1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Prestashop en Exact Online. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Prestashop automatisch een factuur, bestelling of verkoopboeking wordt aangemaakt in Exact Online. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een proefperiode voor deze koppeling aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Er is een proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/27/prestashop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

2.Features

Bestellingen uit je OpenCart webwinkel worden doorgezet naar Verkoopboekingen, verkoopfacturen of verkoopbestellingen in Exact Online. Hierbij worden doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de prijs, de BTW en de naam van het product.
- De debiteur-gegevens zoals naam, e-mailadres, adres, woonplaats en indien mogelijk het BTW nummer. De koppeling kijkt eerst of de debiteur al in Exact Online bestaat. Zo ja, dan wordt deze debiteur genomen. Zo nee dan maakt de koppeling de debiteur aan in Exact Online. Matching van debiteuren tussen OpenCart en Exact Online gebeurt op basis van het e-mailadres.

3.Nodig: Prestashop API sleutel

Voor het aanmaken van de API-sleutel in je PrestaShop webwinkel ga je via het menu naar Advanced parameters - Webservices.

 

PrestaShop API sleutel menu webservices

 

Klik op Add New om een nieuwe API sleutel aan te maken.

 

PrestaShop API sleutel aanmaken

 

Als je op het volgende scherm op Generate klikt wordt er automatisch een API-sleutel gegenereerd. Je kunt ook zelf een API sleutel bedenken maar het is veiliger als je het het systeem laat doen. Geef ook een beschrijving op, zodat je later weet waarvoor je de API sleutel gebruikt.

 

PrestaShop API sleutel naam en omschrijving

 

Tot slot dien je de rechten voor de API-sleutel in the stellen. De koppeling wil alleen lezen uit de PrestaShop webwinkel. Dus alleen View rechten aanklikken en wel voor de volgende onderdelen:
addresses
categories
countries
customers
order details
orders
order state
producten
statussen
taxes

 

PrestaShop API sleutel instellen rechten

4.Installatie

Via deze website kun je een proefperiode voor deze koppeling aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de OpenCart webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Exact Online. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Exact Online administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie PrestaShop webwinkel:
De authenticatie met je PrestaShop webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast PrestaShop en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd controleer dan dat de webservice aanstaat in de PrestaShop webwinkel.

Authenticatie Exact Online:
De authenticatie met Exact Online loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Exact Online voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Exact Online account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Exact Online gelegd.

Wil je op een later moment de connectie opnieuw wil leggen - bijvoorbeeld omdat je via een andere Exact Online gebruiker de connectie wilt leggen - dan kan dat altijd door op de Connect knop te klikken.

Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Exact Online eerst de divisiecode van je Exact Online administratie instelt. Zolang de divisiecode onbekend is kunnen gegevens uit je Exact Online administratie, zoals BTW codes, grootboekrekeningen, dagboeken en betaalcondities zijn afhankelijk van deze divisiecode, niet opgehaald worden.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes. Let op: Standaard gebruikt PrestaShop BTW tarieven met vreemde tekens voor oa de landen Griekenland, Bulgarije en Cyprus. De koppeling kan helaas niet met deze vreemde tekens om gaan. Als je deze tekens in PrestaShop bij de BTW tarieven verwijderd dan kun je daarna de BTW tarieven configureren.

De BTW codes worden getoond afhankelijk van de contract instellingen. Is er gekozen voor Exact Online excl dan zullen alleen de Exact Online BTW codes excl worden getoond. Is gekozen voor Exact Online incl dan worden alleen de Exact Online BTW codes incl getoond. Alleen de Winst en Verlies grootboekrekeningen aan de credit-zijde worden getoond.

Betaalmethoden inrichten
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je boekhoudpakket. Bestellingen met een betaalmethode worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe vaste debiteuren aangemaakt. Let op: Vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor ICP bestellingen altijd een debiteur aangemaakt in Exact Online.

De tussenrekeningen die getoond worden zijn Balansrekeningen aan de debet zijde. Indien in de naam van de rekening de string posledger staat dan wordt deze rekening ook getoond.

5.Day-to-day: Vanuit Prestashop

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toelaat, wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd aan het boekhoudsysteem en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De klantgegevens en de totalen worden hierbij vergeleken. Is het verschil te groot, dan wordt de factuur niet doorgezet, en verschijnt hij in het tabblad >>Fouten op het Dashboard.

6.Day-to-day: Naar Exact Online

Het doorzetten van bestellingen naar Exact Online gebeurt in 3 stappen:
1. De klantinformatie wordt doorgezet.
2. De productgegevens in de bestelling worden doorgezet.
3. De bedragen worden doorgezet.

Doorzetten klantinformatie
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Exact debiteur gebruikt als debiteur van de Exact Online transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Exact Online. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

Doorzetten producten
Er kunnen alleen bestellingen aangemaakt worden voor producten die in Exact Online staan. Voor ieder product in de bestelling wordt gekeken of het product al aanwezig is in Exact Online. Voor deze controle vindt een matching plaats op SKU. Is het product al bekend in Exact Online dan wordt het hergebruikt. Anders wordt het product automatisch nieuw aangemaakt.

Indien bestellingen worden doorgezet naar "Exact Online bestellingen" worden nieuwe producten automatisch aan een default magazijn gekoppeld. Tijdens de installatie kun je aangeven wat het default magazijn moet zijn. Er is maar 1 magazijn per koppeling mogelijk. Voor verzendkosten, betaalkosten en kortingen worden aparte, dummy producten aangemaakt.

Doorzetten dagomzet
Bij het doorzetten van dagomzet wordt een kasboeking aangemaakt met daarop de omzet en de betalingen die volgens de bonnen zijn binnengekomen. Let op, dagomzet is alleen beschikbaar voor sommige kassakoppelingen, niet voor webwinkelkoppelingen.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling uit je Prestashop, per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online. Bij >>Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/27/prestashop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Prestashop , per wanneer, zijn doorgezet naar Exact Online.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bonnen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bon of dagomzet (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/27/prestashop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/19/exact-online.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Prestashop webwinkels kunnen maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.