1.Inleiding

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Productflow en King/MUIS.

De koppeling zorgt dat bestellingen uit de Productflow platform automatisch worden doorgezet naar journaalboekingen of bestellingen in King/MUIS.Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de ondernemer komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

Vriendelijk aandacht gevraagd voor het volgende
  1. Deze koppeling is een financiële koppeling. Het is geen logistieke koppeling. De koppeling is niet geschikt voor het bijwerken van klanten in King/MUIS, het printen van pakbonnen of het synchroniseren van producten/voorraad.
  2. Deze koppeling vervangt niet het werk van de boekhouder. Deze koppeling bespaart tijd omdat je niet meer hoeft over te tikken. De boekhouder is nog steeds nodig voor advies, kennis en controle.
  3. Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de FAQ voor Productflow en in de FAQ voor King/MUIS.

Lees meer Inleiding .... Lees minder Inleiding ....

Er is een proefperiode van 30 dagen.

Uitschakelen koppeling
Aan het einde van de proefperiode danwel abonnementsperiode, wordt de koppeling niet automatisch verlengd. Het aanbod voor een 1-jarig abonnement danwel verlenging ervan, ontvang je aan het einde van deze periode per e-mail. Je kunt de verlenging bevestigen door gebruik te maken van de betaallink in die mail.
Wil je tussentijds de koppeling beeindigen? Stuur ons dan een e-mail met daarin het verzoek en de licentiesleutel. Wij kunnen koppelingen alleen per huidige datum voor u stopzetten, niet op een toekomstige datum.
Stap je over naar een ander webwinkel-/boekhoudsysteem, en wil je daarmee opnieuw een koppeling? In deze faq leggen we dat uit.
We adviseren je bij de-installatie van de koppeling de consumerkey en consumersecret in Woocommerce in te trekken.

2.Hoe de koppeling werkt

Een bestelling uit de Productflow platform wordt doorgezet naar een King/MUIS journaalboeking of bestelling. De gewenste optie kun je instellen via tab Configuratie van het dashboard.

Nieuwe bestellingen uit je webwinkel worden minimaal eenmaal per uur opgehaald. Indien webhooks zijn ingeschakeld in de Productflow platform, worden bestellingen real-time opgehaald. Daarnaast worden iedere nacht de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem. Voor meer details zie de FAQ

Lees meer Hoe de koppeling werkt .... Lees minder Hoe de koppeling werkt ....

Controle vooraf
Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de Productflow bestelling uit:
  • Er wordt gecontroleerd of het totaal van de Productflow bestelling gelijk is aan de som van de bedragen in de categorie-regels en btw-regels.
  • Er wordt gecontroleerd of voor de BTW in de bestelling een overeenkomstige BTW code in King/MUIS bestaat.
  • Er wordt gecontroleerd of de bestelling niet eerder is doorgezet.

Controle achteraf
Nadat de bestelling is doorgestuurd en een succesmelding van King/MUIS is ontvangen wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. De Productflow bestelling verschijnt bij tab Rapportage op het dashboard.

Geeft King/MUIS een foutmelding terug bij het verwerken van de bestelling dan verschijnt de bestelling bij tab Fouten op het dashboard. Via de gele knop Meer info is meer informatie over het probleem te vinden. Via de rode knop Meld probleem kan de bestelling met alle noodzakelijke gegevens heel gemakkelijk bij ons aangemeld worden nadat je zelf het probleem hebt proberen op te lossen. Is het probleem opgelost dan kan in sommige situaties de bestellingen opnieuw worden doorgezet met de blauwe Verwerk knop.

Gegevens
Informatie over de gegevens die doorgezet worden is te vinden in de sectie Day-to-day: Naar King/MUIS verderop in de handleiding.

3.Nodig: Connectie ProductFlow

ProductFlow zorgt voor de connectie. 

4.Nodig: MUIS omgevingscode

Voor de koppeling met MUIS dien je een omgevingscode op te vragen. MUIS heeft een handleiding waarin staat hoe dit moet. Hier volgt een verkorte weergave.

Lees meer Nodig Imuis ....
Lees minder Nodig Imuis ....

Optie 1: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Online (SAAS / Web-based)
Voor de koppeling heeft de klant per administratie een abonnement op de module iMUIS Online Cloudswitch nodig. De accountant kan deze voor de ondernemer aanvinken via Gebruikersbeheer. Of, als de ondernemer niet via een accountant werkt, kan de klant zelf een abonnement afsluiten. Vervolgens genereert de ondernemer een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.

Optie 2: De ondernemer / accountant werkt met iMUIS Business Software (Windows)
In deze situatie dient de ondernemer over een iMUIS Online licentie te beschikken en iMUIS Online dient beschikbaar te zijn op de eigen server. De ondernemer genereert een omgevingscode via iMUIS Online > Beheer > Mijn gegevens / Abonnement / Verbindingen tabblad Verbindingen. Er wordt een omgevingscode gegenereerd als je klikt op Maak verbinding bij ons als partner (webwinkelfacturen). Copieer deze omgevingscode. Je hebt hem nodig bij het leggen van de koppeling tussen de webwinkel en MUIS.

