1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Prestashop naar Silvasoft. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Prestashop automatisch een factuur of bestelling wordt aangemaakt in Silvasoft. Omdat de verkopen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

De koppeling werkt vanaf Prestashop 1.6.7.

Deze koppeling is een batch koppeling. Ieder uur worden de bestellingen opgehaald uit Prestashop en doorgezet naar je boekhoudsysteem. Via deze website kun je een proefperiode van 30 dagen aanvragen. Je ontvangt na aanvraag een licentiesleutel en deze installatie-handleiding.

2. Features

Bestellingen uit je Prestashop winkel kunnen omgezet worden naar facturen of bestellingen in Silvasoft. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet naar Silvasoft facturen of bestellingen. Welke van deze opties kun je aangeven tijdens de installatie.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. In Silvasoft wordt gekeken of de debiteur al bestaat. Zo niet dan wordt de debiteur nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op emailadres. De koppeling voegt wel nieuwe debiteuren toe aan Silvasoft, maar wijzigt geen gegevens van debiteuren die al in Silvasoft aanwezig zijn.
- Artikelen. In Silvasoft wordt gekeken of het product al bestaat. Zo nee dan wordt het product nieuw aangemaakt. De matching vindt plaats op SKU en het productnummer in Silvasoft. De koppeling voegt wel producten toe aan Silvasoft, maar wijzigt geen gegevens van bestaande producten in Silvasoft.
- Er is op dit moment geen voorraad-synchronisatie mogelijk.

3. Nodig toegang Prestashop

Voor het aanmaken van de API-sleutel in je PrestaShop webwinkel ga je via het menu naar Advanced parameters - Webservices.

Klik op Add New om een nieuwe API sleutel aan te maken.

Als je op het volgende scherm op Generate klikt wordt er automatisch een API-sleutel gegenereerd. Je kunt ook zelf een API sleutel bedenken maar het is veiliger als je het het systeem laat doen. Geef ook een beschrijving op, zodat je later weet waarvoor je de API sleutel gebruikt.

Tot slot dien je de rechten voor de API-sleutel in the stellen. De koppeling wil alleen lezen uit de PrestaShop webwinkel. Dus alleen View rechten aanklikken en wel voor de volgende onderdelen:
addresses
categories
countries
customers
order details
orders
order state
producten
taxes

4. Nodig toegang Silvasoft

Om de koppeling met je Silvasoft account te leggen dien je een API sleutel aan te maken. Een API sleutel is een geheime sleutel waarmee de koppeling geautoriseerd is om uit je Silvasoft account te lezen en bijv debiteuren en bestellingen toe te voegen aan je account. Eigenlijk is een API sleutel een speciaal wachtwoord voor de koppeling.

Silvasoft heeft een goede uitleg hoe je de API sleutel aanmaakt, inclusief de kosten die daarbij komen kijken. Deze vind je hier: https://www.silvasoft.nl/artikel/hoe-api-activeren-silvasoft-gebruiker/. Welk contract je nodig hebt is afhankelijk van het aantal bestellingen in je winkel / webwinkel. Je kunt met een laag contract beginnen en het bij problemen omhoog brengen. Verkopen die niet worden doorgezet vanwege de limieten komen in het dashboard van de koppeling te staan, in de foutenrij. Je kunt ze daarna gewoon doorzetten, dus je raakt niets kwijt mochten de API limieten te laag zijn.

5. Installatie koppeling

Via deze website kun je een proefperiode aanvragen voor de koppeling tussen Prestashop en Silvasoft. Ga naar de koppelpagina en vul het formulier in. Dit formulier vraagt naar een naam en adres. Deze gegevens gebruiken we voor het opstellen van de factuur. Na het aanvragen van de proefperiode sturen we je een licentiesleutel en een installatie-url voor het activeren van de koppeling.

Tijdens het installatie-proces van de koppeling tussen Prestashop en Silvasoft doe je twee dingen:
1. Je legt een connectie met Prestashop. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen, klanten en producten uit dit systeem te lezen.
2. Je legt een connectie met Silvasoft. De koppeling heeft ook toestemming nodig om financiele gegevens naar Silvasoft te schrijven en om gegevens zoals debiteuren en producten uit Silvasoft te lezen.
3. Tot slot leg je een relatie tussen de BTW-tarieven in Prestashop en de BTW tarieven en grootboekrekeningen in Silvasoft.

De installatie van de koppeling begint met deze link: https://interface.cloudinvoice.company/api/v1/view/cloudinvoice/settings.php?shopsystem=prestashop&invoicesystem=silvasoft.

Als je op deze link klikt, of de link naar je browser copieert zie je een scherm waarop je gegevens van je webwinkel en boekhoudsysteem invult:
- De licentiesleutel die je ontvangen hebt in de email
- De webwinkel-url, graag beginnen met http:// of https://
- De API sleutel die je in de vorige stap hebt aangemaakt Als je de gegevens hebt ingevuld klik je op de link Ga verder.

Je komt nu in een scherm waar je een relatie legt tussen de financiele instellingen Prestashop en de financiele instellingen in Silvasoft, te weten: De BTW tarieven uit Silvasoft. Als je daarna klikt op Installeer de koppeling is de koppeling actief.

6. Day-to-day: Vanuit Prestashop

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

7. Day-to-day: Naar Silvasoft

De verkopen uit de webwinkel worden doorgestuurd naar Silvasoft als bestellingen of facturen. Deze bestellingen of facturen worden vervolgens in het Silvasoft boekhoudsysteem verder verwerkt. De referentie in de bestelling / factuur is de link naar de verkoop in de webwinkel.

Naast de bestellingen / facturen maakt de koppeling ook debiteuren en producten aan. Er vindt wel eerst een controle plaats of de debiteur of het product al aanwezig is in Silvasoft. Voor de debiteur wordt hiervoor het emailadres gebruikt. Voor het product de SKU, EAN of het artikelnummer van het product.

8. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.