1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Mijnwebwinkel en Visma eAccounting. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Mijnwebwinkel automatisch een factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt in Visma eAccounting. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

  Deze koppeling is een batch koppeling. Iedere dag worden de bestellingen opgehaald uit Mijnwebwinkel en doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/25/mijnwebwinkel.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

2.Features

Bestellingen uit je Mijnwebwinkel winkel worden doorgezet naar een factuur, bestelling of verkoopboeking in Visma eAccounting. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet naar Visma eAccounting verkoopboekingen, -facturen of -bestellingen. Standaard worden de Visma eAccounting facturen gebruikt. Je kunt dit aanpassenen in het dashboard , tab Configuratie.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. In Visma eAccounting wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. Let op, het factuuradres wordt doorgezet, niet het verzendadres.
- Artikelen. Indien wordt doorgezet naar Visma eAccounting facturen of bestellingen dan wordt gecontroleerd (op basis van de artikelcode) of het product al in Visma eAccounting bestaat. Zo niet dan wordt het product in Visma eAccounting met prijs en BTW aangemaakt.
- Er is geen voorraad-synchronisatie mogelijk.

3.Nodig: Mijnwebwinkel sleutel

De connectie met MijnWebWinkel zet je op met een sleutel. Deze sleutel maak je aan in je webwinkel-beheeromgeving via Instellingen > API > Token toevoegen.

Let op: Bij de partnerkeuze in het pulldown menu moet je kiezen voor webwinkelfacturen en dus niet voor de naam van je boekhoudsoftware !

De sleutel zelf kun je terug vinden onder het API overzicht. Als je op Toon token klikt zie je de sleutel verschijnen. Deze copieer je in het aanmeldscherm voor de koppeling.

Met deze sleutel kan de koppeling gegevens uit je webwinkel lezen zonder dat je je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft af te geven. Je loopt dus geen gevaar dat onbevoegden op jouw account kunnen inloggen.

4.Installatie koppeling

De koppeling tussen Mijnwebwinkel en Visma eAccounting vraag je aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppeling-mijnwebwinkel-visma. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Mijnwebwinkel. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met Visma eAccounting. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Visma eAccounting te schrijven en om gegevens uit Visma eAccounting te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar Mijnwebwinkel en de tweede voor de connectie met Visma eAccounting.

Je klikt eerst op de rode Connect knop voor Mijnwebwinkel. Je vult vervolgens de authenticatiegegevens voor Mijnwebwinkel en klikt op opslaan.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor Visma eAccounting. Je legt de connectie met Visma via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Visma. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven to je Visma account. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd.

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de configuratie afronden. Je kunt de administratie waar je op wilt boeken en de default debiteuren dimensie aanpassen via de blauwe Wijzig knoppen.

Tot slot kun je de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren.

5.Day-to-day: Vanuit Mijnwebwinkel

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Bestellingen met de status:
- Betaald
- Verzonden
- Betaald en verzonden
worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Het is mogelijk om bij andere statussen bestellingen door te laten zetten naar het boekhoudsysteem. Je kunt dit eenvoudig instellen in het tabblad >>Configuratie in het dashboard.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent wordt de factuur niet doorgezet en komt hij in het tabblad >>Fouten in het dashboard terecht.

6.Day-to-day: Naar Visma

Verkopen uit je winkel worden in Visma geimporteerd als bestellingen, facturen of financiele boekingen. Zij krijgen in Visma de status Draft. In de referentie staat het bestelnummer of het factuurnummer uit de webwinkel.

Kortingen die betrekking hebben op de hele bestelling worden uitgesplitst naar BTW tarief. Bevat de bestelling zowel artikelen met 21 en 9% dan verschijnen er 2 kortingsregels in de Visma factuur, een korting voor 21% en een korting met 9%. Voor Visma bestellingen worden bestelkortingen in de bestelregels verwerkt. Visma staat geen negatieve bedragen toe voor bestellingen, dus er kunnen geen aparte kortingsregels worden doorgevoerd.

De verkopen uit je webwinkel worden dus in Visma automatisch zichtbaar.

Resultaten inzien in Visma


Tot slot een tip: je kunt eenvoudig je btw-aangifte via Visma doen. Specifieke vragen hierover kun je aan Visma stellen.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling uit je Mijnwebwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting. Bij >>Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/25/mijnwebwinkel.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.