1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Prestashop en Minox.

Deze koppeling zorgt dat bestellingen uit de Prestashop webwinkel automatisch worden doorgezet naar verkoopboekingen in Minox. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in Minox, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Prestashop en in de FAQ voor Minox.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Installeren koppeling
Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.
De installatie is voltooid als beide bolletjes van de verbinding op groen staan, en de instellingen in tabblad Configuratie ingevuld en opgeslagen zijn.
Er is een proefperiode van 30 dagen.
Wil je nog een koppeling installeren, dan kan dat op dezelfde manier. Zorg er wel voor dat je uit het dashboard van koppeling bent uitgelogd, en start de nieuwe installatie bij voorkeur in een incognito browser.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de API sleutel in Prestashop in te trekken.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Prestashop webwinkel wordt als verkoopboeking doorgezet naar Minox. De verkoopboeking dient na het doorzetten in Minox verder verwerkt te worden.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien zij de juiste status hebben worden zij doorgezet naar Minox. De statussen kun je instellen via het dashboard, tab Configuratie.
Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf bestellingen
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Prestashop bestelling uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Prestashop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Minox bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Doorzetten bestellingen
Het doorzetten van een Prestashop bestelling naar Minox gebeurt in twee stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Minox aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Minox verkoopboeking wordt aangemaakt en doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Minox is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Prestashop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Minox een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Minox verderop in de handleiding.

3.Nodig: Prestashop API sleutel

Voor het aanmaken van de API-sleutel in je PrestaShop webwinkel ga je via het menu naar Advanced parameters - Webservices.

Lees meer Nodig Prestashop ....
Lees minder Nodig Prestashop ....

PrestaShop API sleutel menu webservices

 

Klik op Add New om een nieuwe API sleutel aan te maken.

 

PrestaShop API sleutel aanmaken

 

Als je op het volgende scherm op Generate klikt wordt er automatisch een API-sleutel gegenereerd. Je kunt ook zelf een API sleutel bedenken maar het is veiliger als je het het systeem laat doen. Geef ook een beschrijving op, zodat je later weet waarvoor je de API sleutel gebruikt.

 

PrestaShop API sleutel naam en omschrijving

 

Tot slot dien je de rechten voor de API-sleutel in the stellen. De koppeling wil alleen lezen uit de PrestaShop webwinkel. Dus alleen View rechten aanklikken en wel voor de volgende onderdelen:
addresses
categories
countries
customers
order details
orders
order state
producten
statussen
taxes

 

PrestaShop API sleutel instellen rechten

 

 

4.Nodig: Minox inrichting

Opdat de koppeling optimaal haar werk kan doen is een goede inrichting van Minox belangrijk. Deze link geeft tips en informatie en wordt verzorgd door Minox zelf: Tips inrichting Minox.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Prestashop webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Minox. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Minox administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.


Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie PrestaShop webwinkel:
De authenticatie met je PrestaShop webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast PrestaShop en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd controleer dan dat de webservice aanstaat in de PrestaShop webwinkel.

Connectie Minox
De authenticatie met Minox loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Minox voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Minox account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Minox gelegd.

Administratie Minox
Het is belangrijk dat je na het leggen van de connectie met Minox eerst de administratie van je Minox administratie instelt. Zolang de administratie onbekend is kunnen gegevens die afhankelijk zijn van die administratie - zoals BTW Codes, rekeningen en dagboeken - niet uit je Minox administratie worden opgehaald. Na het instellen van de administratie kan het handig zijn om de de gegevens opnieuw op te halen uit Minox. Dit doe je via de twee pijltjes naast de copy-knop.

Naast de administratie dient ook het dagboek te worden ingesteld.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW codes en omzetrekeningen in Minox. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

Standaard worden alle EU landen in de lijst getoond. Je hoeft alleen de landen te configureren waaraan je verkoopt, en -indien van toepassing- ICP en Internationaal.
De koppeling toont de standaard BTW tarieven voor Europa. Je kunt het BTW percentage waarmee je verkoopt - linker kolom - aanpassen. Bijvoorbeeld: Standaard staan verkopen naar Duitsland op 21%, maar verkoop jij in de webwinkel met 19% dan kun je dat in de linker kolom aanpassen. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

Inrichten betaalmethoden
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je Minox administratie. Bestellingen met een betaalmethode uit de lijst worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe debiteuren aangemaakt.
Let op: Het instellen van vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij een ICP bestelling moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor een ICP bestelling altijd een debiteur aangemaakt in Minox.

6.Day-to-day: Vanuit Prestashop

In deze sectie laten we zien hoe we de bestellingen ophalen uit de webwinkel.

Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald en doorgezet naar Minox. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Van deze bestellingen wordt de bestelstatus bekeken om te bepalen of ze nu wel doorgezet moeten worden.

