1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Opencart en Visma eAccounting.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Opencart webwinkel automatisch worden doorgezet naar bestellingen, facturen of verkoopboekingen in Visma eAccounting. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling. Er is een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Opencart en in de FAQ voor Visma eAccounting.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Opencart webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als bestellingen, facturen of verkoopboekingen. Je kunt de gewenste optie instellen via het dashboard.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald uit de webwinkel. De status van de bestelling wordt bekeken en indien de bestelling doorgezet mag worden dan zal dit ook gebeuren. Mag de bestellingen nog niet doorgezet worden dan wordt deze iedere nacht gecontroleerd en wordt er gekeken of de status is gewijzigd en de bestelling wel doorgezet mag worden.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Opencart bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Opencart bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Visma eAccounting bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar Visma eAccounting. Dit gebeurt in drie stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Visma eAccounting aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen wordt gekeken of producten al in Visma aanwezig zijn. Ontbrekende producten worden toegevoegd.
  3. De Visma eAccounting factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Visma eAccounting is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Opencart bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Visma eAccounting een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

3.Nodig: Opencart Secret key

De koppeling maakt gebruik van een OpenCart module. Deze module kun je hier downloaden:
- cloudinvoiceopencart2.3.zip (OpenCart versie 2.3)
- cloudinvoiceopencart3.zip (OpenCart versie 3)
Je installeert de extensie via FTP op je webwinkel. Je ziet de module Settings cloudinvoice platform verschijnen onder Modules in je beheerscherm.

 

 

Klik op Install om de module te installeren en vervolgens op Edit om de koppeling te configureren. De licentie-sleutel is de sleutel die je in de aanmeldingsemail hebt ontvangen. De API-sleutel om bestellingen en belastingtarieven uit OpenCart te lezen maak je zelf aan. Je kunt deze API-sleutel zien als een soort wachtwoord. Net als bij gewone wachtwoorden betekent een ingewikkeld wachtwoord dat je je gegevens extra beschermd. Wij adviseren je dan ook om een API sleutel in te vullen met minstens lengte 15 bestaande uit cijfers, letters, hoofdletters en de leestekens !, *, @, #, (, ) en =. Stel je API-sleutel zorgvuldig samen. Een goede API-sleutel maakt de koppeling een stuk veiliger. De maximale lengte van de API key is 64.

 

 

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de OpenCart webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie OpenCart webwinkel:
De authenticatie met je OpenCart webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast OpenCart en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd controleer dan dat de API-sleutel een lengte van max 64 heeft en niet per ongeluk de licentiesleutel is ingevuld.

Authenticatie Visma
De authenticatie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.

Contract-instelling Visma eAccounting
Bestellingen kunnen naar Visma eAccounting worden doorgezet als facturen, financiele boekingen (snelle facturen) of bestellingen. De keuze kun je hier instellen.

Doorzet-status
Je kunt aangeven bij welke statussen webwinkel moeten worden doorgezet naar Visma eAccounting. Je kunt meerdere statussen aanvinken. De koppeling zal bestellingen nooit dubbel doorzetten. De koppeling is daartegen beveiligd.

Diverse instellingen Visma eAccounting
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Visma eAccounting. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen.

Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.



Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Visma eAccounting administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Visma eAccounting.

Betaalconditie nieuw debiteuren
Voor de Betaalconditie nieuwe debiteuren accepteert Visma niet dat Mollie geselecteerd wordt. Je kunt dit inzien en wijzigen in het dashboard, tabblad Configuratie.

 

5.Day-to-day: Vanuit OpenCart

Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Een bestelling wordt doorgezet afhankelijk van de status van die bestelling. Je kunt via het dashboard, tab Configuratie, instellen bij welke statussen bestellingen moeten worden doorgezet.

BTW nummers: Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en op de correctheid van het BTW nummer. De koppeling verwacht dat het BTW nummer via de klant doorkomt.

BTW berekening: De BTW inrichting van OpenCart is complex en het werk van specialisten. Voor OpenCart BTW dienen de geozone-ids, de taxrules en taxrates correct zijn ingericht, zeker als je naar meerdere landen levert. Wij leveren helaas geen support op de BTW inrichting van de OpenCart webwinkel.

6.Day-to-day: Naar Visma

Aanmaken transacties
Deze gegevens worden doorgezet naar Visma eAccounting:
Financiele boekingen

  • CurrencyCode: EUR, dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
  • CustomerId: visma debiteuren id
  • DueDate: besteldatum
  • RemainingAmountInvoiceCurrency: totaalbedrag bestelling incl BTW
  • TotalAmountInvoiceCurrency: totaalbedrag bestelling incl BTW
  • VatAmountInvoiceCurrency: totaal BTW bedrag bestelling
  • RoundingsAmountInvoiceCurrency: 0
  • Invoicenumber: huidige timestamp - dit is niet aan te passen omdat het factuurnummer alleen cijfers mag bevatten.
  • InvoiceDate: besteldatum
  • Credit: false
  • Betalingskenmerk: bestelnummer - dit is niet aan te passen
  • Voucher:
    • Datum: besteldatum
    • Tekst: Bestelling bestelnummer, op aanvraag Bestelling bestelnummer
    • Regels:
      • Totaalregel met het bestelbedrag incl BTW en de debiteuren rekening. Het boekingstype is CreditAmount bij positieve en DebetAmount bij negatieve bestellingen.
      • Detailregels met de regelprijs excl BTW, grootboekrekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.
      • BTW regels met het BTW bedrag, BTW ekening en omschrijving. Bij positieve bedragen is het boekingstype CreditAmount, anders DebetAmount.

Facturen

  • Customerid: Visma debtorid
  • InvoiceAddress en DeliveryAddress velden worden ingevuld
  • EUThirdParty: false - dit is niet aan te passen
  • CustomerIsPrivatePerson: true tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld
  • ReverseChargeOnConstructionServices: false - dit is niet aan te passen
  • YourReference: bestelnummer
  • Regels
    • ArticleId: visma productid
    • Omschrijving: naam bestelregel
    • UnitPrice: eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
    • Aantal

De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.

Bestellingen

  • Amount: Totaal bedrag bestelling incl BTW voor particulieren. Voor bedrijven Totaal bedrag bestelling incl BTW
  • Customerid: Visma debtorid
  • CurrencyCode: EUR, dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's.
  • Amount: Totaal BTW bedrag bestelling
  • InvoiceAddress en DeliveryAddress velden worden ingevuld
  • OrderDate: besteldatum
  • Status: Draft - dit kan niet aangepast worden
  • EUThirdParty: false - dit is niet aan te passen
  • CustomerIsPrivatePerson: true tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld
  • ReverseChargeOnConstructionServices: false - dit is niet aan te passen
  • YourReference: bestelnummer
  • Regels
    • ArticleId: visma productid
    • Omschrijving: naam bestelregel
    • UnitPrice: eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW
    • Aantal

Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve bestelregels voorkomen.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. Voor de matching wordt de SKU uit Opencart en het productnummer uit Visma eAccounting gebruikt.

Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Opencart webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/26/opencart.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig, evenals FTP toegang tot de webwinkel.

Let op: OpenCart webwinkels kunnen maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.