1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Mijnwebwinkel naar Moneybird. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Mijnwebwinkel automatisch een factuur wordt aangemaakt in Moneybird. Omdat de verkopen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Deze koppeling is een batch koppeling. Iedere dag worden de bestellingen opgehaald uit Mijnwebwinkel en doorgezet naar je boekhoudsysteem. Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

2. Features

Bestellingen uit je Mijnwebwinkel winkel worden omgezet naar facturen in Moneybird. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. In Moneybird wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. De koppeling voegt wel nieuwe debiteuren toe aan Moneybird, maar wijzigt geen gegevens van debiteuren die al in Moneybird aanwezig zijn.
- Artikelen. De koppeling zet geen artikelen door en plaatst ook geen SKU's of EAN's in de factuurregels.
- Extra requests. Het is mogelijk om extra requests te sturen naar Moneybird om een factuur te verzenden of de status Betaald te geven. Dit staat uitgelegd in de sectie Day-to-day: Moneybird.

3. Nodig toegang Mijnwebwinkel

De connectie met MijnWebWinkel zet je op met een sleutel. Deze sleutel maak je aan in je webwinkel-beheeromgeving via Instellingen > API > Token toevoegen.

Let op: Bij de partnerkeuze in het pulldown menu moet je kiezen voor webwinkelfacturen en dus niet voor de naam van je boekhoudsoftware !

De sleutel zelf kun je terug vinden onder het API overzicht. Als je op Toon token klikt zie je de sleutel verschijnen. Deze copieer je in het aanmeldscherm voor de koppeling.

Met deze sleutel kan de koppeling gegevens uit je webwinkel lezen zonder dat je je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft af te geven. Je loopt dus geen gevaar dat onbevoegden op jouw account kunnen inloggen.

4. Installatie koppeling

Via deze website kun je een proefperiode aanvragen voor de koppeling tussen Mijnwebwinkel en Moneybird. Ga naar de koppelpagina en vul het formulier in. Dit formulier vraagt naar een naam en adres. Deze gegevens gebruiken we voor het opstellen van de factuur. Na het aanvragen van de proefperiode sturen we je een licentiesleutel en een installatie-url voor het activeren van de koppeling.

Tijdens het installatie-proces van de koppeling tussen Mijnwebwinkel en Moneybird doe je twee dingen:
1. Je legt een connectie met Mijnwebwinkel. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen, klanten en producten uit dit systeem te lezen.
2. Je legt een connectie met Moneybird. De koppeling heeft ook toestemming nodig om financiele gegevens naar Moneybird te schrijven en om gegevens zoals debiteuren en producten uit Moneybird te lezen.
3. Tot slot leg je een relatie tussen de BTW-tarieven in Mijnwebwinkel en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Moneybird.

De installatie van de koppeling begint met deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=mijnwebwinkel&invoicesystem=moneybird.

Als je op deze link klikt, of de link naar je browser copieert zie je een scherm waarop je gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem invult:
- De licentiesleutel die je ontvangen hebt in de email
- De API sleutel die je in de voorgaande stap hebt opgehaald.
- De administratie-id van je Moneybird administratie. Het administratie-id van je Moneybird account kun je vinden door in te loggen in Moneybird met je gebruikersnaam/wachtwoord en in de URL van je browser te kijken: het is het number achter https://moneybird.com/
Als je de gegevens hebt ingevuld klik je op de link Ga verder.

Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen Mijnwebwinkel en de financiele instellingen in Moneybird, te weten: De BTW tarieven en grootboekrekeningen, alsmede de betaalmethoden / debiteuren. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit Mijnwebwinkel

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Bestellingen met de status:
- Betaald
- Verzonden
- Betaald en verzonden
worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Het is mogelijk om bij andere statussen bestellingen door te laten zetten naar het boekhoudsysteem.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

6. Day-to-day: Naar Moneybird

De bestellingen uit de webwinkel worden naar MoneyBird doorgezet als facturen. Indien nodig maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan voor de factuur. Voor de nieuwe debiteur wordt standaard ingevuld dat de factuur handmatig, en dus niet automatisch via de email, verstuurd moet worden.

Als de bestelling of factuur in de webwinkel betaald is dan geeft de koppeling de volgende 2 extra requests mee na het aanmaken van de factuur in Moneybird:
I. Verzend-request
Dit request voegt de actie Verzenden toe aan de Moneybird factuur. Wij geven als default door dat de factuur verstuurd moet worden met de tag handmatig. Op verzoek kunnen wij deze instelling veranderen voor alle facturen die we doorzetten, naar: verzenden per email. In dat geval ontvangt de klant de factuur via de email.
II. Betaalstatus-request
Daarnaast sturen wij het 'betaal'-request door. De factuur staat nu op Betaald in Moneybird.

Let op, bij sommige webwinkelsoftware wordt de factuur eerder aangemaakt dan dat de betaling is verwerkt. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek 'hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen'.

Tot slot, binnen Moneybird zijn ook workflows actief waardoor facturen toch onbedoeld naar klanten worden gestuurd ondanks alle voorzorgsmaatregelen die genomen worden. Om extra werk te voorkomen adviseren wij om een aparte factuur-layout aan te maken voor de koppeling en in de factuur aan te geven dat de betaling al binnen is. Daarmee voorkom je dubbele betalingen en acties om deze betalingen terug te storten.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.