1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Prestashop en Moneybird.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Prestashop worden doorgezet naar facturen in Moneybird. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Via deze website kun je een gratis 30-dagen proefperiode voor deze koppeling aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding. Wil je de koppeling stopzetten stuur dan een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met de vermelding van de licentiesleutel. Wij zullen de koppeling dan stopzetten.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Prestashop en in de FAQ voor Moneybird.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Prestashop wordt doorgezet naar een Moneybird factuur.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien zij de juiste status hebben worden zij doorgezet naar Moneybird. De statussen kun je instellen via het dashboard, tab Configuratie.

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Prestashop bestelling uit:

  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Prestashop bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de bestelregels plus het bedrag aan verzendkosten.
  • Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code in Moneybird bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Het doorzetten
Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar Moneybird. Dit gebeurt in twee stappen:

  1. Er wordt gekeken of de klant al in Moneybird aanwezig is. Zo nee dan wordt de klant aangemaakt. Matching gebeurt op emailadres.
  2. De Moneybird factuur wordt aangemaakt en doorgezet.

Het resultaat
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van Moneybird is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Prestashop bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft Moneybird een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar Moneybird verderop in de handleiding.

3.Nodig: Prestashop API sleutel

Voor het aanmaken van de API-sleutel in je PrestaShop webwinkel ga je via het menu naar Advanced parameters - Webservices.

 

PrestaShop API sleutel menu webservices

 

Klik op Add New om een nieuwe API sleutel aan te maken.

 

PrestaShop API sleutel aanmaken

 

Als je op het volgende scherm op Generate klikt wordt er automatisch een API-sleutel gegenereerd. Je kunt ook zelf een API sleutel bedenken maar het is veiliger als je het het systeem laat doen. Geef ook een beschrijving op, zodat je later weet waarvoor je de API sleutel gebruikt.

 

PrestaShop API sleutel naam en omschrijving

 

Tot slot dien je de rechten voor de API-sleutel in the stellen. De koppeling wil alleen lezen uit de PrestaShop webwinkel. Dus alleen View rechten aanklikken en wel voor de volgende onderdelen:
addresses
categories
countries
customers
order details
orders
order state
producten
statussen
taxes

 

PrestaShop API sleutel instellen rechten

4.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met de Prestashop webwinkel. Via deze stap autoriseer je de koppeling om de gegevens uit jullie webwinkel te lezen.
2. Het leggen van de connectie met Moneybird. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie Moneybird administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.

Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen. Ook hebben we een naam, emailadres en het land van de webwinkel nodig.

Authenticatie PrestaShop webwinkel:
De authenticatie met je PrestaShop webwinkel gebeurt via de API sleutel die je in een vorige sectie hebt aangemaakt. Klik op de rode Connect knop naast PrestaShop en vul de API sleutel in in het popup-window. Als de connectie correct gelegd is dan wordt het bolletje groen. Is de connectie niet gelegd controleer dan dat de webservice aanstaat in de PrestaShop webwinkel.

Authenticatie Moneybird:
De authenticatie met Moneybird loopt via OAuth. Zorg dat je bent uitgelogd bij Moneybird voordat je de connectie start. Je klikt nu op de rode Connect knop. Er verschijnt automatisch een inlogscherm voor je Moneybird account. Als je inlogt krijg je een scherm waarin gevraagd wordt of je de connectie toestaat. Als je dit bevestigt dan wordt de connectie met Moneybird gelegd.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt er een link gelegd tussen de BTW tarieven in de webwinkel en de BTW tarieven en evt grootboekrekeningen in het boekhoudsysteem. Dat kan heel gemakkelijk via drop-down boxjes. Let op: Standaard gebruikt PrestaShop BTW tarieven met vreemde tekens voor oa de landen Griekenland, Bulgarije en Cyprus. De koppeling kan helaas niet met deze vreemde tekens om gaan. Als je deze tekens in PrestaShop bij de BTW tarieven verwijderd dan kun je daarna de BTW tarieven configureren.

Betaalmethoden inrichten
Je kunt hier een relatie leggen tussen de betaalmethoden in de webwinkel en een vaste debiteur uit je boekhoudpakket. Bestellingen met een betaalmethode worden dan altijd onder deze debiteur geboekt. Er worden in dat geval geen nieuwe vaste debiteuren aangemaakt. Let op: Vaste debiteuren kan niet voor ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een geldig BTW nummer worden doorgezet. Daarom wordt er voor ICP bestellingen altijd een debiteur aangemaakt in Moneybird.

 

5.Day-to-day: Vanuit Prestashop

Doorzetschema: Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald en doorgezet naar Moneybird. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Van deze bestellingen wordt de bestelstatus bekeken om te bepalen of ze nu wel doorgezet moeten worden.

