1.Inleiding
Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Planaday en Visma eAccounting.
De koppeling zorgt dat facturen uit de Planaday applicatie doorgezet kunnen worden naar bestellingen, facturen of verkoopboekingen in Visma eAccounting. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.
Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
- Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Visma eAccounting, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
- Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Planaday en in de FAQ voor Visma eAccounting.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.
2.Hoe de koppeling werkt
Een factuur uit de Planaday applicatie worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. Je kunt de gewenste optie instellen via het dashboard.
Nieuwe facturen worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....
Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Planaday factuur uit:
Aan het begin van de verwerking van een factuur voeren we een aantal controles op de Planaday factuur uit:
- Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Planaday factuur gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
- Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de factuur een overeenkomstige BTW code in Visma eAccounting bestaat.
- Er wordt gecontroleerd of de factuur niet eerder is doorgezet.
Controle achteraf
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Visma eAccounting is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Planaday factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Visma eAccounting een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Visma eAccounting verderop in de handleiding.
Nadat de factuur is doorgestuurd en een succesmelding van Visma eAccounting is ontvangen wordt de factuur als afgehandeld aangemerkt. De Planaday factuur verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.
Geeft Visma eAccounting een foutmelding terug bij het verwerken van de factuur dan verschijnt de factuur bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de factuur met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de facturen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.
Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Visma eAccounting verderop in de handleiding.
3.Nodig: Planaday
Koppeling aanvragen
Aanmelden voor een koppeling gebeurd middels het invullen van dit formulier op de website van Planaday. Alle details en de tarieven die Planaday hiervoor rekent vind je hier.Na jouw aanvraag
Als jouw aanvraag is ontvangen zal Planaday het volgende doen:- De aanvraag wordt gecontroleerd en verwerkt in de administratie
- De koppeling in jouw Planaday omgeving wordt geactiveerd
- Door Planaday wordt er een omgeving bij Wisteria aangevraagd
- Van Wisteria zul je login gegevens ontvangen per Email
Na activering van koppeling
Planaday zal na het aanvragen van de koppeling de Client Id en Secret voor jou invullen in jouw Planaday omgeving. Tevens zal Planaday de Update Redirect URL voor je inrichten.Hierna ontvang je van Planaday een E-mail dat de koppeling is geactiveerd.
BTW Codes, rekeningen etc koppelen in Wisteria
De connectie met jouw boekhouding organiseer je zelf door hier in te loggen en bij 'configuratie' te koppelen. Per boekhouding is de connectie maken anders. Lees hier moet dat moet voor jouw administratie.Vervolgens moeten door jou of jouw boekhouder de BTW Codes en rekeningen worden ingesteld in Wisteria. Alle details hierover vind je hier.
4.Installatie
Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.
Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Planaday account. Planaday regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
1. Het leggen van de connectie met het Planaday account. Planaday regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met Visma eAccounting. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Visma eAccounting administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...
Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.
Authenticatie Planaday account
De authenticatie wordt door Planaday gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
De authenticatie wordt door Planaday gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.
Connectie Visma
De connectie met Visma loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Visma voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Visma account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Visma gelegd.
Diverse instellingen Visma eAccounting
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,
Hier kun je de rekening voor debiteuren opgeven (1200, 1300 of 1600, je kunt dit nakijken in Visma eAccounting), de betaalconditie voor nieuwe debiteuren en de default eenheid. Ons advies is om voor de default eenheid PCE of per stuk te selecteren,
Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de applicatie en de BTW codes en omzetrekeningen in Visma eAccounting. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Planaday applicatie opgehaald en in het overzicht getoond. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de applicatie en de BTW codes en omzetrekeningen in Visma eAccounting. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.
De BTW tarieven uit de Planaday applicatie opgehaald en in het overzicht getoond. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.
5.Day-to-day: Vanuit Planaday
Een factuur in Planaday moet de status 'definitief' hebben alvorens je deze kan uploaden naar jouw boekhoudprogramma. Zodra de factuur deze status heeft zal de button 'Upload naar boekhouding' verschijnen.
Alle details (en functionele voorwaarden) hoe je een factuur upload naar jouw boekhouding vind je hier in de handleiding van Planaday.
6.Day-to-day: Naar Visma
Aanmaken transacties
Een factuur uit de Planaday webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.
Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Visma eAccounting:
Een factuur uit de Planaday webwinkel worden naar Visma eAccounting doorgezet als factuur, bestelling of verkoopboeking. De BTW in de regels bepaalt Visma zelf aan de hand van het product en het land van levering. Facturen krijgen de status Concept / Draft in Visma en moeten verder in Visma verwerkt worden.
Eventuele korting zijn direct in de regels verwerkt, zodat er geen negatieve verkoopregels voorkomen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Visma eAccounting:
Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Visma eAccounting debiteur gebruikt als debiteur van de Visma eAccounting transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Visma eAccounting. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.
Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.
Aanmaken producten
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. De regels voor het matchen van producten tussen Planaday en Visma eAccounting kun je in deze FAQ nalezen.
Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.
Bij het doorzetten naar Visma facturen of bestellingen zal de koppeling producten die nog niet in Visma staan aanmaken. De regels voor het matchen van producten tussen Planaday en Visma eAccounting kun je in deze FAQ nalezen.
Bij het aanmaken van het product wordt een eenheidsprijs incl BTW, excl BTW en de BTW code meegegeven. Visma controleert of deze waarden kloppen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de bedragen incl en excl BTW en de Visma BTW code kloppen.
