1. Samenvatting

Dit is de handleiding voor de koppeling van Shopify naar Reeleezee. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in Shopify automatisch een factuur of boekingsbon wordt aangemaakt in Reeleezee. Omdat deze bestellingen automatisch in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie.

De koppeling is een realtime-koppeling. Zodra een bestelling van status wijzigt controleert de koppeling of de bestelling doorgezet moet worden naar Reeleezee. Tijdens de installatie geef je aan wanneer bestellingen worden doorgezet.

De koppeling kan via de Shopify Appstore geinstalleerd worden en kent een proefperiode van 30 dagen.

2. Features

De koppeling van Shopify naar Reeleezee zorgt dat voor bestellingen automatisch een factuur of boekingsbon wordt aangemaakt in Reeleezee. Deze bestellingen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Bij het doorzetten van de bestelling worden de volgende gegevens van de bestelling doorgezet:

Debiteurinformatie
De klantgegevens, NAW gegevens en emailadres worden toegevoegd aan Reeleezee. Opvolgende bestellingen worden op dezelfde debiteur geboekt. De vergelijking vindt plaats op emailadres.

Factuurinformatie
Het bestelnummer komt in de betaalreferentie van de Reeleezee factuur of boekingsbon te staan. Het is mogelijk om het bestelnummer te gebruiken als factuurnummer in Reeleezee. Neem hiervoor contact met ons op en hou er rekening met dat er met deze optie gaten in de factuurnummering kunntn ontstaan.

Bestelregels
De productnamen, bestelbedragen, BTW, kortingen, verzend- en betaalkosten. Het is mogelijk om de SKU van het product in Shopify mee te geven in de bestelregel. In dat geval dient er in Reeleezee precies een product te zijn met dezelfde SKU.

3. Nodig: Reeleezee credentials

Om toegang te maken heeft de koppeling een gebruikersnaam en wachtwoord van Reeleezee nodig. Vul hier niet de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee je inlogt. Voor dit soort koppelingen kun je binnen Reeleezee een aparte gebruikersnaam aanmaken. Met deze gebruikersnaam kan je niet inloggen maar wel de koppeling leggen. Om de gebruikersnaam / wachtwoord aan te maken ga je naar Instellingen > Algemene instellingen > Web-services.

Klik op Nieuw in de rechterbovenhoek. Je ziet nu een scherm met twee tabbladen, nl Naam en Toegang. Vul een naam in voor de webservice koppeling en klik op Opslaan en daarna op Toegang. Pas nu kun je dit tabblad bezoeken.

Vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Bevestig het wachtwoord. Schrijf de nieuwe gebruikersnaam en het wachtwoord op. Dit moet je namelijk gebruiken voor de koppeling. Klik op Opslaan. Daarna moet je de Rechten voor de koppeling goed zetten. De koppeling moet kunnen lezen uit Reeleezee en facturen / boekingsbonnen en producten kunnen toevoegen. In onderstaand plaatje zie je hoe de rechten het best ingesteld kunnen worden.

4. Installatie koppeling

Met de gebruikersnaam en het wachtwoord voor Reeleezee kun je de koppeling tussen Shopify en Reeleezee leggen. De installatie van de koppeling loopt via de Appstore van Shopify. Je kunt de koppeling vinden in de categorie Accounting of zoeken op de woorden webwinkelfacturen of shopify. Als je de koppeling gevonden hebt, klik je op Get en de installatie procedure begint.

Nadat je op Get hebt geklikt wordt eerst toestemming gevraagd voor de koppeling met je webwinkel.

Als je toestemming hebt gegeven voor toegang naar de webwinkel word je automatisch doorgeleid naar een scherm waar je je gebruikersnaam en wachtwoord kunt invullen. Klik op Ga verder om naar het volgende scherm te gaan.

Je komt nu op het laatste installatiescherm. Je wijst hier de BTW tarieven uit je webwinkel toe aan de BTW codes en grootboekrekeningen in Reeleezee. Als je klikt op Installeer de koppeling dan is de koppeling actief.

5. Day-to-day: Vanuit Shopify

Iedere uur worden de nieuwe bestellingen uit je webwinkel opgehaald. Ook worden iedere dag de bestellingen bekeken die eerder zijn opgehaald en die nog niet zijn doorgestuurd naar je boekhoudsysteem.

Per bestelling wordt de status van de bestelling bekeken. Je hebt vooraf aangegeven wanneer je wilt dat bestellingen worden doorgezet naar je boekhoudsysteem. Voor bestellingen met de juiste status gebeurt dat. Nadat ze zijn doorgestuurd en er een succesmelding is ontvangen van het boekhoudsysteem wordt de bestelling als afgehandeld aangemerkt. Op die manier wordt er voor gezorgd dat bestellingen die succesvol zijn doorgezet niet nogmaals kunnen worden doorgezet.