Let op: Vanwege de belasting van onze systemen gaan wij maximaal 3 maanden terug in de tijd om de status van bestellingen te controleren en deze alsnog door te zetten. Daarnaast is het aantal bestellingen dat gecontroleerd kan worden beperkt tot 300. Zorg er dus voor dat bestellingen tijdig afgerond worden zodat de koppeling ze kan doorzetten en je ze niet alsnog handmatig over moet tikken.

Bestel- en factuurnummers: Het is mogelijk om het Prestashop bestel- of factuurnummer mee te geven aan de Moneybird facturen. Bij het doorzetten van het factuurnummer zetten we alleen het nummer door en niet de vaste prefix. Soms is het gewenst voor het afletteren om het checkout-id of cart-id van de Prestashop door te zetten, maar helaas kunnen we die via de PrestaShop API niet uitlezen. Hierbij een uitleg hoe andere Prestashop webwinkeliers dit hebben opgelost: Cart-id Prestashop.

BTW nummers Voor zakelijke bestellingen binnen de EU, buiten Nederland, is een BTW nummer verplicht. De koppeling controleert hier op en verifieert ook de geldigheid van het BTW nummer.

BTW berekening: Prestashop webwinkels hebben soms voor alle landen BTW tarieven met in de naam tekens uit het betreffende land. Bijvoorbeeld voor Cyprus of Griekenland. De koppeling kan in dat geval de BTW tarieven niet opslaan. We adviseren in de webwinkel de namen van de BTW tarieven aan te passen. Hier staat een uitleg: BTW tarieven Prestashop.

6.Day-to-day: Naar Moneybird

6.1 De transacties

Deze gegevens worden doorgezet naar Moneybird:

  • Referentie: bestelnummer, bij een negatieve bestelling Credit bestelnummer
  • Factuurnummer: Alleen op aanvraag en gelijk aan het bestel- of factuurnummer. Het is beter als Moneybird zelf het factuurnummer bepaalt.
  • Datum: besteldatum
  • Debiteur: id Moneybird debiteur
  • Prijzen incl BTW: true als de prijzen in de webwinkel incl BTW zijn, anders false
  • Factuurprofiel: Zoals ingesteld op het dashboard
  • Regels
    • Aantal
    • Omschrijving
    • Eenheidsprijs incl BTW - als de prijzen in de incl BTW zijn, anders regelprijs excl BTW
    • BTW code
    • Category

Verzendstatus: Het is mogelijk om de verzendstatus van de Moneybird factuur op verzonden te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird debiteur verzendmethode handmatig heeft. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status verzonden krijgt.

Automatisch versturen factuur: Ookal heeft de koppeling de status verzonden, dat betekent niet dat Moneybird de factuur automatisch verstuurd. Immers in Moneybird kan de factuur handmatig of per email verzonden worden. Wil je dat de factuur automatisch per email verstuurd wordt neem dan contact met ons op. Wij kunnen dat dan voor je instellen.

Betaalstatus: Het is mogelijk om de betaalstatus van de Moneybird factuur op betaald te zetten. Hiervoor is het nodig dat de Moneybird de status verzonden heeft. Daarnaast moet de bestelling betaald zijn. Het is mogelijk om bij ons aan te vragen dat een Moneybird factuur altijd of juist nooit de status betaald krijgt. Bij Mollie betalingen kan het Mollie transactionid ook doorgezet worden naar Moneybird.

Let op: Soms komt een betaling op een bestelling pas later binnen en heeft de koppeling de bestelling al doorgezet naar Moneybird. In dat geval wordt er dus geen betaal-request door de koppeling doorgestuurd. De enige remedy is contact met ons op te nemen met het verzoek hard in te stellen dat alle bestellingen altijd de status betaald meekrijgen.

Workflows: De koppeling doet niets met de Moneybird workflows. Het is dus niet mogelijk om met de factuur een workflow mee te geven.

6.2 Debiteuren

Doorzetten klantinformatie: Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze debiteur gebruikt als debiteur voor de Moneybird factuur. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan Moneybird. Matching gebeurt op basis van e-mailadres.

De nieuwe debiteur in Moneybird krijgt verzendstatus Handmatig. Hiermee voorkomen we dat er automatisch facturen naar de debiteur worden gestuurd.

Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

7.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Persoonlijk dashboard

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Prestashop , per wanneer, zijn doorgezet naar Moneybird.

Bij Dashboard >> fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Er kunnen BTW tarieven in de instellingen ontbreken of de debiteurgegevens zijn niet bekend. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een verkoop (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden aanpassen).

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/27/prestashop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/30/moneybird.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Let op: Prestashop webwinkels kunnen maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.