1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van OpenCart naar Yuki. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in OpenCart automatisch een factuur gegenereerd wordt in Yuki. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Ieder uur worden bestellingen uit de OpenCart webwinkel opgehaald en indien nodig doorgezet.

De koppeling kan op deze website aangeschaft worden en kent een gratis proefperiode.

Bij de aanschaf van de koppeling ontvang je de module per email en een licentie code. In deze handleiding staat hoe de module geïnstalleerd moet worden.

2. Features

De koppeling van OpenCart naar Yuki zorgt dat voor bestellingen met een bepaalde status automatisch een factuur wordt aangemaakt in Yuki. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De status wanneer de factuur aangemaakt wordt kun je instellen in het instellingenscherm.

De facturen in Yuki hebben status Concept. De webwinkelier kan de factuur vervolgens via Yuki verwerken. Binnen Yuki kan er een pdf van de factuur gemaakt worden en deze kan naar de klant gestuurd worden. De koppeling geeft het bestelnummer door in de titel van de factuur, zodat de webwinkelier gemakkelijk de factuur in Yuki kan matchen met de bestelling in OpenCart.

Het is mogelijk om een bestelling als Verwerkt door te geven aan Yuki. Neem daarvoor contact met ons op. Het bestelnummer wordt dan gebruikt als factuurnummer.

Bestellingen van bekende klanten worden in Yuki onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Yuki. Herkennen gebeurt op basis van het emailadres.

3. Nodig: OpenCart API sleutel

De koppeling maakt gebruik van een OpenCart module. Deze module kun je hier downloaden:
- cloudinvoiceopencart.zip (OpenCart versie 1.5.6)
- cloudinvoiceopencart20.zip (OpenCart versie 2.x)
Installeer de OpenCart module zoals je ook andere modules installeert. Je ziet de module Settings cloudinvoice platform verschijnen onder Modules in je beheerscherm.

Klik op Install om de module te installeren en vervolgens op Edit om de koppeling te configureren. Op het configuratie-scherm selecteer je jouw boekhoudpakket. De licentie-sleutel is de sleutel die je in de aanmeldingsemail hebt ontvangen. Let op: Voor sommige boekhoudpakketten geschiedt de installatie via de boekhoudpakket-appstore. In die gevallen ontvang je deze licentie-code NIET per email, maar krijg je de licentiecode toegewezen tijdens het installatieproces.

De API-sleutel om bestellingen en belastingtarieven uit OpenCart te lezen maak je zelf aan. Je kunt deze API-sleutel zien als een soort wachtwoord. Net als bij gewone wachtwoorden betekent een ingewikkeld wachtwoord dat je je gegevens extra beschermd. Wij adviseren je dan ook om een API sleutel in te vullen met minstens lengte 15 bestaande uit cijfers, letters, hoofdletters en de leestekens !, *, @, #, (, ) en =. Stel je API-sleutel zorgvuldig samen. Een goede API-sleutel maakt de koppeling een stuk veiliger. De maximale lengte van de API key is 64.

Tot slot vul je bij de url in: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/servlet . Klik daarna op opslaan.

En voor de OpenCart 2.x versie zoals hieronder getoond:

De OpenCart API sleutel (in OpenCart v1.x terminologie) of de OpenCart Secret Key (in OpenCart v2.x terminologie) wordt hieronder bij de installatie de OpenCart API sleutel genoemd.

4. Nodig: Yuki codes

Op de website van Yuki staat uitgelegd hoe je voor jouw Yuki administratie-code een toegangscode voor de koppeling aanmaakt als gebruiker met een directe rol. De toegangscode is de in Yuki gegenereerde 'webservices API-key’.

5. Installatie koppeling

Als je een API-sleutel voor OpenCart hebt bedacht en de codes in Yuki hebt aangemaakt, dan kun je de koppeling tussen OpenCart en Yuki leggen.

De installatie gaat verder via deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=opencart&invoicesystem=yuki. Er verschijnt nu een scherm waarop je gegevens dient in te vullen. Allereerst voer je de licentiecode (ook wel licentiesleutel genoemd) van de koppeling in. Deze is in de aanmeldings-email gestuurd. Verder voer je de API sleutel van je OpenCart webwinkel in en de administratie- en toegangscode van je Yuki account. De Yuki toegangscode is de webservice-api-key van Yuki is die je eerder hebt aangemaakt.

Als je geklikt hebt op Ga verder dan wordt - na een laatste pagina waarin je je BTW/grootboekrekeningen en betaalmetoden/debiteuren kunt mappen - de koppeling geactiveerd. Gefeliciteerd!

6. Day-to-day: Vanuit OpenCart

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7. Day-to-day: Naar Yuki

De bestellingen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Yuki als facturen met de status concept. Het is mogelijk om de facturen te laten versturen met status verwerkt. Neem in dat geval contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

Het bestelnummer en evt factuurnummer wordt meegenomen in de omschrijving. Dit maakt het mogelijk om de factuur te relateren aan de bestelling in de webwinkel.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.