1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Opencart en SnelStart. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Opencart automatisch een bestellingen / verkoopboekingen wordt aangemaakt in SnelStart. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling werkt voor de Opencart versies 2.3 en 3.0.  De koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden de bestellingen opgehaald uit Opencart en doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/26/opencart.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

2.Features

Bestellingen uit je Opencart winkel worden doorgezet naar bestellingen / verkoopboekingen in SnelStart. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet naar verkooptransacties of bestellingen. Welke van deze opties kun je aangeven tijdens de installatie.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. In SnelStart wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. Let op, het factuuradres wordt doorgezet, niet het verzendadres. De koppeling voegt wel nieuwe debiteuren toe aan Snelstart, maar wijzigt geen gegevens van debiteuren die al in Snelstart aanwezig zijn.
- Artikelen. Indien wordt doorgezet naar SnelStart bestellingen dan wordt gecontroleerd (op basis van de artikelcode) of het product al in SnelStart bestaat. Zo niet dan wordt het product in SnelStart met prijs en BTW aangemaakt. De koppeling wijzigt geen bestaande producten in SnelStart.

3.Nodig: Opencart Secret key

De koppeling maakt gebruik van een OpenCart module. Deze module kun je hier downloaden:
- cloudinvoiceopencart2.3.zip (OpenCart versie 2.3)
- cloudinvoiceopencart3.zip (OpenCart versie 3)
Je installeert de extensie via FTP op je webwinkel. Je ziet de module Settings cloudinvoice platform verschijnen onder Modules in je beheerscherm.

 

 

Klik op Install om de module te installeren en vervolgens op Edit om de koppeling te configureren. De licentie-sleutel is de sleutel die je in de aanmeldingsemail hebt ontvangen. De API-sleutel om bestellingen en belastingtarieven uit OpenCart te lezen maak je zelf aan. Je kunt deze API-sleutel zien als een soort wachtwoord. Net als bij gewone wachtwoorden betekent een ingewikkeld wachtwoord dat je je gegevens extra beschermd. Wij adviseren je dan ook om een API sleutel in te vullen met minstens lengte 15 bestaande uit cijfers, letters, hoofdletters en de leestekens !, *, @, #, (, ) en =. Stel je API-sleutel zorgvuldig samen. Een goede API-sleutel maakt de koppeling een stuk veiliger. De maximale lengte van de API key is 64.

 

 

Heb je een Opencart webwinkel versie 1.5.6 of 2.0/2.1/2.2 neem dan contact met ons op. We hebben hier aparte extensies voor. We ondersteunen geen eerdere Opencart versies.

4.Nodig: SnelStart API sleutel

Om de koppeling met je Snelstart account te leggen dien je een speciale sleutel aan te maken. Deze sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Snelstart account te lezen en bijv debiteuren en verkoopboekingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is de sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

De sleutel maak je aan afhankelijk van je Snelstart administratie. Zorg er dus voor dat je controleert dat je de sleutel aanmaakt voor de administratie waarbinnen je de omzet wilt boeken.

Ga naar menu-item koppelingen Om de sleutel voor Snelstart aan te maken log je in op de webversie van Snelstart, https://web.snelstart.nl. Je gaat naar het menu-item koppelingen.
Selecteer de app waarvoor je een koppeling wilt maken Klik vervolgens de applicatie aan waarmee je wilt koppelen, of de applicatie Snelstart Maatwerk.

Klik nu op Genereer de sleutel. Copieer deze sleutel en sla hem op. Je dient hem straks in te voeren tijdens de installatie van de koppeling.

5.Installatie koppeling

De koppeling tussen Opencart en SnelStart vraag je aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppeling-opencart-snelstart. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Opencart. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met SnelStart. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar SnelStart te schrijven en om gegevens uit SnelStart te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar Opencart en de tweede voor de connectie met SnelStart.

Je klikt eerst op de rode Connect knop voor Opencart. Je vult vervolgens de authenticatiegegevens voor Opencart en klikt op opslaan.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor SnelStart. Je legt de connectie met Snelstart via de sleutel die je in de vorige stap bepaald hebt..

Nu beide bolletjes groen zijn configureer je de BTW tarieven en grootboekrekeningen. Als je doorzet naar Snelstart bestellingen kun je ook een factuur layout opgeven voor de bestellingen.

6.Day-to-day: Vanuit OpenCart

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7.Day-to-day: Naar SnelStart

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar SnelStart als bestellingen of verkoopboekingen. Deze bestellingen en verkoopboekingen verwerk je vervolgens verder in SnelStart. De referentie in de boeking is de link naar de factuur of bestelling in de webwinkel.

Indien een debiteur van een verkoop niet aanwezig is in SnelStart wordt deze aangemaakt. De koppeling gebruikt het emailadres voor de matching.

Als je verkopen door wilt zetten naar bestellingen in SnelStart dan voegt de koppeling de producten uit de bestelling en een aantal default producten toe zoals Verzendkosten21 en Verzendkosten9. Deze producten worden gebruikt voor verzendkosten, betaalkosten, toeslagen, kortingen en extra kosten in een bestelling. De koppeling controleert wel eerst of de producten al aanwezig zijn in SnelStart. Hiervoor wordt een controle gedaan op SKUs en productnummers.

De koppeling zet standaard de bedragen excl BTW door naar Snelstart. Neem contact met ons op als je wilt dat de bedragen incl BTW worden doorgegeven ipv de bedragen excl BTW.

Let op: Bij internationale en ICP bestellingen hebben de producten die de koppeling van de webwinkel een BTW percentage 0%. Dat betekent dat een product dat nog niet aanwezig is in SnelStart met dit percentage aan SnelStart wordt toegevoegd. Dit is vaak een foutieve situatie omdat het product eigenlijk 9% of 21% BTW heeft. Er zijn drie manieren om dit op te lossen:
- De artikelomzetgroep in SnelStart aanpassen zodra het product is toegevoegd
- Aan ons een default artikelomzetgroep doorgeven
- Via het instellingenscherm een defaultartikelgroep instellen voor BTW 0%

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling uit je Opencart, per wanneer, zijn doorgezet naar SnelStart. Bij >>Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/26/opencart.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/40/snelstart.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.