Indien het boekhoudsysteem het toe laat wordt er een extra controle uitgevoerd op de transactie die is toegevoegd en de gerelateerde bestelling in de webwinkel. De totalen worden vergeleken en de klantgegevens. In geval van mismatches (it happens) van meer dan een paar cent informeren wij je hierover.

6. Day-to-day: Naar Reeleezee

Bij het gebruik van de koppeling naar Reeleezee is er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.

1. Facturen of boekingsbonnen Het standaardpakket dat Reeleezee heeft een gratis factuur-module waarmee je maximaal 3 facturen per maand mag aanmaken. Wil je meer facturen aanmaken dan dien je de betaalde factuur-module aan te schaffen. Maak je de facturen aan in je webwinkel dan kun je de bestellingen / facturen uit je webwinkel overzetten naar Reeleezee boekingsbonnen. Neem hiervoor contact op met webcare@webwinkelfacturen.nl.

2. Betalingskenmerk Het bestelnummer wordt meegegeven als betalingskenmerk. Je kunt het betalingskenmerk in de boekingsbon achterhalen door de boekingsbon te openen, op meer opties te klikken en vervolgens op betaling. Je ziet het betalingskenmerk dan staan.

3. Factuurnummers Je kunt het bestelnummer / factuurnummer ook door laten geven als factuurnummer in Reeleezee. Hou er in dat geval rekening mee dat binnen Reeleezee alleen cijfers zijn toegestaan als factuurnummer. Letters en andere symbolen worden door de koppeling verwijderd. Als de koppeling facturen aanmaakt in Reeleezee dan moeten de factuurnummers opvolgend zijn. Dat wil zeggen dat een factuurnummer hoger moet zijn dan het laatst aangemaakte factuurnummer. Factuurnummers mogen zowel bij facturen als boekingsbonnen niet hergebruikt worden.

4. Grootboekrekeningen Het is mogelijk om afhankelijk van het BTW percentage omzet en verzendkosten op verschillende grootboekrekeningen te boeken. Ook is het mogelijk om Omzet, Verzend- en Betaalkosten apart te boeken. Neem contact met ons op via webcare@webwinkelfacturen.nl als je hier gebruik van wilt maken.

7. Support

Wij vinden het belangrijk dat je als (web)winkelier op het moment dat je dat zelf wilt direct toegang hebt tot informatie over de koppeling. Daarom heeft iedere klant een persoonlijk dashboard.

Op het Dashboard >> Rapportage zie je welke bestellingen uit je webwinkel, per wanneer, zijn doorgezet naar je boekhouding. Bij Dashboard >> fouten zie je welke orders niet zijn doorgezet. Daar kunnen geldige redenen voor zijn. Een boekhoudpakket kan een bestelling weigeren omdat er geen btw op de verzendkosten staat, of omdat het BTW nummer van een zakelijke klant bij een ICP boeking ontbreekt. Er staan suggesties wat je moet doen om de foutsituatie op te lossen en ook is er een Verwerk knop om met voorrang een bestelling (opnieuw) door te schieten. Tot slot kun je bij het Dashboard >> Configuratie de instellingen van je koppeling (zoals de btw mapping op grootboekrekeningen of betaalmethoden – debiteuren aanpassen).

In de handleiding beschrijven we zo duidelijk mogelijk wat de koppeling wel doet. Soms zijn er ook zaken die de koppeling niet doet (zoals multi-currency). We verzamelen en tonen de meest voorkomende vragen zo handig mogelijk in een uitgebreide FAQ-sectie op de website. Misschien staat je vraag + antwoord hier al bij.

Tot slot kun je vragen en opmerkingen sturen naar webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor een snelle beantwoording graag zoveel mogelijk informatie sturen. Dus loop je vast bij de installatie geef dan aan waar je vastloopt. En als er een foutmelding is, die natuurlijk ook. Ontbreken er volgens jou bestellingen, graag nummer en datum doorgeven. Dan kunnen wij heel gericht gaan zoeken en je antwoorden wat er aan de hand is.

Wil je liever dat wij de installatie van de koppeling voor je doen? Dat kan. Stuur een email naar webcare@webwinkelfacturen.nl met het verzoek. Voor een installatie brengen we € 39,50 excl BTW in rekening. Voor installaties hebben we toegang tot de webwinkel nodig, het boekhoudsysteem en soms ook FTP toegang.

Let op: Webwinkels die gemaakt zijn met WooCommerce, OpenCart, PrestaShop en Magento kunnen erg veel maatwerk bevatten en zijn geinstalleerd op een eigen server. We besteden aan deze systemen een uur om de koppeling werkend te krijgen. Lukt dat niet dan krijg je van ons advies. Dat advies kan zijn 'technische hulp inschakelen' of 'er zijn problemen die wij voor je kunnen oplossen'. Ook als het niet lukt brengen we de € 39,50 excl BTW in rekening.

Wij voeren migraties uit voor bestellingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Je kunt deze migraties bij ons aanvragen, ook via webcare@webwinkelfacturen.nl. Voor migraties brengen we € 57,50 excl BTW per 1000 bestellingen in rekening.