1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Opencart en Moneybird. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Opencart automatisch een factuur wordt aangemaakt in Moneybird. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling werkt voor de Opencart versies 2.3 en 3.0.  De koppeling is een batch koppeling. Minimaal eenmaal per uur worden de bestellingen opgehaald uit Opencart en doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/26/opencart.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.

2.Features

Bestellingen uit je Opencart winkel worden doorgezet naar een factuur in Moneybird. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. In Moneybird wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. De koppeling voegt wel nieuwe debiteuren toe aan Moneybird, maar wijzigt geen gegevens van debiteuren die al in Moneybird aanwezig zijn.
- Artikelen. De koppeling zet geen artikelen door en plaatst ook geen SKUs of EANs in de factuurregels.
- Extra requests. Het is mogelijk om extra requests te sturen naar Moneybird om een factuur te verzenden of de status Betaald te geven. Dit staat uitgelegd in de sectie Day-to-Day: Moneybird.

3.Nodig: Opencart Secret key

De koppeling maakt gebruik van een OpenCart module. Deze module kun je hier downloaden:
- cloudinvoiceopencart2.3.zip (OpenCart versie 2.3)
- cloudinvoiceopencart3.zip (OpenCart versie 3)
Je installeert de extensie via FTP op je webwinkel. Je ziet de module Settings cloudinvoice platform verschijnen onder Modules in je beheerscherm.

 

 

Klik op Install om de module te installeren en vervolgens op Edit om de koppeling te configureren. De licentie-sleutel is de sleutel die je in de aanmeldingsemail hebt ontvangen. De API-sleutel om bestellingen en belastingtarieven uit OpenCart te lezen maak je zelf aan. Je kunt deze API-sleutel zien als een soort wachtwoord. Net als bij gewone wachtwoorden betekent een ingewikkeld wachtwoord dat je je gegevens extra beschermd. Wij adviseren je dan ook om een API sleutel in te vullen met minstens lengte 15 bestaande uit cijfers, letters, hoofdletters en de leestekens !, *, @, #, (, ) en =. Stel je API-sleutel zorgvuldig samen. Een goede API-sleutel maakt de koppeling een stuk veiliger. De maximale lengte van de API key is 64.

 

 

Heb je een Opencart webwinkel versie 1.5.6 of 2.0/2.1/2.2 neem dan contact met ons op. We hebben hier aparte extensies voor. We ondersteunen geen eerdere Opencart versies.

4.Installatie koppeling

De koppeling tussen Opencart en Moneybird vraag je aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppeling-opencart-moneybird. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Opencart. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met Moneybird. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Moneybird te schrijven en om gegevens uit Moneybird te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar Opencart en de tweede voor de connectie met Moneybird.

Je klikt eerst op de rode Connect knop voor Opencart. Je vult vervolgens de authenticatiegegevens voor Opencart en klikt op opslaan.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor Moneybird. Je legt de connectie met Moneybird via OAuth. Als je op de knop Connect klikt krijg je een login scherm te zien waarmee je kunt inloggen op Moneybird. Vervolgens krijg je de vraag of je de koppeling toegang wilt geven to je Moneybird account en voor welke administratie die toegang verleend moet worden. Als je dit bevestigt wordt de connectie gelegd..

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de configuratie afronden. Je kunt de administratie waar je op wilt boeken en de factuurlayout aanpassen via de blauwe Wijzig knoppen.

Tot slot kun je de BTW tarieven en grootboekrekeningen configureren.

5.Day-to-day: Vanuit OpenCart

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent wordt de factuur niet doorgezet en komt hij in het tabblad >>Fouten in het dashboard terecht.

6.Day-to-day: Naar Moneybird

De bestellingen uit de webwinkel worden naar MoneyBird doorgezet als facturen. Indien nodig maakt de koppeling een nieuwe debiteur aan voor de factuur. Voor de nieuwe debiteur wordt standaard ingevuld dat de factuur handmatig, en dus niet automatisch via de email, verstuurd moet worden.

Als de bestelling of factuur in de webwinkel betaald is dan geeft de koppeling de volgende 2 extra requests mee na het aanmaken van de factuur in Moneybird:

I. Verzend-request
Dit request voegt de actie Verzenden toe aan de Moneybird factuur. Wij geven als default door dat de factuur verstuurd moet worden met de tag handmatig. Op verzoek kunnen wij deze instelling veranderen voor alle facturen die we doorzetten, naar: verzenden per email. In dat geval ontvangt de klant de factuur via de email.

II. Betaalstatus-request
Daarnaast sturen wij het 'betaal'-request door. De factuur staat nu op Betaald in Moneybird.

Let op, bij sommige webwinkelsoftware wordt de factuur eerder aangemaakt dan dat de betaling is verwerkt. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek 'hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen'.

Tot slot, binnen Moneybird zijn ook workflows actief waardoor facturen toch onbedoeld naar klanten worden gestuurd ondanks alle voorzorgsmaatregelen die genomen worden. Om extra werk te voorkomen adviseren wij om een aparte factuur-layout aan te maken voor de koppeling en in de factuur aan te geven dat de betaling al binnen is. Daarmee voorkom je dubbele betalingen en acties om deze betalingen terug te storten.