Gebruik je de optie MUIS bestellingen dan dien je de volgende zaken extra te configureren in MUIS:
- Voeg een artikelgroep 29 toe en vul de omzetrekening in voor deze artikelgroep. Nieuwe producten worden automatisch aan deze artikelgroep toegevoegd.
- Voeg ordersoort webshoporder toe, want de bestellingen die naar MUIS worden doorgezet gebruiken deze ordersoort.
- Voeg de verzendmethode Verzendkosten toe aan de MUIS verzendmethoden. Zorg er voor dat je een default leveringsconditie en een voorkeur opdrachtwijze voor de verzendmethode instelt en dat je de verzendmethode koppelt aan de ordersoort webshoporder.

5.Installatie

Controleer na de installatie, mbv deze FAQ, of de koppeling werkt.

Het installeren van de koppeling begint met het aanmelden voor een proefperiode, via onze koppelingen-pagina. Na aanmelding, ontvang je een e-mail met daarin een installatie-url en inloggegevens. Met deze installatie-url, start je de installatie van de koppeling.

Het activeren van de koppeling bestaat uit drie stappen:
1. Het leggen van de connectie met het Productflow platform. Productflow regelt deze stap.
2. Het leggen van de connectie met King/MUIS. Hiermee autoriseer je de koppeling transacties naar jullie King/MUIS administratie te schrijven en informatie te lezen.
3. Het configureren van extra gegevens, zoals de BTW instellingen.
Lees meer Installatie ...Lees minder Installatie ...

Accepteren voorwaarden
Voordat de koppeling gebruikt kan worden dienen eerst de voorwaarden geaccepteerd te worden. De voorwaarden zijn gebaseerd op de algemene ICT Voorwaarden (brancheorganisatie) en de algemene AVG richtlijnen.

Authenticatie Productflow platform
De authenticatie wordt door Productflow gedaan. Je kunt bij hen een status opvragen.

Authenticatie King/MUIS
Je klikt op de rode Connect knop voor MUIS Software. De connectie met MUIS leg je door de omgevingscode in te vullen. Deze omgevingscode heb je in de voorgaande sectie bepaald.

Dagboek en debiteuren-rekening
Voor het doorzetten naar King/MUIS financiele boekingen kun je een debiteuren-rekening en dagboek instellen. Voor het doorzetten naar King/MUIS bestellingen is een dagboek niet nodig.

Inrichten BTW tarieven en grootboekrekeningen
Bij het inrichten van de BTW tarieven en de grootboekrekeningen wordt een link gelegd tussen de BTW tarieven in de platform en de BTW codes en omzetrekeningen in King/MUIS. Aanpassen kan altijd door op de blauwe 'Wijzigen' knop te klikken, en via de drop-down boxjes een keuze te maken.

De BTW tarieven uit de Productflow platform opgehaald en in het overzicht getoond. Zijn de BTW instellingen gedaan en opgeslagen dan zul je altijd de ingestelde BTW tarieven zien. Wil je opnieuw beginnen dan kun je de grijze knop 'BTW instellingen verwijderen' gebruiken. Dan worden je huidige instellingen verwijderd en kun je opnieuw beginnen.

6.Day-to-day: Vanuit ProductFlow

7.Day-to-day: Naar MUIS

Aanmaken facturen / verkooptransacties
De bestellingen uit Productflow worden in King/MUIS geimporteerd als financiele boekingen of bestellingen. Per bestelling worden de BTW en grootboekrekening meegegeven zoals ingesteld bij de installatie van de koppeling.

Bij het aanmaken van boekingen / bestellingen worden mogelijk nieuwe debiteuren en/of producten toegevoegd aan King/MUIS.

Aanmaken debiteuren
Bij het doorzetten van klantinformatie wordt eerst gecontroleerd of de klant al eens eerder is doorgezet. Zo ja, dan wordt deze King/MUIS debiteur gebruikt als debiteur van de King/MUIS transactie. Is de klant nog niet bekend, dan wordt deze toegevoegd aan King/MUIS. Matching gebeurt op basis van e-mailadres. Let op: De koppeling maakt alleen debiteuren aan. De koppeling wijzigt geen debiteuren.

Aanmaken producten
BTW producten: Bij het aanmaken van nieuwe producten - optie bestellingen - in King/MUIS hanteert de koppeling het BTW percentage in de bestelregel. Dit betekent dat producten in ICP en Internationale bestellingen met 0% BTW aangemaakt zullen worden in King/MUIS. De koppeling heeft immers geen ander BTW percentage voor het product beschikbaar.