Let op: Vanwege de belasting van onze systemen gaan wij maximaal 3 maanden terug in de tijd om de status van bestellingen te controleren en deze alsnog door te zetten. Daarnaast is het aantal bestellingen dat gecontroleerd kan worden beperkt tot 300. Zorg er dus voor dat bestellingen tijdig afgerond worden zodat de koppeling ze kan doorzetten en je ze niet alsnog handmatig over moet tikken.
Bestel- en factuurnummers: Het is mogelijk om het Prestashop bestel- of factuurnummer mee te geven aan de Minox verkoopboekingen. Bij het doorzetten van het factuurnummer zetten we alleen het nummer door en niet de vaste prefix die soms in Prestashop is ingesteld. Soms is het gewenst voor het afletteren om het checkout-id of cart-id van de Prestashop door te zetten, maar helaas kunnen we die via de PrestaShop API niet uitlezen. Hierbij een uitleg hoe andere Prestashop webwinkeliers dit hebben opgelost: Cart-id Prestashop.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en verifieert ook de geldigheid van het BTW nummer.

BTW berekening: Prestashop webwinkels hebben soms voor alle landen BTW tarieven met in de naam tekens uit het betreffende land. Bijvoorbeeld voor Cyprus of Griekenland. De koppeling kan in dat geval de BTW tarieven niet opslaan. We adviseren in de webwinkel de namen van de BTW tarieven aan te passen. Hier staat een uitleg: BTW tarieven Prestashop.


Uitwerking veldniveau bestellingen
Uitwerking Prestashop bestelling. +-
Hieronder een uitwerking op veld-niveau bij het ophalen van bestellingen. Aan de orde komen de algemene waarden in de bestelling, de bestelregels, kortingen, toeslagen, de verzendkosten en de debiteurgegevens.
Naam veld Waarden uit Prestashop bestelling
Bestel-identifier [id]
Bestelnummer [reference]
Factuurnummer [invoice_number]
Datum [date]
Besteldatum [date_add]
Status bestelling [current_state]
Betaalmethode [payment_details][method_title]
Totaal BTW bestelling [price][tax][amount] of - als [price][tax] uit meerdere regels bestaat, de som van de [amount] velden van de [price][tax] regels
Besteltotaal incl BTW [total_products_wt + total_shipping_tax_incl + total_wrapping_tax_incl - total_discounts_tax_incl]
Besteltotaal excl BTW [total_products + total_shipping_tax_excl + total_wrapping_tax_excl - total_discounts_tax_excl]
Totaal BTW bestelling Besteltotaal incl - Besteltotaal excl
Land levering [], let op hier wordt NIET het leverland gebruikt.
Aanduiding ICP De koppeling bepaalt als volgt of het om een ICP bestelling gaat:
  • Als [total_paid_tax_incl] ongelijk aan 0 is
  • En de velden [total_paid_tax_incl] en [total_paid_tax_excl] zijn gelijk aan elkaar
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Prestashop webwinkel
  • En het land van levering is een EU land
  • Dan is het een ICP levering en anders is het geen ICP levering
Aanduiding Internationaal De koppeling bepaalt als volgt of het om een internationale bestelling gaat:
  • Als [total_paid_tax_incl] ongelijk aan 0 is
  • En de velden [total_paid_tax_incl] en [total_paid_tax_excl] zijn gelijk aan elkaar
  • En het land van levering is niet gelijk aan het land van de Prestashop webwinkel
  • En het land van levering is geen EU land
  • Dan is het een internationale levering buiten de EU en anders is het geen internationale levering buiten de EU
Uitwerking Prestashop bestelregels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling het veld [orderlines]. In Prestashop hebben bestelregels verschillende types. Deze worden aangeduid met het veld [type]. Voor de bestelregels gaat het om type article of type [custom].
Naam veld Waarden uit Prestashop bestelregel
Productid [articles][0][id]
Aantal [quantity]. Let op, als het aantal 0 is dan wordt de regel overgeslagen.
SKU [articles][0][sku] als deze gevuld is. Zo niet, dan wordt het product uit Prestashop opgehaald en op basis daarvan de SKU bepaald.
Omschrijving [description]
BTW percentage [price][rate], indien kleiner dan 1 dan wordt het BTW percentage met 100 vermenigvuldigd.
Regelbedrag excl BTW Bedrag in veld [price][amount]
Regelbedrag incl BTW Bedrag in veld [price][amount_including_tax]
Eenheidsbedragen De regelbedragen delen door het aantal
BTW code en rekeningen Minox Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Prestashop betaalkosten - regels. +-
Hier wordt alleen de betaalmethode opgehaald en evt de ingestelde debiteur. Betaalkosten staan niet in de Prestashop bestelling dus die kunnen ook niet doorgezet worden.
Uitwerking Prestashop kortings-regels. +-
Voor het uitlezen van de bestelregels pakt de koppeling de velden total_discounts_tax_excl] en total_discounts_tax_incl]. Het gaat hier om een korting over de gehele bestelling. De koppeling rekent de korting evenredig terug naar de BTW percentages in het winkelmandje.
Naam veld Waarden uit Prestashop kortingsregel
Aantal 1
Omschrijving Korting <>
Regelbedrag incl BTW Relatief met waarde [total_products_wt]
Regelbedrag excl BTW Relatief met waarde [total_products_wt] en het BTW percentage
BTW code en rekeningen Minox Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Prestashop toeslagen +-
Naam veld Waarden uit Prestashop toeslag-velden
Aantal 1
Omschrijving Toeslag
Bedrag excl BTW [total_wrapping_tax_excl]
Bedrag incl BTW [total_wrapping_tax_incl]
BTW bedrag [total_wrapping_tax_incl] - [total_wrapping_tax_excl]
BTW percentage Bedrag incl - Bedrag excl Een percentage groter dan 0.204 en kleiner dan 0.21 wordt afgerond naar 21%.
BTW code en rekeningen Minox Deze worden bepaald aan de hand van de instellingen, het BTW percentage en het leveringsland. Hier wordt ook in meegenomen of het een ICP of internationale bestelling is.
Uitwerking Prestashop klantgegevens +-
Naam veld Waarden uit Prestashop klant
De adressen van een klant dienen aparte opgeroepen te worden in de webwinkel. Dit werkt als volgt:
  • De koppeling haalt de adressen op via veld [id] van de klant.
  • Vervolgens zoekt de koppeling eerst naar het adres dat overeenkomt met het adresid in de Prestashop bestelling.
  • Is dit adres niet aanwezig dan zoekt de koppeling het adres met dezelfde voor- en achternaam.
  • Is dit adres ook niet aanwezig dan pakt de koppeling het eerste adres.
Een vergelijkbare methode wordt gebruikt om het lever-adres te bepalen.
Klant Klantvelden
  • Email - [email]
Adres Adres-velden
  • Voornaam - [firstname]
  • Achternaam - [lastname], deel na de eerste spatie
  • Bedrijfsnaam - [company]
  • Adresregel1 - [address1]
  • Adresregel1 - [address1]
  • Postcode - [zipcode]
  • Plaats - [city]
  • Iso-landcode - [iso_code], de isocode wordt met een apart request uit de Prestashop webwinkel gehaald op basis van veld [id_country]
  • Land - Op basis van de iso-landcode en onze eigen referentietabel tussen ISO code en landnaam
  • Telnr - [phone]
  • BTW nummer - [vat_number]