Uitwerking veldniveau Visma eAccounting
Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting factuur. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CustomerId | f7880989-s898-cm87-so98-j8703j38dd8e | visma debiteuren id |
| IsCreditInvoice | ||
| InvoiceDate | 2023-03-01 | |
| RotReducedInvoicingType | 0 | |
| InvoiceCity | Amsterdam | |
| InvoiceCountryCode | NL | |
| InvoiceAddress1 | Stationstraat 12 | |
| InvoiceCustomerName | Sophie Fischer | voornaam achternaam |
| InvoicePostalCode | 1000AA | |
| DeliveryCity | Amsterdam | |
| DeliveryCountryCode | NL | |
| DeliveryAddress1 | Stationstraat 12 | |
| DeliveryCustomerName | Sophie Fischer | |
| DeliveryPostalCode | 1000AA | |
| EuThirdParty | False - dit is niet aan te passen. | |
| CustomerIsPrivatePerson | 1 | True, tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld. |
| ReverseChargeOnConstructionServices | false - dit is niet aan te passen | |
| YourReference | 90498 | bestelnummer |
| Rows | ||
| LineNumber | 1 | |
| ArticleId | 02398h32-klm32-330-24sf-290sf39389jj | visma productid |
| IsTextRow | ||
| Text | Multifunctional weegschaal | Naam verkoopregel. |
| UnitPrice | 104.90 | Eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW. |
| Quantity | 1.00 | Aantal |
| ReversedConstructionServicesVatFree | ||
| IsVatFree | ||
| ReplaceUnitPriceWhenZero | ||
Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting financiële boeking. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| CurrencyCode | EUR | Dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen voor webwinkels in euro's. |
| CustomerId | 8ssd8sd9-8sdi-09fs-8df9-sd8f9s0d8s8d | Visma debiteuren id |
| DueDate | 2023-03-01 | |
| RemainingAmountInvoiceCurrency | 72.80 | Totaalbedrag factuur incl BTW. |
| TotalAmountInvoiceCurrency | 72.80 | Totaalbedrag incl BTW. |
| VatAmountInvoiceCurrency | 12.64 | Totaal BTW bedrag factuur. |
| RoundingsAmountInvoiceCurrency | 0 | |
| InvoiceNumber | 483938 | Huidige timestamp - dit is niet aan te passen omdat het factuurnummer alleen cijfers mag bevatten. |
| InvoiceDate | 2023-03-01 | |
| IsCreditInvoice | False | |
| PaymentReferenceNumber | ORD.UH.09875 | bestelnummer - dit is niet aan te passen. |
| Voucher | ||
| VoucherDate | 2023-03-01 | |
| VoucherText | Bestelling ORD.UH.09875, factuur INV.FD.10293 | Bestelling bestelnummer, op aanvraag factuur factuurnummer. |
| Rows |
|
|
| AccountNumber | 1800 | |
| DebitAmount | 72.80 | |
| TransactionText | ||
| CreditAmount | 62.00 | |
| TransactionText | Overhemd | |
| VatCodeId | ef4f9ed7-209e-4308-bb2c-26f6dfd1229c | |
| AccountNumber | 8100 | |
Uitwerking op veld-niveau Visma eAccounting bestelling. +-
| Naam | Voorbeeld | Opmerking |
| Amount | [ordertotalInclDiscount] | Totaal bedrag factuur incl BTW voor particulieren. Voor bedrijven Totaal bedrag factuur excl BTW |
| CustomerId | [debtorID] | Visma debtorid |
| RotReducedInvoicingType | Normal | |
| CurrencyCode | EUR | Dit is niet aan te passen, de koppeling werkt alleen met euro's. |
| VatAmount | [ordertotalVatInclDiscount] | Totaal BTW bedrag factuur |
| RoundingsAmount | 0 | |
| InvoiceCity | [city] | |
| InvoiceCountryCode | [isocountry] | |
| InvoiceCustomerName | [customerName] | |
| DeliveryCity | [deliverycity] | |
| DeliveryCountryCode | [deliveryIsocountry] | |
| DeliveryAdres | [deeliveryadres] | |
| DeliveryCustomerName | [deliverycustomerName] | |
| DeliveryPostalCode | [deliveryzipcode] | |
| InvoicePostalCode | [zipcode] | |
| OrderDate | [] | |
| Status | Draft | Dit kan niet aangepast worden. |
| EuThirdParty | false | Dit is niet aan te passen. |
| CustomerIsPrivatePerson | True | Tenzij de bedrijfsnaam van de debiteur is ingevuld. |
| YourReference | [sourceordernr] | bestelnummer |
| ReverseChargeOnConstructionServices | false | Dit is niet aan te passen. |
| Rows | ||
| ArticleID | [productID] | Visma productID |
| Description | [name] | Naam verkoopregel. |
| unitsPrice | [price] | Eenheidprijs incl BTW voor particulieren, voor bedrijven eenheidsprijs excl BTW |
| Quantity | [quantity] | Aantal |
7.Support
Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Lees meer Support .... Lees minder Support ....
Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke facturen uit je Planaday applicatie, per wanneer, zijn doorgezet naar Visma eAccounting.
Bij Dashboard >> Fouten zie je welke facturen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een factuur (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.
Bij Dashboard >> Open zie je welke facturen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de applicatie. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de factuur alsnog door te zetten.
Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.
Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.
We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/72/planaday.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/42/visma.html.
Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou facturen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.
Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.
Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 facturen in rekening.