Artikelgroep: Producten worden geplaatst in artikelgroep 29. Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie.

Dummie-producten De koppeling werkt niet met dummie-producten omdat verzendkosten en andere kosten als in de kopregel van de bestelling als bedrag worden meegenomen.

Let op: De producten worden alleen aangemaakt in King/MUIS. Producten in King/MUIS worden nooit gewijzigd.

Uitwerking veldniveau King/MUIS

Uitwerking op veld-niveau King/MUIS Financiële boeking. +-
King/MUIS Financiële boeking
Naam Voorbeeld Opmerking
Totaalregel
Dagboek 41
Rekening 13317 King/MUIS debiteurcode
Tegenrekening 2975 Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard
BTW 0
Factuur 14194 bestelnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het bestelnummer.
Datum 01-03-2023
Jaar 2023
PN 3 period
Omschrijving 14194 bestelnummer, inclusief letters en andere tekens.
Boekstuk 14194 bestelnummer, inclusief letters en andere tekens
Bedrag Boeking 50,08 Totaalbedrag incl BTW
Detailregels
Dagboek 41
Rekening 13317 Omzetrekening
Tegenrekening 2975 Debiteurenrekening - aanpasbaar via het dashboard.
BTW 0 BTW code - zoals ingesteld op het dashboard.
Aantal 1
Datum 01-03-2023
PN 3 period
Jaar 2023
Boekstuk 14194 bestelnummer, bestaat alleen uit de cijfers van het bestelnummer
Bedrag Boeking -14.99 Regelbedrag incl BTW, op verzoek excl - vermenigvuldigd met (-1)
Bedrag BTW -2.60 Vermenigvuldigd met (-1).
Omschrijving Verkoop 23456 Naam product
Uitwerking op veld-niveau King/MUIS bestelling. +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Debiteurid [id]
Datum 2023-11-23
Leverdatum 2023-11-23
Soort webshoporder Dient aangemaakt te zijn in de King/MUIS administratie.
Extern orderid 1234
Kenmerk ORD12345
Opmerking
Externe opmerking
Orderkosten Betaalkosten + toeslagen - kortingen, excl BTW
Verzendkosten [verzendkosten] Excl. BTW
Regels
  • Omschrijving
  • Aantal
  • Productid
  • Eenheidsprijs excl BTW
Uitwerking op veld-niveau King/MUIS klant +-
Naam Voorbeeld Opmerking
Huisnummer [DeliveryHousenr] Als [DeliveryHousenr] een array is, dan is het veld huisnummer leeg.
Land [DeliveryIsoCountry]
Naam [DeliveryCustomername] Als er een Bedrijfsnaam is meegegeven dan, [DeliveryCompany][DeliveryCustomername]
Stad [DeliveryCity]
Postcode [DeliveryZipcode]
Adres [DeliveryAdres]
Uitwerking op veld-niveau King/MUIS product +-
Naam Voorbeeld Opmerking
productnaam [productnaam] Als [description] aanwezig is, dan is het productnaam [description].
Maximaal lengte 40.
Articlekey [articlekey] Maximaal lengte 20.
BTW [taxpercentage] Is deze < 1 dan [taxpercentage] * 100.
  • BTW == 21 -> Hoog
  • BTW == 9 -> Laag
  • BTW == 6 -> Laag
  • BTW == 0 -> Verlegd
Omschrijving [description]
Articlegroep 29 Producten worden geplaatst in artikelgroep 29.
Deze artikelgroep dient aanwezig te zijn in de MUIS administratie.
Nummer [articlekey]
Verkoopprijs [prijsExcl]
VerkoopprijsIncl [prijsIncl]
Sourceproduct [eannummer]

8.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als ondernemer op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.
Lees meer Support .... Lees minder Support ....

Persoonlijk

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je Productflow platform, per wanneer, zijn doorgezet naar King/MUIS.

Bij Dashboard >> Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn zoals geen BTW op de verzendkosten of een ongeldig BTW nummer van de klant. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Kom je er niet uit dan kun je de rode Meld probleem knop gebruiken om fouten bij ons aan te melden.

Bij Dashboard >> Open zie je welke bestellingen wel al zijn opgehaald maar nog niet zijn doorgezet omdat zij nog niet de juiste status hebben in de platform. Iedere nacht draaien er jobs om de status opnieuw te bekijken en de bestelling alsnog door te zetten.

Bij Dashboard >> Configuratie staan de instellingen van je koppeling. Je kunt instellingen daar aanpassen.

Bij Dashboard >> Profiel staan facturen voor download. Ook kun je hier een extra emailadres opgeven voor het verzenden van emails.

We hebben een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Kijk in het bijzonder naar deze secties: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/38/woocommerce.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/32/muis.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar . Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel en het boekhoudsysteem nodig.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor verkopen die in het verleden hebben plaatsgevonden. De aanvraag procedure en werkwijze beschrijven we in deze faq. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.