7.Day-to-day: Naar Minox

Aanmaken transacties
De bestellingen uit Prestashop worden in Minox geïmporteerd als verkoopboekingen.
Deze gegevens worden doorgezet naar Minox:

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze Minox debiteur gebruikt als debiteur van de Minox transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Minox. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Uitwerking veldniveau Minox

Uitwerking op veld-niveau Minox financiële boeking. +-
Minox Financiële boeking
Naam Voorbeeld Opmerking
Totaalregel
document_date 2023-03-01 besteldatum
description 8855 bestelnummer / factuurnummer op aanvraag
journal Dagboek
id VERK
account
id 100783 customernr uit Minox
Factuurnummer Standaard leeg, op verzoek bestelnummer / factuurnummer op aanvraag
debit 31 Bedrag bestelling incl BTW.
Detailregels
journal Dagboek
id VERK
credit 6.61 Bedrag bestelling incl BTW
account
id 80000 Grootboekrekening
Factuurnummer standaard leeg, op verzoek bestelnummer / factuurnummer op aanvraag
description Amerikaanse augurk - 40ml Omschrijving bestellingregel
document_date 2023-03-01 besteldatum
vat BTW code
id 10
amount 0
BTW regels
journal Dagboek
vat BTW rekening
credit 1.34 BTW bedrag
Factuurnummer standaard leeg, op verzoek bestelnummer / factuurnummer op aanvraag
description 5.27 BTW bedrag over: bedrag verkoopregel excl BTW
document_date 2023-03-01 besteldatum
vat
Uitwerking op veld-niveau Minox klant. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
naam [voornaam][achternaam] Als [companyname] is meegegeven, dan is naam -> [companyname]
contactnaam [voornaam][achternaam]
straatnaam en nummer [adres]
postcode [zipcode]
stad [city]
landcode [countrycode] Staat standaard op NL, tenzij er een andere landcode is meegegeven.
telefoonnummers
Telefoonnummer [telnr]
Telefoonnummer type phone
email's
email [email]
BTW Als [btwnummer] > 0 is.
active true
Btw registratie nummer [btwnummer]

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Prestashop webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar Minox.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de webwinkel. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/27/prestashop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/28/minox.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.