type boeking Wordt als volgt berekend:
  • Als de merchant facturen doorzet EN het product in Asperion gevonden kan worden dan is het boekings-type A (Article). Dit type komt meestal voor in de productregels van de verkoop.
  • Als de merchant verkooptransacties aanmaakt in Asperion of het product niet in Asperion staat dan is het boekings-type G (Grootboekrekening). Dit type komt meestal voor in regels voor verzendkosten, toeslagen etc.
SKU Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A.
Omschrijving name of description uit de regel
Aantal quantity
Eenheidsprijs De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
  • Als de merchant BTW incl in het contract heeft staan dan is de eenheidprijs is de prijs incl BTW uit de bestelling. In de regel wordt aangegeven dat het om een bedrag incl BTW gaat via het veld [unitPriceIncludingVat].
  • Zo niet dan is de eenheidprijs de prijs excl BTW uit de bestelling. In dit geval wordt ook de regelprijs excl BTW meegegeven in het veld [amount].
BTW-code Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard
Omzetrekening Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is.
Uitwerking factuurregels korting +-
Het gaat hier om kortingen op de gehele bestelling die naar rato zijn toegekend aan de BTW percentages op de regels.
Naam veld Waarde
Type boeking G, dit is een kortingsregel
SKU Als het product in Asperion staat wordt de SKU van het product gebruikt. Wordt dus alleen toegevoegd bij boekingstype A.
Omschrijving name of description uit de regel
Aantal Quantity
Eenheidsprijs De eenheidsprijs wordt als volgt bepaald
  • Als de merchant BTW incl in het contract heeft staan dan is de eenheidprijs is de kortingsprijs incl BTW uit de bestelling. In de regel wordt aangegeven dat het om een bedrag incl BTW gaat via het veld [unitPriceIncludingVat].
  • Zo niet dan is de eenheidprijs de kortingsprijs excl BTW uit de bestelling. In dit geval wordt ook de kortingsprijs excl BTW meegegeven in het veld [amount].
BTW-code Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard
Omzetrekening Op basis van de BTW en grootboekinstellingen in het dashboard. Wordt alleen toegevoegd indien het boekingstype G is.
Uitwerking betaling +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het aanmaken van een betaling.
Naam veld Waarde Opmerking
Datum 2023-08-01 Huidige datum
Dagboek 40 Memo-dagboek
Omschrijving Betaal-identifier - factuurnummer Nummer van de Asperion factuur
Transactie-regels
Regel betaalinformatie
  • Betaaldatum
  • Identifier betaling
  • Bedrag
  • BTW bedrag
  • Tussenrekening betaling
Het BTW bedrag is 0
Regel Asperion factuur
  • Factuurdatum
  • Identifier debiteur
  • Identifier factuur
  • Factuurnummer factuur
  • Nummer debiteuren-rekening
  • Negatief betaalbedrag
Uitwerking veldniveau klant +-
Naam veld Waarden uit Mijnwebwinkel bestelling
Naam firstname lastname, max lengte 50
Telefoonnummer telnr, max lengte 15
Plaats city
Adres address housenumber
Postcode zipcode, max lengte 10
Landcode isocountry
BTW nummer BTW nummer
Emailadres email
Betaalconditie paymentcondition
Uitwerking veldniveau product +-
Naam veld Waarden uit Mijnwebwinkel bestelling
SKU articlekey volgens de logica SKU, EAN, artikelcode
Description description, max lengte 100
Bijhouden voorraad artikel true, kan niet aangepast worden
Vaste verkoopprijs 0, kan niet aangepast worden
Grootboekrekening omzetrekening
Datum toevoegen Huidige datum Y-m-d
Datum gewijziigd Huidige datum Y-m-d

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Mijnwebwinkel webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Asperion.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/25/mijnwebwinkel.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/13/asperion.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.