1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Mijnwebwinkel naar Reeleezee. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Mijnwebwinkel automatisch een factuur wordt aangemaakt in Reeleezee. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Gedurende de dag worden bestellingen uit de Mijnwebwinkel webwinkel opgehaald en in Reeleezee geplaatst.

Je kunt je via de winkel van webwinkelfacturen aanmelden voor de koppeling. Je ontvangt na aanmelding een email met daarin een installatie-link en een handleiding. De installatie-link gebruik je voor het activeren van de koppeling. In deze handleiding staan zowel de stappen om de koppeling te activeren als de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

Reeleezee facturen

De koppeling van Mijnwebwinkel naar Reeleezee zorgt dat voor bestellingen met de status met de status Betaald, Verzonden of Afgehaald automatisch een factuur wordt aangemaakt in Reeleezee. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden.

De facturen in Reeleezee krijgen status Open. De factuur wordt niet automatisch naar de klant gestuurd. Reeleezee laat dit niet toe.

Reeleezee boekingsbonnen

Speciaal voor als je de facturatie module van Reeleezee NIET gebruikt: Het is ook mogelijk om Mijnwebwinkel bestellingen om te zetten in Reeleezee boekingsbonnen. Neem contact met ons op als je hier van gebruikt wilt maken.

Klant-informatie

Voor klanten van bestellingen worden nieuwe debiteuren aangemaakt als ze de eerste keer langskomen. Bestellingen voor dezelfde klant worden op dezelfde debiteur geboekt. Let op dat je debiteuren die door de koppeling zijn aangemaakt niet weggooid. Bestellingen voor die klant kunnen dan niet meer doorgezet worden.

3. Nodig: MWW Sleutel

De connectie met MijnWebWinkel zet je op met een sleutel. Deze sleutel maak je aan in je webwinkel-beheeromgeving via Instellingen > API > Token toevoegen.

Let op: Bij de partnerkeuze in het pulldown menu moet je kiezen voor webwinkelfacturen en dus niet voor de naam van je boekhoudsoftware !

De sleutel zelf kun je terug vinden onder het API overzicht. Als je op Toon token klikt zie je de sleutel verschijnen. Deze copieer je in het aanmeldscherm voor de koppeling.

Met deze sleutel kan de koppeling gegevens uit je webwinkel lezen zonder dat je je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft af te geven. Je loopt dus geen gevaar dat onbevoegden op jouw account kunnen inloggen.

4. Nodig: Reeleezee authenticatie

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.

Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.

Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen en producten kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.

5. Installatie koppeling

Als je de API-sleutel in Mijnwebwinkel hebt aangemaakt en de webservice koppeling in Reeleezee kun je de koppeling tussen beide systemen leggen.

De installatie gaat verder via deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=mijnwebwinkel&invoicesystem=reeleezee. Er verschijnt nu een scherm waarop je gegevens dient in te vullen. Allereerst voer je de licentiecode (ook wel licentiesleutel genoemd) van de koppeling in. Deze is in de aanmeldings-email gestuurd.

Verder vul je de Reeleezee gebruikersnaam en het wachtwoord dat je in de vorige stap voor de webservice hebt aangemaakt. Als je geklikt hebt op Ga verder dan wordt - na een laatste pagina waarin je je BTW/grootboekrekeningen en betaalmetoden/debiteuren kunt mappen. Klik op installeren en de koppeling is geactiveerd.

6. Day-to-day: Van Mijnwebwinkel

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Bestellingen met de status:
- Betaald
- Verzonden
- Betaald en verzonden
worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Het is mogelijk om bij andere statussen bestellingen door te laten zetten naar het boekhoudsysteem.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7. Day-to-day: Naar Reeleezee

Het doorzetten van bestellingen / facturen naar Exact Online gebeurt in 3 stappen:
1. De klantinformatie wordt doorgezet.
2. De producten in de bestelling worden doorgezet.
3. De bestel- / factuurgegevens worden doorgezet.

Doorzetten klantinformatie
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet en de unieke klantcode voor deze klant binnen Exact Online bekend is. Zo ja, dan wordt deze unieke klantcode gebruikt als debiteur van de bestelling. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. De unieke klantcode wordt opgeslagen zodat hij hergebruikt kan worden.

Doorzetten producten
Facturen, transacties en bestellingen kunnen alleen aangemaakt worden voor producten die al bekend zijn in Exact Online. Voor ieder product in de webwinkelbestelling / -factuur wordt gekeken of het product al aanwezig is in Exact Online. Voor deze controle vindt een matching plaats op SKU en productnaam. Is het product al bekend in Exact Online dan wordt het hergebruikt. Anders wordt het opnieuw aangemaakt.

Indien bestellingen worden doorgezet naar Exact Online bestellingen worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

Doorzetten bestel- / factuurgegevens
Als de klant en de producten bekend zijn dan kan de bestelling / factuur / transactie in Exact Online worden aangemaakt. De koppeling geeft prijzen, BTW percentages en grootboekrekeningen door, daar waar van toepassing.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.