1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Opencart naar Informer. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Opencart automatisch facturen worden aangemaakt in Informer. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Dit betekent dat ieder uur de bestellingen worden opgehaald en doorgezet.

Voor het installeren van de koppeling vraag je een proefperiode aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppelingen. De koppeling werkt voor de OpenCart versies 2.3 en 3.x. Neem contact met ons op als je de koppeling gaat installeren voor OpenCart 1.5.6, 2.0, 2.1 of 2.2. Het kan wel, maar wij moeten hier een extra actie voor doen.
De koppeling werkt alleen voor de financiele versie van Informer. Als je de Informer Handelsmodule hebt geactiveerd werkt de koppeling helaas niet.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: FAQ Opencart en FAQ Informer.

2. Features

Bestellingen uit je Opencart winkel worden doorgezet naar facturen in Informer. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product en de prijs naar Informer facturen.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats. De debiteur wordt altijd meegegeven voor de facturen. Informer controleert zelf of de debiteur al bestaat. Zo nee, dan wordt deze aangemaakt.

3. Voorbereiding Opencart

De koppeling maakt gebruik van een OpenCart module. Deze module kun je hier downloaden:
- cloudinvoiceopencart2.3.zip (OpenCart versie 2.3)
- cloudinvoiceopencart3.zip (OpenCart versie 3)
Je installeert de extensie via FTP op je webwinkel. Je ziet de module Settings cloudinvoice platform verschijnen onder Modules in je beheerscherm.

Klik op Install om de module te installeren en vervolgens op Edit om de koppeling te configureren. De licentie-sleutel is de sleutel die je in de aanmeldingsemail hebt ontvangen. De API-sleutel om bestellingen en belastingtarieven uit OpenCart te lezen maak je zelf aan. Je kunt deze API-sleutel zien als een soort wachtwoord. Net als bij gewone wachtwoorden betekent een ingewikkeld wachtwoord dat je je gegevens extra beschermd. Wij adviseren je dan ook om een API sleutel in te vullen met minstens lengte 15 bestaande uit cijfers, letters, hoofdletters en de leestekens !, *, @, #, (, ) en =. Stel je API-sleutel zorgvuldig samen. Een goede API-sleutel maakt de koppeling een stuk veiliger. De maximale lengte van de API key is 64.

Heb je een Opencart webwinkel versie 1.5.6 of 2.0/2.1/2.2 neem dan contact met ons op. We hebben hier aparte extensies voor. We ondersteunen geen eerdere Opencart versies.

4. Voorbereiding Informer

Voor het koppelen met Informer zijn twee gegevens nodig:
1. De beveiligingscode. Dit is de beveiligingscode waarmee je inlogt bij Informer.
2. Een API sleutel. Deze maak je aan in je Informer backend.

Voor het aanmaken van de API sleutel log je in bij Informer. Vervolgens ga je naar Instellingen > Algemeen > API-sleutels. Je ziet nu een lijst met bestaande API sleutels. Deze lijst is leeg als er niet eerder een API sleutel is aangemaakt. Om een API sleutel aan te maken klik je op de blauwe knop Nieuw. Na het aanmaken van de API sleutel zie je hem in de lijst staan.

5. Installatie koppeling

Tijdens het installatie-proces van de koppeling tussen Opencart en Informer doe je het volgende dingen:
1. Je legt een connectie met Opencart. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen, klanten en producten uit dit systeem te lezen.
2. Je legt een connectie met Informer. De koppeling heeft ook toestemming nodig om financiele gegevens uit Informer te lezen en naar Informer te schrijven.
3. Tot slot leg je een relatie tussen de BTW-tarieven in Opencart en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Informer.

Klik op deze link om de installatie van de koppeling te starten: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=opencart&invoicesystem=informer.

Op dit scherm vul je de gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem in, nl:
- De beveiligingscode en de API sleutel van je Informer administratie. De beveiligingscode gebruik je ook om in te loggen. De API sleutel kun je maken in je Informer backend.

Klik op de knop Ga verder. Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen Opencart en de financiele instellingen in Informer, te weten: De valuta-instellingen, BTW tarieven en grootboekrekeningen, betaalmethoden / debiteuren, de betaalconditie en het factuurprofiel. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

6. Day-to-day: Vanuit Opencart

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7. Day-to-day: Naar Informer

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Informer als facturen met de status concept. Het bestelnummer of factuurnummer wordt toegevoegd als referentie in de Informer factuur. De factuur dient verder binnen Informer verwerkt te worden. Dit betekent dat de betaling en de verzending acties binnen Informer zijn.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestelling uit je Opencart, per wanneer, zijn doorgezet naar Informer. Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Er is een extra knop > Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >> Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag en antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: FAQ Opencart en FAQ Informer.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.