1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Prestashop en Silvasoft. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Prestashop automatisch een factuur of bestelling wordt aangemaakt in Silvasoft. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling werkt vanaf Prestashop 1.6.7.  Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden de bestellingen opgehaald uit Prestashop en doorgezet naar je boekhoudsysteem.

Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/27/prestashop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.

2.Features

Bestellingen uit je Prestashop winkel worden doorgezet naar factuur of bestelling in Silvasoft. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet naar Silvasoft facturen of bestellingen. Welke van deze opties kun je aangeven tijdens de installatie.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. In Silvasoft wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. De koppeling voegt wel nieuwe debiteuren toe aan Silvasoft, maar wijzigt geen gegevens van debiteuren die al in Silvasoft aanwezig zijn.
- Artikelen. In Silvasoft wordt gekeken of het product al bestaat. Zo nee dan wordt het product nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op SKU en het productnummer in Silvasoft. De koppeling voegt wel producten toe aan Silvasoft, maar wijzigt geen gegevens van bestaande producten in Silvasoft.
- Voorraad: Voor deze koppeling is geen voorraadsynchronisatie beschikbaar

3.Nodig: Prestashop API sleutel

Voor het aanmaken van de API-sleutel in je PrestaShop webwinkel ga je via het menu naar Advanced parameters - Webservices.

 

PrestaShop API sleutel menu webservices

 

Klik op Add New om een nieuwe API sleutel aan te maken.

 

PrestaShop API sleutel aanmaken

 

Als je op het volgende scherm op Generate klikt wordt er automatisch een API-sleutel gegenereerd. Je kunt ook zelf een API sleutel bedenken maar het is veiliger als je het het systeem laat doen. Geef ook een beschrijving op, zodat je later weet waarvoor je de API sleutel gebruikt.

 

PrestaShop API sleutel naam en omschrijving

 

Tot slot dien je de rechten voor de API-sleutel in the stellen. De koppeling wil alleen lezen uit de PrestaShop webwinkel. Dus alleen View rechten aanklikken en wel voor de volgende onderdelen:
addresses
categories
countries
customers
order details
orders
order state
producten
statussen
taxes

 

PrestaShop API sleutel instellen rechten

4.Nodig: Silvasoft sleutel

Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

5.Installatie koppeling

De koppeling tussen Prestashop en Silvasoft vraag je aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppeling-prestashop-silvasoft. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Prestashop. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met Silvasoft. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Silvasoft te schrijven en om gegevens uit Silvasoft te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar Prestashop en de tweede voor de connectie met Silvasoft.

Je klikt eerst op de rode Connect knop voor Prestashop. Je vult vervolgens de authenticatiegegevens voor Prestashop en klikt op opslaan.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor Silvasoft. xxx_invoicesystemconnection_xxx.

Nu beide bolletjes groen zijn kun je de BTW tarieven configureren.

6.Day-to-day: Vanuit Prestashop

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7.Day-to-day: Naar Silvasoft

De verkopen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Silvasoft als bestellingen of facturen. Deze bestellingen of facturen worden vervolgens in het Silvasoft boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de bestelling / factuur is de link naar de verkoop in de webwinkel.

Naast de bestellingen / facturen maakt de koppeling ook debiteuren en producten aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur of het product al aanwezig is in Silvasoft. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt. Voor het product de SKU, EAN of het artikelnummer van het product.

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling uit je Prestashop, per wanneer, zijn doorgezet naar Silvasoft. Bij >>Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/27/prestashop.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/39/silvasoft.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.