1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van OpenCart naar Asperion. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in OpenCart automatisch facturen gegenereerd worden in Asperion. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Ieder uur worden bestellingen uit de OpenCart webwinkel opgehaald en indien nodig doorgezet.

De koppeling kan op deze website aangeschaft worden en kent een gratis proefperiode.

Bij de aanschaf van de koppeling ontvang je de module per email en een licentie code. In deze handleiding staat hoe de module geïnstalleerd moet worden.

2. Features

De koppeling van OpenCart naar Asperion zorgt dat voor bestellingen met een bepaalde status automatisch een factuur wordt aangemaakt in Asperion. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden.

De OpenCart – Asperion koppeling is een zgn batch-koppeling. Gedurende de dag worden de bestellingen uit OpenCart opgehaald en eens per dag worden deze bestellingen als XML bestand in de omgeving van je Asperion account plaatst. De bestellingen kunnen vervolgens binnen je Asperion account geimporteerd worden.

De facturen in Asperion hebben status Concept. We geven het bestelnummer van de OpenCart bestelling door in de omschrijving van de factuur, zodat de webwinkel gemakkelijk de factuur in Asperion kan matchen met de bestelling in OpenCart.

Bestellingen van bekende klanten worden in Asperion onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Asperion. Herkennen gebeurt op basis van emailadres

3. Nodig: OpenCart API sleutel

De koppeling maakt gebruik van een OpenCart module. Deze module kun je hier downloaden:
- cloudinvoiceopencart.zip (OpenCart versie 1.5.6)
- cloudinvoiceopencart20.zip (OpenCart versie 2.x)
Installeer de OpenCart module zoals je ook andere modules installeert. Je ziet de module Settings cloudinvoice platform verschijnen onder Modules in je beheerscherm.

Klik op Install om de module te installeren en vervolgens op Edit om de koppeling te configureren. Op het configuratie-scherm selecteer je jouw boekhoudpakket. De licentie-sleutel is de sleutel die je in de aanmeldingsemail hebt ontvangen. Let op: Voor sommige boekhoudpakketten geschiedt de installatie via de boekhoudpakket-appstore. In die gevallen ontvang je deze licentie-code NIET per email, maar krijg je de licentiecode toegewezen tijdens het installatieproces.

De API-sleutel om bestellingen en belastingtarieven uit OpenCart te lezen maak je zelf aan. Je kunt deze API-sleutel zien als een soort wachtwoord. Net als bij gewone wachtwoorden betekent een ingewikkeld wachtwoord dat je je gegevens extra beschermd. Wij adviseren je dan ook om een API sleutel in te vullen met minstens lengte 15 bestaande uit cijfers, letters, hoofdletters en de leestekens !, *, @, #, (, ) en =. Stel je API-sleutel zorgvuldig samen. Een goede API-sleutel maakt de koppeling een stuk veiliger. De maximale lengte van de API key is 64.

Tot slot vul je bij de url in: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet . Klik daarna op opslaan.

En voor de OpenCart 2.x versie zoals hieronder getoond:

De OpenCart API sleutel (in OpenCart v1.x terminologie) of de OpenCart Secret Key (in OpenCart v2.x terminologie) wordt hieronder bij de installatie de OpenCart API sleutel genoemd.

4. Nodig: Asperion codes

Voor de koppeling met Asperion dien je de licentiecode in te vullen. Deze licentiecode vind je in je Asperion account, via Algemene > Setup Wizard > Administratie instellingen, tab Algemeen.

Met de licentiecode kan de koppeling de betaalde bestellingen uit je webwinkel dagelijks in je Asperion omgeving plaaten. Controleer dat je hier de correcte code invult, wij hebben geen mogelijkheid om de licentiecode op geldigheid te controleren.

5. Installatie koppeling

Als je de API sleutel in OpenCart hebt vastgesteld en de administratie code uit Asperion hebt opgehaald kun je de koppeling tussen OpenCart en Asperion leggen.

Je vervolgt de installatie met via deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=opencart&invoicesystem=asperion.

Er verschijnt nu een scherm waarop je de API sleutel van je webwinkel invult, de licentiecode van Asperion en de betaalmethoden van je OpenCart webwinkel koppelt aan de betaalmethoden in Asperion. Je kunt ook de datum van je facturen instellen en instellen wanneer je wilt dat een factuur aangemaakt wordt.

Als je klikt op Installeer de koppeling dan wordt - na het uitvoeren van een aantal controles - de koppeling geactiveerd.

6. Day-to-day: Vanuit OpenCart

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7. Day-to-day: Naar Asperion

Bestellingen worden dagelijks als XML bestand in jouw Asperion omgeving klaargezet. Er is een speciale optie in Asperion om dit XML bestand te importeren. Deze optie is te bereiken via de menu-opties Extra > Im- Export Basis > Import orders (xml) en vervolgens de optie webwinkelfacturen.

Via de knop Instellingen kun je instellingen doen voor de facturen, bijvoorbeeld voor de BTW percentages. Zodra je klikt op de knop Synchroniseren worden de XML bestanden geladen en toegevoegd. De facturen kun je vervolgens inzien via de module Facturatie > Facturen

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.