1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Mijnwebwinkel naar Yuki. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Mijnwebwinkel automatisch een factuur wordt aangemaakt in Yuki. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Gedurende de dag worden bestellingen uit de Mijnwebwinkel webwinkel opgehaald. De bestellingen worden 1 a 2 keer per dag in Yuki geplaatst.

Je kunt je via deze website aanmelden voor de koppeling. Je ontvangt na aanmelding een email met daarin een installatie-link. De installatie-link gebruik je voor het activeren van de koppeling.

In deze handleiding staan zowel de stappen om de koppeling te activeren als de dagelijkse werking van de koppeling.

2. Features

De koppeling van Mijnwebwinkel naar Yuki zorgt dat voor bestellingen met de status Betaald, Verzonden of Afgehaald automatisch een factuur wordt aangemaakt in Yuki. De facturen in Yuki krijgen de status Concept. De koppeling geeft het bestelnummer door in de titel van de factuur, zodat de webwinkel gemakkelijk de factuur in Yuki kan matchen met de bestelling in Mijnwebwinkel. Neem contact met ons op als je wilt dat de factuur de status Verwerkt krijgt.

Bestellingen van bekende klanten worden in Yuki onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Yuki. Herkennen gebeurt op basis van het emailadres.

3. Nodig: MWW Sleutel

De connectie met MijnWebWinkel zet je op met een sleutel. Deze sleutel maak je aan in je webwinkel-beheeromgeving via Instellingen > API > Token toevoegen.

Let op: Bij de partnerkeuze in het pulldown menu moet je kiezen voor webwinkelfacturen en dus niet voor de naam van je boekhoudsoftware !

De sleutel zelf kun je terug vinden onder het API overzicht. Als je op Toon token klikt zie je de sleutel verschijnen. Deze copieer je in het aanmeldscherm voor de koppeling.

Met deze sleutel kan de koppeling gegevens uit je webwinkel lezen zonder dat je je gebruikersnaam en wachtwoord hoeft af te geven. Je loopt dus geen gevaar dat onbevoegden op jouw account kunnen inloggen.

4. Nodig: Yuki inlogcodes

Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.

5. Installatie koppeling

Als je de API-sleutel in Mijnwebwinkel hebt aangemaakt kun je de koppeling tussen beide systemen leggen.

De installatie gaat verder via deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=mijnwebwinkel&invoicesystem=yuki. Er verschijnt nu een scherm waarop je gegevens dient in te vullen. Allereerst voer je de licentiecode (ook wel licentiesleutel genoemd) van de koppeling in. Deze is in de aanmeldings-email gestuurd.

Verder vul je de administratie- en toegangscode van je Yuki administratie in. De toegangscode is de webservice-api-key van Yuki is die je eerder hebt aangemaakt.

Als je geklikt hebt op Ga verder dan wordt - na een laatste pagina waarin je je BTW/grootboekrekeningen en betaalmetoden/debiteuren kunt mappen - de koppeling geactiveerd. Gefeliciteerd!

6. Day-to-day: Van Mijnwebwinkel

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Bestellingen met de status:
- Betaald
- Verzonden
- Betaald en verzonden
worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Het is mogelijk om bij andere statussen bestellingen door te laten zetten naar het boekhoudsysteem.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7. Day-to-day: Naar Yuki

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Yuki als facturen met de status concept. Het is mogelijk om de facturen te laten versturen met status verwerkt. Neem in dat geval contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

Het bestelnummer en evt factuurnummer wordt meegenomen in de omschrijving. Dit maakt het mogelijk om de factuur te relateren aan de bestelling in de webwinkel.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.