1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van PrestaShop naar Twinfield. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in PrestaShop automatisch een factuur of verkooptransactie gegenereerd wordt in Twinfield. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een batch-koppeling. Ieder uur worden bestellingen uit de PrestaShop webwinkel opgehaald en indien nodig doorgezet.

De koppeling kan op deze website aangeschaft worden en kent een gratis proefperiode.

Bij de aanschaf van de koppeling ontvang je deze handleiding en een installatie-url. De koppeling kun je activeren via deze installatie-url. In deze handleiding staat hoe je dat doet.

2. Features

Koppeling naar Twinfield facturen

De koppeling van PrestaShop naar Twinfield facturen zorgt dat voor bestellingen met een bepaalde status automatisch een factuur wordt aangemaakt in Twinfield. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. De status wanneer de factuur aangemaakt wordt kun je instellen in het instellingenscherm. De facturen in Twinfield krijgen status Concept, zodat deze nog aangepast kan worden.

Koppeling naar Twinfield verkooptransacties

Als je de facturatie module van Twinfield NIET gebruikt kun je bestellingen omzetten in verkooptransacties. Bij verkooptransacties worden de bestellingen boekhoudkundig in de administratie gezet. Ook verkooptransacties krijgen de status Concept.

Klant-informatie

Het is bij de bestellingen mogelijk om nieuwe klanten aan te laten maken, en als een klant nog eens besteld, deze bestelling op dezelfde klant te boeken. Het is ook mogelijk vaste debiteuren aan te maken voor betaalmethoden. Alle bestellingen die betaald zijn met Mollie komen dan op 1 debiteur binnen. Dat laatste wordt vaak bij verkooptransacties gebruikt. Merk op dat internationale bestellingen altijd op een nieuwe debiteur terecht komen. Er kan daar niet geboekt worden op betaalmethode omdat de BTW codes in Twinfield dat niet toelaten.

Grootboekrekeningen

Het is mogelijk om BTW-codes op aparte grootboekrekeningen te boeken en omzet te splitsen naar omzet, verzendkosten en betaalkosten. Tijdens het installatieproces krijg je de mogelijkheid dit in te stellen.

3. Nodig: PrestaShop API sleutel

Voor het aanmaken van de API-sleutel in je PrestaShop webwinkel ga je via het menu naar Advanced parameters - Webservices.

Klik op Add New om een nieuwe API sleutel aan te maken.

Als je op het volgende scherm op Generate klikt wordt er automatisch een API-sleutel gegenereerd. Je kunt ook zelf een API sleutel bedenken maar het is veiliger als je het het systeem laat doen. Geef ook een beschrijving op, zodat je later weet waarvoor je de API sleutel gebruikt.

Tot slot dien je de rechten voor de API-sleutel in the stellen. De koppeling wil alleen lezen uit de PrestaShop webwinkel. Dus alleen View rechten aanklikken en wel voor de volgende onderdelen:
addresses
categories
countries
customers
order details
orders
order state
producten
taxes

4. Installatie koppeling

Als je de API-sleutel in PrestaShop hebt aangevraagd kun je de koppeling tussen beide systemen leggen.

Bij de aanmelding voor de PrestaShop - Twinfield koppeling heb je een email gekregen met een licentiecode voor de koppeling. Die heb je bij de activatie hieronder ook nodig.

Klik op de installatie-url die je in de aanmeldingsmail ontvangen hebt. Er verschijnt nu een eerste instellingen-scherm. Allereerst vul je de licentiecode van de koppeling in. Deze heb je gekregen per email bij aanmelding. Daarna vul je de URL van je webwinkel in, beginnend met http:// of https://. En dan leg je een connectie met je PrestaShop webwinkel door de PrestaShop API-sleutel in te vullen. De PrestaShop API-sleutel heb je eerder aangemaakt in je PrestaShop.

Na het invullen van de webshop url en API-sleutel wordt de connectie naar je webwinkel getest. Als er een probleem is met de connectie dan wordt dat op dit scherm gemeld.

Het probleem kan ontstaan door een schrijffout in de webshop-url en de API-sleutel. Maar er kunnen ook andere oorzaken zijn:
* De webwinkel heeft een SSL certificaat en daar is een probleem mee. Bijvoorbeeld omdat het een self-signed certificaat is.
* Er is een automatische re-direct ingevoerd die de requests van de koppeling automatisch naar een 404 webpagina doorleidt.
* Bij de API-sleutel is niet aangevinkt dat de webservice gebruikt mag worden.
* Een andere reden.

Het is soms best een gepuzzel wat de oorzaak is van een connectie probleem. Maar het is de moeite waard. In onze methode haalt de koppeling bestellingen op. Bestellingen worden dus niet gepusht vanuit de webwinkel. Dat betekent dat het niet nodig is om een module te installeren (= minder onderhoud) en dat we veel beter de koppeling kunnen monitoren.

Als de koppeling wel succesvol is gelegd zie je de statussen uit je webwinkel verschijnen. Je kunt de statussen aanvinken wanneer een bestelling doorgezet moet worden naar Twinfield.

Vul de administratie-code van de Twinfield administratie waar je je omzet wilt boeken. Je vindt deze in je Twinfield account. Klik vervolgens op Installeer de koppeling.

De koppeling naar Twinfield wordt met een zgn. OAuth verbinding gelegd. OAuth is de veiligste manier om twee applicaties - in dit geval de webwinkel en Twinfield - met elkaar te koppelen. Je logt eerst in op je Twinfield account. Vervolgens geef je de koppeling expliciet toestemming om bestellingen toe te voegen.

Als je dat gedaan hebt keer je terug naar de laatste stap van het installatie proces. Je gaat de BTW tarieven in je webwinkel koppelen aan de BTW codes en grootboekrekeningen in Twinfield en je koppelt betaalmethoden in PrestaShop aan debiteuren in Twinfield.

Heb je dat gedaan en klik je op Opslaan dan is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit PrestaShop

Iedere dag worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld beschouwd. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd om de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

6. Day-to-day: Naar Twinfield

De bestellingen uit de webwinkel worden in Twinfield geimporteerd als facturen of transacties. In de omschrijving staat het bestelnummer, zodat zoveel mogelijk gebruik gemaakt kan worden van het afletteren in Twinfield.

De totaalbedragen incl BTW worden doorgegeven. De BTW bedragen worden ook doorgegeven zoals ze in de bestelling vermeld staan. Mocht er een verschil zijn tussen het opgetelde bedrag en het totaalbedrag (centen-verschil) dan wordt dit centenverschil verrekend met het BTW bedrag van het eerste product.

Indien ingesteld worden bestellingen afhankelijk van de betaalmethode geboekt onder zgn. dummyklanten. Je kunt dus een dummyklant Mollie aanmaken en alle bestellingen omzetten naar transacties voor deze debiteur. Dit geldt NIET voor zgn ICP bestellingen. Bij ICP bestellingen moet een uitvoeringsland en BTW nummer worden doorgegeven, en de bestelling kan daarom niet op de dummy-debiteur geboekt worden.

De facturen kun je terugvinden via het menu Facturen. De conceptboekingen kun je terugvinden in je administratie.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.