1.Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling tussen Shopify en Billit. De koppeling zorgt dat er van bestellingen in Shopify automatisch een factuur wordt aangemaakt in Billit. Omdat de bestellingen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart deze tijd op de financiële administratie.

  De koppeling is een realtime-koppeling. Als een bestelling bepaalde status heeft gekregen dan wordt deze direct doorgezet naar je boekhoudsysteem. Tijdens de installatie bepaal je bij welke status dat is.

Je installeert deze koppeling via de Shopify Appstore. Deze koppeling heeft een gratis proefperiode van 30 dagen.

Tip: Andere klanten met deze koppeling hebben veel gehad aan de tips in de specifieke FAQs: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/46/billit.html.

2.Features

Bestellingen uit je Shopify winkel worden doorgezet naar een factuur in Billit. Daarbij worden de volgende gegevens doorgezet:
- De regels uit de bestelling, inclusief de omschrijving van het product, de prijs en BTW informatie worden doorgezet naar Billit facturen.
- De debiteurgegevens zoals naam, emailadres, adres en woonplaats worden doorgezet. De debiteur wordt altijd meegegeven met de factuur. Billit controleert zelf of de debiteur aangemaakt moet worden.

3.Installatie koppeling

De koppeling tussen Shopify en Billit vraag je aan via https://www.webwinkelfacturen.nl/koppeling-shopify-billit. Nadat je de koppeling hebt aangevraagd ontvang je een bevestiging met daarin een installatie-url. Deze url is 7 dagen geldig en leidt je direct naar de Configuratie tab van het dashboard https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl. Na 7 dagen kun je nog steeds de koppeling leggen als je inlogt via het dashboard.

Via de Configuratie-tab van het dashboard doe je het volgende:
1. Je accepteert de Algemene Voorwaarden en de AVG.
2. Je legt een connectie met Shopify. De koppeling heeft toestemming nodig om verkopen en klanten te lezen.
3. Je legt een connectie met Billit. De koppeling heeft toestemming nodig om financiele gegevens naar Billit te schrijven en om gegevens uit Billit te lezen.

De eerste keer dat je dit scherm ziet verschijnt er een pop-up window met het verzoek de algemene voorwaarden en de AVG te accepteren. Als je beide checkboxes hebt aangevinkt verdwijnt de popup en kun je verder met de configuratie.

Als het goed is zie je nu 2 rode bolletjes: Eentje voor de connectie naar Shopify en de tweede voor de connectie met Billit.

Je klikt eerst op de rode Connect knop voor Shopify. Je vult vervolgens de authenticatiegegevens voor Shopify en klikt op opslaan.

Vervolgens klik je op de rode Connect knop voor Billit. De authenticatie met Billit loopt via OAuth. Er verschijnt een scherm waarmee je kunt inloggen op je boekhoudsysteem.

Door in te loggen authenticeer je de koppeling facturen toe te voegen aan je Billit account. Je ziet vervolgens automatisch het Configuratiescherm weer verschijnen waar je kunt aangeven bij welke statussen de Shopify naar Billit doorgezet moeten worden.

4.Day-to-day: Vanuit Shopify

De Shopify koppeling werkt met webhooks*. Zodra er een bestelling in de Shopify webwinkel wordt aangemaakt of een Shopify bestelling wijzigt ontvangen wij hiervan bericht. De koppeling die je hebt ingericht haalt de bestelling op en controleert of de bestelling een status heeft gekregen waarop hij moet worden doorgezet.

Als de bestelling moet worden doorgezet plaatsen wij hem in de verwerkersqueue. Afhankelijk van de drukte in de queue wordt de bestelling snel of iets later doorgezet.

Over het algemeen lopen de queues snel door. Alhoewel bestellingen vaak sneller worden doorgezet kan het in sommige gevallen 1 a 2 uur duren voordat een bestelling het boekhoudsysteem bereikt.

Aan het begin van de verwerking van een bestelling voeren we een aantal controles op de bestelling uit:
- We controleren het totaal van de bestelling met de bedragen op de bestelregels en het bedrag aan verzendkosten. 
- Is de bestelling een ICP bestelling dan wordt het BTW nummer gecontroleerd.
- We controleren of de BTW in iedere regel een overeenkomstige BTW code en grootboekrekening in Billit heeft.

Bij een succesvolle controle wordt de bestelling doorgezet naar het boekhoudsysteem. Nadat de bestelling is doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De klantgegevens en de totalen worden hierbij vergeleken. Is het verschil te groot, dan wordt de factuur niet doorgezet, en verschijnt hij in het tabblad >>Fouten op het Dashboard.

*) Omdat de Shopify koppeling met webhooks werkt dien je na installatie van de koppeling geen bestellingen meer te importeren. Doe je dit wel, en laad je bijvoorbeeld 500 bestellingen tegelijk in of wijzig je 500 bestellingen van status dan ontvangt ons platform al deze wijzigingen en gaat ze verwerken. Dit is een onevenredige belasting van ons netwerk.

5.Day-to-day: Naar Billit

De bestellingen uit de webwinkel worden in Billit geimporteerd als facturen. In de omschrijving staat het bestelnummer, zodat altijd duidelijk is welke bestelling in de webwinkel bij welke factuur in Billit hoort.

De totaalbedragen incl BTW worden doorgegeven. De BTW bedragen worden ook doorgegeven zoals ze in de bestelling vermeld staan.

6.Support

Wij vinden het belangrijk dat je als webwinkelier direct en altijd toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk Dashboard via https://uwkoppeling.webwinkelfacturen.nl/home/login. Hier kun je inloggen met de licentiesleutel of gebruikersnaam en het wachtwoord wat is vermeld in de aanmeldingsmail.

 

 

In het Dashboard bij >>Rapportage zie je welke bestelling uit je Shopify, per wanneer, zijn doorgezet naar Billit. Bij >>Fouten zie je welke bestellingen niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen BTW op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen via de gele >Meer info knop. Daarnaast is er een blauwe >Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te zetten. Dit doe je bijvoorbeeld als de oorzaak van een fout is opgelost, en je de desbetreffende factuur wilt doorzetten. Er is een extra knop: >Meld probleem. Daarmee kun je een bestelling in de foutenrij naar ons doorsturen. Wij ontvangen dan direct alle relevante gegevens en kunnen snel voor je aan de slag. Via Dashboard >>Configuratie kun je de instellingen van je koppeling (zoals de BTW mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden) aanpassen.

Voor andere vragen hebben we een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staan je vraag en het antwoord hier al bij. Kijk in het bijzonder naar deze vragen: https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/31/shopify.html en https://faq.webwinkelfacturen.nl/category/46/billit.html.

Overige vragen en opmerkingen kun je sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag altijd de licentiesleutel en zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij kunnen migraties uitvoeren voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 67,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.