1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Mijnwebwinkel naar Twinfield. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Mijnwebwinkel automatisch een verkooptransactie of factuur wordt aangemaakt in Twinfield. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Gedurende de dag worden bestellingen uit de Mijnwebwinkel webwinkel opgehaald en in Twinfield geplaatst.

Je kunt je via de winkel van webwinkelfacturen aanmelden voor de koppeling. Je ontvangt na aanmelding een email met daarin een installatie-link en een handleiding. De installatie-link gebruik je voor het activeren van de koppeling. In deze handleiding staan zowel de stappen om de koppeling te activeren als de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

De koppeling kan Mijnwebwinkel bestellingen doorzetten naar Twinfield facturen of naar Twinfield verkooptransacties.

Koppeling naar Twinfield facturen

De koppeling van Mijnwebwinkel naar Twinfield facturen zorgt dat voor bestellingen met een bepaalde status automatisch een factuur wordt aangemaakt in Twinfield. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De status wanneer de factuur aangemaakt wordt kun je instellen in het instellingenscherm.

De facturen in Twinfield krijgen status Concept, zodat deze nog aangepast kan worden.

Koppeling naar Twinfield verkooptransacties

Als je de facturatie module van Twinfield NIET gebruikt kun je bestellingen omzetten in verkooptransacties. Bij verkooptransacties worden de bestellingen boekhoudkundig in de administratie gezet. Ook verkooptransacties krijgen de status Concept.

Klant-informatie

Het is bij de bestellingen mogelijk om nieuwe klanten aan te laten maken, en als een klant nog eens besteld, deze bestelling op dezelfde klant te boeken. Het is ook mogelijk vaste debiteuren aan te maken voor betaalmethoden. Alle bestellingen die betaald zijn met Mollie komen dan op 1 debiteur binnen.

Dat laatste wordt vaak bij verkooptransacties gebruikt. Merk op dat internationale bestellingen altijd op een nieuwe debiteur terecht komen. Er kan daar niet geboekt worden op betaalmethode omdat de BTW codes in Twinfield dat niet toelaten.

Grootboekrekeningen

Het is mogelijk om BTW-codes op aparte grootboekrekeningen te boeken en omzet te splitsen naar omzet, verzendkosten en betaalkosten. Tijdens het installatieproces krijg je de mogelijkheid dit in te stellen.

3. Nodig: MWW Sleutel

De connectie met MijnWebWinkel zet je op met een sleutel. Deze sleutel maak je aan in je webwinkel-beheeromgeving via Instellingen > API > Token toevoegen.

Let op: Bij de partnerkeuze in het pulldown menu moet je kiezen voor webwinkelfacturen en dus niet voor de naam van je boekhoudsoftware !

De sleutel zelf kun je terug vinden onder het API overzicht. Als je op Toon token klikt zie je de sleutel verschijnen. Deze copieer je in het aanmeldscherm voor de koppeling.

Met deze sleutel kan de koppeling gegevens uit je webwinkel lezen zonder dat je je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft af te geven. Je loopt dus geen gevaar dat onbevoegden op jouw account kunnen inloggen.

4. Installatie koppeling

Als je de API-sleutel in Mijnwebwinkel hebt aangemaakt kun je de koppeling tussen beide systemen leggen. Bij het aanmelden voor de koppeling heb je een email ontvangen met daarin een installatie-url. Klik op deze installatie-url om de installatie te starten.

Als eerste vul je een naam en emailadres in. Ook vul je de API sleutel in voor Mijnwebwinkel. Daarnaast vul je de administratiecode van je Twinfield account in. Let op dat je de administratie code invult en NIET de administratienaam. Geef ook aan of je de bestellingen wilt doorzetten naar verkooptransacties of facturen in Twinfield. Twinfield facturen kun je alleen gebruiken als je de betaalde facturenmodule van Twinfield gebruikt.

De koppeling met Twinfield wordt gelegd via OAuth. Dat betekent dat je expliciet toestemming moet geven dat de koppeling bestellingen toevoegt aan je Twinfield account. Het toestemmingsscherm wordt automatisch getoond. Als je nog niet bent ingelogd bij Twinfield dan moet je dat eerst doen.

Als je de koppeling geautoriseerd hebt is de koppeling actief. Het is mogelijk om voor aparte BTW percentages aparte grootboekrekeningen in te stellen. Het is daarbij zelfs mogelijk om te splitsen tussen omzet, verzend- en betaalkosten. Ook is het mogelijk om per betaalmethode een aparte debiteur in te stellen of om voor een betaalmethode nieuwe debiteuren te creeren. Neem contact met ons op als je dit zou willen.

5. Day-to-day: Vanuit Mijnwebwinkel

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Bestellingen met de status:
- Betaald
- Verzonden
- Betaald en verzonden
worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Het is mogelijk om bij andere statussen bestellingen door te laten zetten naar het boekhoudsysteem.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

6. Day-to-day: Naar Twinfield

De bestellingen uit de webwinkel worden in Twinfield geimporteerd als facturen of transacties. In de omschrijving staat het bestelnummer, zodat zoveel mogelijk gebruik gemaakt kan worden van het afletteren in Twinfield.

De totaalbedragen incl BTW worden doorgegeven. De BTW bedragen worden ook doorgegeven zoals ze in de bestelling vermeld staan. Mocht er een verschil zijn tussen het opgetelde bedrag en het totaalbedrag (centen-verschil) dan wordt dit centenverschil verrekend met het BTW bedrag van het eerste product.

Indien ingesteld worden bestellingen afhankelijk van de betaalmethode geboekt onder zgn. dummyklanten. Je kunt dus een dummyklant Mollie aanmaken en alle bestellingen omzetten naar transacties voor deze debiteur. Dit geldt NIET voor zgn ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een uitvoeringsland en BTW nummer worden doorgegeven, en de bestelling kan daarom niet op de dummy-debiteur geboekt worden.

De facturen kun je terugvinden via het menu Facturen. De conceptboekingen kun je terugvinden in je administratie.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.